Отчет о Двадцать втором форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 2)

Первая секция второго дня форума «Ключевые вопросы внедрения КЭДО» началась с доклада Татьяны Споровец, менеджера по методологии и кадровой экспертизе, «Лента», «КЭДО как драйвер эффективности: бизнес-выгоды от централизации HR-функций». Спикер акцентировала внимание на том, что разрозненность HR-процессов – барьер для масштабирования и контроля. Далее Татьяна рассказала про централизацию HR-функций и оптимизацию ресурсов через КЭДО. Среди продуктовых метрик кадрового электронного документооборота она отметила следующие:

• >40 000 сотрудников в КЭДО
• >90% видов документов переведено в электронный вид
• >96% исполнительская дисциплина
• 78% NPS КЭДО
• 82% MAU (ежемесячные активные уникальные пользователи)
• 16% DAU (ежедневные активные уникальные пользователи)

«Централизация HR-функций с помощью КЭДО выводит управление персоналом на новый уровень, позволяя сфокусировать усилия на развитии и сохранении талантов, а не на рутине», – заключила Татьяна.

Основные этапы подготовки и внедрения личного кабинета сотрудника рассмотрела Анна Кочеткова, начальник управления по работе с персоналом, «Универсальный Экспедитор», Группа ППК. Спикер объяснила, как расставить правильные приоритеты в потребностях бизнеса, и рассказала, как особенности бизнеса и структура компании диктуют выбор подрядчика и решения. Затем Анна описала этапы разработки, анализа, тестирования и внедрения в промышленную эксплуатацию личного кабинета сотрудника. Анна отметила, что нельзя автоматизировать хаос, поэтому важно готовиться к внедрению:

Также спикер поделилась сложностями, с которыми столкнулись при внедрении: отработка правильных маршрутов согласования документов, информирование сотрудников о внедрении КЭДО, отработка возражений об электронной подписи, отказ сотрудников от работы в системе. В завершение выступления Анна дала несколько советов:

Завершилась секция выступлением Александра Царенкова, руководителя направления кадрового электронного документооборота, «Европлан», на тему «КЭДО: основные вызовы пост-внедрения». Спикер дал рекомендации, как выбрать по-настоящему «дешево» и преодолеть сложности при внедрении КЭДО, а именно: адаптировать бизнес-процессы, развить культуру подписания и изменить мышление сотрудников. Для последнего в компании придерживались следующих решений:

• КЭДО – это легко и просто
• Амбассадоры
• Информацию в массы
• Нам важно, что ты думаешь
• Наши планы и успехи

В рамках второй секции прошел КРУГЛЫЙ СТОЛ: Как обучить сотрудников и снизить сопротивление при внедрении ЭДО. Среди спикеров: Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО, УК «РОСВОДОКАНАЛ» (модератор); Елена Кудинова, начальник документационного обеспечения ОЦО, «Алкогольная Сибирская Группа»; Александр Царенков, руководитель направления кадрового электронного документооборота, «Европлан»; Павел Козлов, директор по персоналу и организационному развитию, НПО «Критические информационные системы» (Росатом); Анна Кочеткова, начальник управления по работе с персоналом, «Универсальный Экспедитор», Группа ППК. Они обсудили следующие вопросы:

Третья секция «Как организовать эффективный обмен электронными документами с контрагентами» началась с доклада Виталия Слободина, руководителя направления развития ЭДО, УК «РОСВОДОКАНАЛ», «ЮЗДО в “РОСВОДОКАНАЛ” – интеграция внутреннего и внешнего ЭДО в единую бизнес-платформу». Эксперт перечислил предпосылки перехода на ЭДО и рассказал про процессы, переведенные на ЮЗДО. Затем Виталий описал сопутствующие трудности:

Также спикер поделился опытом трех лет перехода на ЮЗДО, рассказал про ожидания и результаты проекта.

Про оптимизацию договорной работы в компании (как за год перейти на полный ЭДО с контрагентами по договорам) рассказал Дмитрий Гаврилюк, начальник отдела договорной работы правового управления, МОЭК. Спикер рассмотрел особенности перевода расходных и доходных договоров в ЭДО и рассказал про хронометраж и оптимизацию трудоемкости договорной работы при ЭДО. Также Дмитрий поделился результатами проекта за 2024 год и начало 2025 года и описал эффекты в цифрах:

Как оптимизировать бизнес-процессы компании по исполнению расходных договоров с помощью ЭДО? На этот вопрос ответила Юлия Гранова, директор проектов департамента управления услугами, Филиал ОЦО, «Ростелеком». Эксперт дала рекомендации, как развить культуру ЭДО для увеличения цифровых данных на входе, и рассказала, какие автоматические проверки документов ЭДО необходимы для выстраивания цифровых процессов. Кроме того, Юлия поделилась опытом построения автоматических сквозных процессов от приема электронных документов от контрагентов до отражения расходов.

Четвертая секция форума «Инновации в электронном документообороте» началась с доклада Романа Трофимова, руководителя направления развития логистики, ПЭК, «Как осуществить переход на электронные транспортные накладные». Спикер акцентировал внимание на проблемах при оформлении бумажных документов в грузоперевозках: неэффективное использование рабочего времени сотрудника и повышение сроков оплаты перевозчикам до 5-30 дней. Далее Роман описал основные этапы перехода на ЭТРН и электронную заказ-заявку. Также спикер отметил, что в планах – полный переход на электронные заказы-заявки с «Авто-ПЭК» к 3 кварталу 2025 года.

Лариса Редькина, руководитель проектов цифровой трансформации, «ЕВРАЗ», рассказала, как с помощью искусственного интеллекта автоматизировать распознавание и классификацию документов. Эксперт перечислила, где может применяться ИИ в компании: генерация текстов, инструкций, генерация тестовых заданий с помощью языковой модели, ОРД/ЛНА: ИИ для распознавания документов и осознанное ознакомление с ними, разработка нейроконсультанта в виде ИИ чат-бота, ГИИ-помощник нового сотрудника, ГИИ-ответы на обращения, написание ТЗ с помощью ИИ и др. Затем Лариса на примерах объяснила, как работает OCR, и рассказала о предпосылках внедрения ИИ при распознавании документов. Также она поделилась, как в «ЕВРАЗе» используют искусственный интеллект:

В завершение форума выступил Александр Бессарабенко, руководитель отдела управления системами ЭДО, Systeme Electric. Он ответил на вопрос «Как адаптировать систему ЭДО к работе с Big Data?». Эксперт описал стадии развития ИИ в СЭД: распознавание голоса, автоматическая классификация документов, поиск и анализ данных, предоставление рекомендаций, ИИ-агенты. Далее Александр представил уже реализованные в компании решения и поделился достигнутыми результатами благодаря использованию искусственного интеллекта. Также спикер перечислил вызовы при работе с ИИ: безопасность данных, реальная польза бизнесу, дорогое железо, качество модели ИИ, выученная беспомощность, компетенции персонала. В ходе выступления Александр провел опрос среди участников форума.