Отчет о Шестнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»

Первая секция «Правовые аспекты и управление кадровыми процессами» началась со ЗНАКОМСТВА С АУДИТОРИЕЙ. С помощью интерактивного опроса участники узнали, какие компании и отрасли представлены на конференции, какие должности занимают делегаты, а также какие кадровые процессы уже переведены в электронный вид и какова доля цифровых кадровых документов в компаниях.

Затем выступила Анна Никитова, руководитель управления кадрового администрирования, Polair Group. Она рассмотрела актуальную судебную практику по использованию КЭДО и обозначила основные риски для работодателя: слабую доказательную базу, нарушение процедуры внедрения и неверное толкование форм электронного обмена.

На судебных кейсах Анна разобрала оспаривание увольнения, применение дисциплинарного взыскания, подтверждение законности увольнения электронными документами и обмен скан-копиями без официального внедрения КЭДО.

Эксперт подчеркнула, что электронный формат сам по себе не обеспечивает юридическую значимость документов. Для безопасной работы работодателю необходимо получить письменное согласие работников, оформить соглашение о признании УНЭП, использовать требуемые виды электронной подписи, проводить и документировать обучение, а также не применять электронную почту для юридически значимого кадрового обмена без введенного КЭДО.

Маргарита Илларионова, начальник отдела кадров, Кондитерская фабрика «Победа», выступила с докладом о КЭДО полного цикла в условиях сложной организационной структуры. Она рассказала, как компания выстроила маршруты для приема, переводов, отпусков и увольнений, а также настроила автоматическую передачу данных между КЭДО и 1С:ЗУП. Для дисциплинарных взысканий компания сначала формализовала процедуру, затем закрепила юридически значимую электронную подпись, метаданные и контроль сроков.

Маргарита также рассмотрела автоматизацию табелей и отпусков. Линейные руководители подписывают документы через КПК или смартфон, а уведомления формируются по установленному графику. В результате каждому руководителю удалось вернуть 10-15 часов в месяц, исключить пропуски сроков уведомления об отпусках и обеспечить прозрачность кадровых процессов по всей сети.

Об использовании КЭДО как проекта повышения производительности труда рассказала Татьяна Горловская, заместитель генерального директора по управлению персоналом, ГК «Нацпроектстрой». Она представила параметры проекта, рассчитанного на 2024-2027 годы, и его функциональный охват, включая прием, переводы, отпуска, командировки, заявления работников и ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА). Проект предусматривает поэтапное тиражирование КЭДО и охватывает более 100 тыс. сотрудников.

Татьяна также привела результаты по отдельным кадровым процессам. При массовом ознакомлении с ЛНА время сократилось на 53%, общие трудозатраты кадровиков на 29%, индивидуальные трудозатраты на каждого работника на 80%. Для офисной организации численностью 500 человек годовая экономия составила 3 770 человеко-часов. Среди итоговых эффектов также отмечены снижение числа ошибок, повышение доступности документов и сокращение расходов на логистику, хранение и бумагу.

В рамках второй секции «Законодательные изменения, тенденции развития и комплексная оптимизация КЭДО в компании» прошел КРУГЛЫЙ СТОЛ: «Стратегия развития КЭДО: от ЭДО к инструменту управления трудовыми и финансовыми ресурсами». Среди спикеров: Анастасия Хохлова, руководитель отдела кадрового администрирования, «ГПМ Партнер», модератор; Оксана Леонтьева, руководитель направления по автоматизации бизнес-процессов в кадровом администрировании, «Детский мир»; Наталья Елисеева, руководитель отдела кадрового учета, «Современные системы реновации»; Наталья Минина, директор по организационной эффективности, ГК «Самолет»; Екатерина Жарикова, руководитель направления по интеграции бизнес-процессов HR, «Черкизово-ИнфоТех».

