Отчет об Одиннадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»

Первая секция «Тенденции развития кадрового ЭДО в 2024 году» началась с доклада «Внедрение приложения “Госключ” в процессы кадрового ЭДО» Романа Клина, руководителя проекта «Госключ», Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Эксперт рассмотрел плюсы и минусы применения ПЭП, УНЭП и УКЭП для ЭКДО, представил преимущества приложения «Госключ» для бизнеса, а также поделился статистикой использования приложения.

Главные выводы:

Секция завершилась ПАНЕЛЬНОЙ ДИСКУССИЕЙ: Как мотивировать сотрудников использовать кадровый ЭДО. Среди спикеров: Ирина Румянцева, руководитель управления по трудовым отношениям, Ростелеком (модератор); Алла Бедненко, директор по персоналу и организационному развитию, ЭКОНИКА; Валентин Островский, руководитель инновационных проектов, РОЛЬФ; Лариса Кульбачная, начальник отдела подбора, адаптации и мотивации сотрудников, Фармасинтез; Анастасия Клинникова, руководитель отдела кадрового администрирования ОЦО, Газпром-Медиа Холдинг; Наталья Ветохина, руководитель проектов организационного развития отдела реализации организационных изменений и трансформации, Региональные электрические сети. Они раскрыли следующие темы:

Вторая секция «Ключевые вопросы при внедрении кадрового ЭДО» началась с формата Master2Master: Как осуществить подготовку и переход на кадровый ЭДО. Ольга Овчинская, руководитель отдела кадров, ВкусВилл, и Анна Санкевич, руководитель проектов, Сервисный Центр ФЕСКО, рассмотрели следующие вопросы:

Ольга подробно рассказала, как определить потребность компании во внедрении кадрового ЭДО: следует понять, кто ваши работники и какие потребности у руководителей, проанализировать загрузку специалистов по КДП и нарисовать процессы, а также многое другое. Далее спикер поделилась опытом ВкусВилла во внедрении ЭКДО и рекомендациями, как снизить риски: «Взять проверенную ИТ-систему под ключ, с шаблонами документов и вариантами их путей с хранением. Или же разработать собственную систему на основании внутренней экспертизы КДП и с учетом требований законодательства». 

Анна поделилась рисками, которые изначально не учли в компании при переходе на ЭКДО. Например, если сотрудник дал согласие на переход, это не равняется тому, что он принял приглашение и/или выпустил НЭП. Далее эксперт поэтапно представила переход на ЭКДО в своей компании с разбором подходов, примененных на каждом этапе. Также отдельно спикер рассказала про обучение для сотрудников при переходе на кадровый ЭДО. Оно включало, например, обучение по использованию функционала в системе, вебинары с демонстрацией движения документа по процессу и итогового подписания сотрудником, локальные инструкции по работе с ЭКДО и многое другое. 

Как организовать сбор согласий с переходом на кадровый ЭДО? На этот вопрос ответила Дарья Музанкова, менеджер HR-проектов, ЛЕНТА. Она отметила результаты подключения к ЭКДО в своей компании, описала волны подключения, этапы подготовки и сбор согласий о переходе на кадровый ЭДО. Сбор согласий включал в себя 4 этапа:

1. «Прогрев» за неделю до старта сбора с лендингом в соцсетях, инфо-письмах, чатах команд.
2. Также за неделю до старта сбора – ввод в проект амбассадоров КЭДО.
3. Стимулирование сотрудников – 2 месяца во время старта подписания документов (например, розыгрыш подарков за подключение к КЭДО).
4. Два месяца на каждую волну подключения, т.е. по группам подразделений, объединенных одной географической локацией. 

Завершил секцию Илья Ермашенков, директор департамента по работе с персоналом, CARCADE Лизинг. Он рассмотрел практические аспекты, о которых не говорят провайдеры ЭКДО. Спикер акцентировал внимание на отзыве персональных данных, рассказал про информационную безопасность, а также рассмотрел периоды смены электронных подписей. «Нужно обращать внимание, чтобы в системе у провайдера была техническая возможность для скрытия кадровых документов с персональными данными работника после написания им заявления об отзыве этих данных», – подчеркнул спикер. А насчет кибербезопасности порекомендовал: «Тестируйте систему на уязвимости, прописывайте ответственность в договоре». И отметил, что в их компании при каждом обновлении системы специалисты по ИБ проводят сканирования, используя инструменты для обнаружения уязвимостей. 

В рамках третьей секции «Особенности использования МЧД в кадровом ЭДО» Виктория Шуваева, руководитель проектного отдела дирекции по персоналу, ОК РУСАЛ, поделилась опытом внедрения и применения МЧД в ЭКДО. В первую очередь Виктория показала, как шло внедрение ЭКДО и МЧД в компании на протяжении 2021-2024 гг. Затем она разобрала ключевые вопросы, касающиеся МЧД:

Четвертая секция «Цифровизация кадровых процессов с помощью ЭДО» началась с выступления Галины Петряковой, заместителя директора по работе с персоналом по развитию Центра обслуживания, Гринатом. Спикер описала, что включает в себя система ЭКДО в ее компании, и рассказала про цифровое HR-пространство, которое охватывает до 250 000 сотрудников. Затем Галина отметила трудности, с которыми столкнулись при внедрении ЭКДО, и описала пути их решения. Также спикер поделилась судебной практикой и рассказала, над чем компания работает сейчас:

Как автоматизация HR-процессов помогает вовлечению сотрудников в жизнь компании? На этот вопрос ответила Татьяна Конева, директор по персоналу, HOFF. Эксперт рассказала о повышении эффективности системы адаптации сотрудников с помощью корпоративного портала и поделилась, как происходит информирование и вовлечение сотрудников через этот сервис. Также Татьяна отметила подходы к максимизации пользы от внедрения корпоративного портала и поделилась опытом повышения уровня сервиса для сотрудников с помощью автоматизации HR-процессов. В компании были автоматизированы онбординг, адаптация и оценка по итогам испытательного срока. 

Завершила конференцию Лариса Редькина, руководитель проектов цифровой трансформации, ЕВРАЗ. Она рассказала про ЭКДО для производственного персонала, реализацию процессов «работа в выходной день» и «временные переводы». Прежде всего, спикер отметила отличие ЭКДО от ЭДО и представила перечень бизнес-процессов для перехода на ЭКДО на первом этапе. Затем она акцентировала внимание на электронных подписях и описала реализованную схему системы ЭКДО. Также Лариса поделилась трудностями, с которыми столкнулись в компании при внедрении кадрового ЭДО. Например, спикер отметила, что на фоне разработки совершенно нового ИТ-ландшафта для процессов КЭДО на основе корпоративных ИТ-систем были взяты достаточно сложные процессы КЭДО, где условия времени инициации, согласования, формирования документов, подписания их и ознакомления работников являются критичными факторами с точки зрения норм ТК РФ.