• Сегодня 15 июня 2024
  • USD ЦБ 89.07 руб
  • EUR ЦБ 95.15 руб
VK Tax Compliance
Тридцать девятая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие»
Шестнадцатая конференция «Корпоративный контроллинг»
Космос
50 бизнес-моделей новой экономики. Уроки компаний-единорогов
https://t.me/cfo_russiaru

Отчет об Одиннадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»

22.05.2024

18 апреля 2024 года в Москве в одиннадцатый раз прошла Конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике». Мероприятие было организовано группой Prosperity Media при поддержке портала CFO Russia. Представляем вашему вниманию отчет о мероприятии.

Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или пишите на электронный адрес events@cfo-russia.ru.

Команда Prosperity Media и CFO Russia благодарит спикеров за сотрудничество и уникальные практики, а всех слушателей – за интерес к мероприятию, комментарии и вопросы.

Первая секция «Тенденции развития кадрового ЭДО в 2024 году» началась с доклада «Внедрение приложения “Госключ” в процессы кадрового ЭДО» Романа Клина, руководителя проекта «Госключ», Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Эксперт рассмотрел плюсы и минусы применения ПЭП, УНЭП и УКЭП для ЭКДО, представил преимущества приложения «Госключ» для бизнеса, а также поделился статистикой использования приложения.

Главные выводы:

  • Имеется два способа интеграции с «Госключом»: API или СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия)
  • Интеграция возможна в любую систему и бизнес-процесс при соблюдении действующего законодательства
  • Одна интеграция сразу поддерживает использование УКЭП и УНЭП
  • Все шаги по подключению и материалы по интеграции доступны публично и описаны на портале Госуслуг
  • Тестовый контур идентичен продуктивному и позволяет полностью подготовиться к обмену
  • Полная интеграция с «Госключом» занимает в среднем 1 месяц
Затем Павел Козлов, директор по персоналу и организационному развитию, НПО «Критические информационные системы» (Росатом), рассказал про мягкие мотивирующие и жёсткие ограничивающие методы перехода на ЭКДО. Спикер перечислил функции кадрового ЭДО и рассказал, каким должен быть доступ к нему – удобным и быстрым, с мобильных устройств, а облачные электронные подписи и учетные данные должны выдаваться в первый день работы. Это что касается мотивирующих методов, а ограничивающие могут быть такими: информация о календарях присутствия, графиках команды и т.д. больше нигде не будет доступна, и руководители не будут иметь право принимать от работников бумажные документы на подписание. Далее Павел акцентировал внимание на отпусках, командировках, справках и расчетных листках, а также поделился опытом использования инструментов геймификации. В завершение спикер подчеркнул, что при переходе на ЭКДО нужен баланс побуждения и принуждения, и не следует идти в кадровый ЭДО без мощной ИТ-службы, которая быстро сделает подключения и подписи. 

Секция завершилась ПАНЕЛЬНОЙ ДИСКУССИЕЙ: Как мотивировать сотрудников использовать кадровый ЭДО. Среди спикеров: Ирина Румянцева, руководитель управления по трудовым отношениям, Ростелеком (модератор); Алла Бедненко, директор по персоналу и организационному развитию, ЭКОНИКА; Валентин Островский, руководитель инновационных проектов, РОЛЬФ; Лариса Кульбачная, начальник отдела подбора, адаптации и мотивации сотрудников, Фармасинтез; Анастасия Клинникова, руководитель отдела кадрового администрирования ОЦО, Газпром-Медиа Холдинг; Наталья Ветохина, руководитель проектов организационного развития отдела реализации организационных изменений и трансформации, Региональные электрические сети. Они раскрыли следующие темы:

  • Инструменты информирования сотрудников о преимуществах использования ЭКДО
  • Как создать удобную в использовании систему ЭКДО
  • Как мотивировать руководителей переходить на ЭКДО
  • Как обучать сотрудников и работать с сопротивлением
  • Как работать с сотрудниками, у которых нет ПК

Вторая секция «Ключевые вопросы при внедрении кадрового ЭДО» началась с формата Master2Master: Как осуществить подготовку и переход на кадровый ЭДО. Ольга Овчинская, руководитель отдела кадров, ВкусВилл, и Анна Санкевич, руководитель проектов, Сервисный Центр ФЕСКО, рассмотрели следующие вопросы:

  • Реализация кадрового ЭДО через государственный портал «Работа в России» или через коммерческую ИТ-систему
  • Как предусмотреть и минимизировать риски при внедрении кадрового ЭДО
  • Как разработать стратегию и запустить переход на кадровый ЭДО
  • Как определить первоначальный список документов для перевода в электронный вид
  • Как построить систему обучения сотрудников при переходе на кадровый ЭДО

Ольга подробно рассказала, как определить потребность компании во внедрении кадрового ЭДО: следует понять, кто ваши работники и какие потребности у руководителей, проанализировать загрузку специалистов по КДП и нарисовать процессы, а также многое другое. Далее спикер поделилась опытом ВкусВилла во внедрении ЭКДО и рекомендациями, как снизить риски: «Взять проверенную ИТ-систему под ключ, с шаблонами документов и вариантами их путей с хранением. Или же разработать собственную систему на основании внутренней экспертизы КДП и с учетом требований законодательства». 

