Оксана Леонтьева: Как внедряли КЭДО в «Детском мире»: от первых инициатив до полноценной экосистемы

Расскажу, как мы шли к внедрению кадрового электронного документооборота (КЭДО), с какими вызовами столкнулись и каких результатов достигли. В частности, вы узнаете, какой отдел у нас был самым активным и подавал инициативы с первых месяцев работы КЭДО, как мы решили проблему скорости согласований в рамках служебных записок, которая сохранялась даже в электронном формате, как был улучшен процесс онбординга новых сотрудников и как мы работаем с сотрудниками, не имеющими смартфонов.

Наша компания работает в трёх странах – России, Беларуси и Казахстане. В России – 9 региональных офисов, 6 распределительных центров и более 1200 магазинов в трёх вертикалях: «Детский мир», «Зоозавр» и активно развивающаяся сеть «Дискаунтер» под брендом «Ещё». В России у нас трудится более 18 тысяч сотрудников, а юридически деятельность ведётся через два основных лица: «Детский мир» (розница) и «ДМ-Тех» (IT-составляющая).

КЭДО в группе компаний «Детский мир» (пока только в России) существует около трёх лет. Мы заходили в него комплексно, но поэтапно.

Сначала запустили пилот на базе «ДМ-Тех», переведя в цифровой формат все основные кадровые операции: приём, перевод, изменение зарплаты, заявления сотрудников, запрос справок, подписание локальных актов. Через год мы масштабировали систему на центральные и региональные офисы, а затем – на всю розницу и распределительные центры.

Уже с первых месяцев работы КЭДО к нам стали поступать инициативы от коллег. Первыми обратились специалисты по охране труда – как раз в период специальной оценки условий труда в «ДМ-Тех». Они предложили организовать ознакомление сотрудников с результатами оценки через нашу систему. Мы обратились к юристам, изучили нормативную базу и практики (которых в 2021 году было ещё немного) и пришли к выводу: то, что не запрещено, – разрешено. Если документ можно подписать в электронном виде, мы будем постепенно переводить его в цифру.

Одной из ключевых задач на этапе пилота была автоматизация служебных записок на изменение штатного расписания. На бумаге этот процесс занимал много времени и включал более 12 этапов согласований. При оцифровке каждый участник настаивал на важности своего этапа, поэтому мы перенесли в цифру всё «как было». Однако главная проблема – скорость – не решилась: этапы, которые зависали на бумаге, продолжили зависать и в электронном виде. Уведомления и push-сообщения не помогали.

Тогда мы пересмотрели регламент и отказались от части согласований, переведя их в информирование. Например, директорам функций больше не нужно согласовывать приём специалиста на несколько уровней ниже – они просто получают уведомление о событии в их департаменте. Также мы предоставили коллегам из отдела мотивации право самостоятельно принимать решения в рамках бюджета, а для выходящих за рамки – ввели дополнительное согласование с HR-директором или генеральным. Это значительно ускорило процесс.

Сегодня техническое время оформления перевода работника на другую должность – от подачи служебной записки до подписания дополнительного соглашения – занимает менее 20 минут. Фактически, конечно, процесс может длиться дольше из-за рабочего графика сотрудников, участвующих в данном процессе, но в целом мы значительно его сократили.

Мы работаем с вендором, не разрабатывая систему самостоятельно. Возможности платформы позволяют нам легко настраивать регламенты. Чем больше сотрудников подключалось к КЭДО, тем больше инициатив возникало. Мы оцифровали не только кадровые, но и все HR-процессы: оформление материальной помощи, компенсацию проезда для северных работников, ДМС, налоговые вычеты, заявления в банк, пособия по декрету.

Сначала инициативы поступали хаотично, иногда – от самих сотрудников. Например, на этапе пилота коллега захотела сменить банк и спросила, куда мы «спрятали» соответствующее заявление. Оказалось, мы его ещё не сделали, но быстро создали этот регламент.

Теперь мы ведём реестр инициатив, расставляем приоритеты и реализуем их сами или с помощью вендора.

Когда мы оцифровали процессы HR-отдела, к нам стали обращаться смежные подразделения. Мы приняли решение переводить в цифру любой документ, который можно подписать в электронном виде, и который уже существует в компании. Так в личном кабинете появились акты выдачи техники, приказы на инвентаризацию, получение подотчетных средств, обходные листы и другие процессы.

Мы регулярно проводим опросы удовлетворённости личным кабинетом. Подавляющее большинство сотрудников подтверждают, что КЭДО значительно сократил время на решение вопросов и упростил взаимодействие с работодателем.

За три года мы сэкономили немало бумаги и денег, но главная экономия – время сотрудников и HR-специалистов.

Преодоление вызовов и извлеченные уроки

Сопротивление сотрудников при переходе на КЭДО оказалось минимальным. Нам удалось достичь 100% перехода благодаря личному примеру руководителей и их активной вовлеченности в процесс. Особенно важно было показать преимущества системы директорам магазинов, которые до этого выполняли функции делопроизводителей – сканировали, отправляли документы и тратили значительное время на административную работу. Они первыми увидели преимущества системы и стали активными сторонниками её внедрения.

Для сотрудников, не имеющих смартфонов, мы предусмотрели возможность входа в свой личный кабинет для подачи заявлений и документов через компьютеры, имеющиеся в наших магазинах и распределительных центрах. Выбор решения с УНЭП от нашего вендора, а не Госключа, также упростил процесс адаптации.

Экономический эффект проявился не в сокращении штата, а в возможности обслуживать растущее количество магазинов и сотрудников без увеличения численности HR-специалистов. За три года мы сохранили 35 штатных единиц, при этом значительно расширив розничную сеть.

Процесс онбординга новых сотрудников был полностью переработан. Теперь в день приема на работу мы одновременно регистрируем сотрудника в системе, выпускаем электронную подпись и подписываем трудовой договор. В случае технических сбоев кадровый специалист может вручную выпустить подпись одним кликом.

Важным достижением стало распространение системы за пределы HR-процессов. Мы предоставили расширенный доступ к личному кабинету специалистам из охраны труда, финансовых и других подразделений, что позволило оцифровать смежные процессы – от актов выдачи техники до приказов по инвентаризации, как я уже отмечала.

Что касается интеграции с государственными системами, мы внимательно изучаем опыт коллег, таких как X5 Group, с заполнением анкет через Госуслуги. Если появится возможность компьютерной интеграции (не только через смартфоны), мы рассмотрим подключение к этому проекту.

Главный вывод за три года работы с КЭДО: это не разовый проект, а непрерывный процесс улучшений. Благодаря постоянным улучшениям мы создали удобную цифровую среду для взаимодействия всех сотрудников компании.