Эксперты обсудили следующие вопросы:

Далее Роман Клин, руководитель проекта «Госключ», Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, рассказал об использовании и дальнейшем развитии «Госключа» в кадровом электронном документообороте. Он сравнил разные виды электронной подписи и отметил, что усиленная неквалифицированная электронная подпись «Госключа» сочетает удобство и безопасность и не требует операционных затрат и заключения соглашений об электронном документообороте.

Роман также представил варианты подписания кадровых документов через приложения «Госключ», «Госуслуги» и версию для персональных компьютеров.

Среди направлений развития сервиса он назвал дистанционную идентификацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, проверку ранее выданных сертификатов и юридически значимое архивное хранение документов.

Наталия Меньщикова, руководитель отдела расчета заработной платы и кадрового администрирования, «МЕТРО», выступила с докладом о цифровой трансформации процесса оформления отпусков. Она рассказала, как компания объединила SAP HR и КЭДО и настроила разные сценарии планирования для административного и линейного персонала. SAP HR отвечает за лимиты, остатки и корректность данных, а КЭДО обеспечивает согласование, подписание и уведомления.

Наталия также разобрала изменение графика отпусков, включая пересогласование, перерасчет выплат и контроль сроков. Для руководителей и HR разработан оперативный отчет, который отражает планирование, статусы согласования, остатки, отклонения и выполнение контрольных сроков. Такой подход сделал процесс гибким и управляемым.

О том, как как выстроить бесшовный процесс работы с электронными больничными листами, рассказала Елена Махина, руководитель центра обслуживания по управлению персоналом, «Гринатом». Она представила модель автоматического обмена данными между Социальным фондом России и работодателем через систему электронного документооборота. Информация об электронном листке нетрудоспособности автоматически передается в кадровый и бухгалтерский учет, а сотруднику не требуется направлять документ работодателю.

Елена также рассказала о работе 4 роботов, которые обеспечивают интеграцию с СФР, внесение данных в систему, регистрацию и закрытие запросов, а также информирование руководителей об отсутствии работников. В компании автоматизировано 81% электронных листков нетрудоспособности, а контрольные процедуры по ЭЛН выполняются с помощью макросов. В результате это сократило трудозатраты на обработку, сроки внесения данных и выплаты пособий сотрудникам.

Светлана Шульженко, руководитель направления по развитию кадровых процессов и систем, Ikon Tyres, рассказала о поэтапном подключении сотрудников к КЭДО. После первой попытки компания изменила подход и в 2025 году сформировала проектную команду с выделенным руководителем. Подключение начиналось с пилота в HR и подразделении исследований и разработок, затем охватило офисные функции и производственно-технический отдел.

Светлана перечислила инструменты, которые обеспечили 100% подключение: коммуникационную кампанию, обучение, гиперопеку, анализ последующих подключений и обратную связь сотрудников. За 9 месяцев через КЭДО подписали более 8600 документов, 96% сотрудников отметили удобство процессов. Следующим этапом стало рассмотрение вариантов масштабирования решения в Казахстане и Узбекистане.

В рамках третьей секции «Инновации в кадровом ЭДО» выступила Виктория Цой, директор по персоналу, «АЛИДИ». Она рассказала об автоматической проверке кадровых документов с помощью ИИ до подписания. Система последовательно загружает документ, распознает и извлекает данные, проверяет их по правилам, проводит семантический анализ и формирует отчет.

Виктория перечислила ошибки, которые выявляет ИИ: расхождения в суммах и датах, отсутствие обязательных реквизитов, конфликты графиков, превышение лимитов и несоответствие должностей. ИИ также фиксирует отдельные юридические риски, однако документы, связанные с увольнением, взысканиями, нестандартными ситуациями и юридической интерпретацией, требуют проверки человеком. После внедрения количество ошибок сократилось с 5-7 до 1-2 на 100 документов.

После выступлений спикеров состоялся продуктивный деловой нетворкинг в приятной атмосфере за фуршетом.