Анна поделилась рисками, которые изначально не учли в компании при переходе на ЭКДО. Например, если сотрудник дал согласие на переход, это не равняется тому, что он принял приглашение и/или выпустил НЭП. Далее эксперт поэтапно представила переход на ЭКДО в своей компании с разбором подходов, примененных на каждом этапе. Также отдельно спикер рассказала про обучение для сотрудников при переходе на кадровый ЭДО. Оно включало, например, обучение по использованию функционала в системе, вебинары с демонстрацией движения документа по процессу и итогового подписания сотрудником, локальные инструкции по работе с ЭКДО и многое другое. 

Как организовать сбор согласий с переходом на кадровый ЭДО? На этот вопрос ответила Дарья Музанкова, менеджер HR-проектов, ЛЕНТА. Она отметила результаты подключения к ЭКДО в своей компании, описала волны подключения, этапы подготовки и сбор согласий о переходе на кадровый ЭДО. Сбор согласий включал в себя 4 этапа:

  1. «Прогрев» за неделю до старта сбора с лендингом в соцсетях, инфо-письмах, чатах команд.
  2. Также за неделю до старта сбора – ввод в проект амбассадоров КЭДО.
  3. Стимулирование сотрудников – 2 месяца во время старта подписания документов (например, розыгрыш подарков за подключение к КЭДО).
  4. Два месяца на каждую волну подключения, т.е. по группам подразделений, объединенных одной географической локацией. 

Завершил секцию Илья Ермашенков, директор департамента по работе с персоналом, CARCADE Лизинг. Он рассмотрел практические аспекты, о которых не говорят провайдеры ЭКДО. Спикер акцентировал внимание на отзыве персональных данных, рассказал про информационную безопасность, а также рассмотрел периоды смены электронных подписей. «Нужно обращать внимание, чтобы в системе у провайдера была техническая возможность для скрытия кадровых документов с персональными данными работника после написания им заявления об отзыве этих данных», – подчеркнул спикер. А насчет кибербезопасности порекомендовал: «Тестируйте систему на уязвимости, прописывайте ответственность в договоре». И отметил, что в их компании при каждом обновлении системы специалисты по ИБ проводят сканирования, используя инструменты для обнаружения уязвимостей. 

В рамках третьей секции «Особенности использования МЧД в кадровом ЭДО» Виктория Шуваева, руководитель проектного отдела дирекции по персоналу, ОК РУСАЛ, поделилась опытом внедрения и применения МЧД в ЭКДО. В первую очередь Виктория показала, как шло внедрение ЭКДО и МЧД в компании на протяжении 2021-2024 гг. Затем она разобрала ключевые вопросы, касающиеся МЧД:

  • Необходима ли МЧД для внутреннего использования?
  • Какие действия необходимо выполнить, чтобы выпустить и начать использовать МЧД?
  • Какие полномочия должны быть включены в доверенность?
  • Кто должен отвечать за выпуск МЧД, кто участвует в процессе?

Четвертая секция «Цифровизация кадровых процессов с помощью ЭДО» началась с выступления Галины Петряковой, заместителя директора по работе с персоналом по развитию Центра обслуживания, Гринатом. Спикер описала, что включает в себя система ЭКДО в ее компании, и рассказала про цифровое HR-пространство, которое охватывает до 250 000 сотрудников. Затем Галина отметила трудности, с которыми столкнулись при внедрении ЭКДО, и описала пути их решения. Также спикер поделилась судебной практикой и рассказала, над чем компания работает сейчас:

  • Развитие цифровых сервисов
  • Реализация ЭКДО для работников зарубежных филиалов и представительств
  • Переход на импортонезависимое ПО
  • Подписание ЭЦП 100% документов
  • Исключение дублирования документов на бумаге
  • Внедрение единой отраслевой системы централизованного электронного архива (ЕОС ЦЭА)

Как автоматизация HR-процессов помогает вовлечению сотрудников в жизнь компании? На этот вопрос ответила Татьяна Конева, директор по персоналу, HOFF. Эксперт рассказала о повышении эффективности системы адаптации сотрудников с помощью корпоративного портала и поделилась, как происходит информирование и вовлечение сотрудников через этот сервис. Также Татьяна отметила подходы к максимизации пользы от внедрения корпоративного портала и поделилась опытом повышения уровня сервиса для сотрудников с помощью автоматизации HR-процессов. В компании были автоматизированы онбординг, адаптация и оценка по итогам испытательного срока. 

Завершила конференцию Лариса Редькина, руководитель проектов цифровой трансформации, ЕВРАЗ. Она рассказала про ЭКДО для производственного персонала, реализацию процессов «работа в выходной день» и «временные переводы». Прежде всего, спикер отметила отличие ЭКДО от ЭДО и представила перечень бизнес-процессов для перехода на ЭКДО на первом этапе. Затем она акцентировала внимание на электронных подписях и описала реализованную схему системы ЭКДО. Также Лариса поделилась трудностями, с которыми столкнулись в компании при внедрении кадрового ЭДО. Например, спикер отметила, что на фоне разработки совершенно нового ИТ-ландшафта для процессов КЭДО на основе корпоративных ИТ-систем были взяты достаточно сложные процессы КЭДО, где условия времени инициации, согласования, формирования документов, подписания их и ознакомления работников являются критичными факторами с точки зрения норм ТК РФ. 




Комментарии

Защита от автоматических сообщений