Дмитрий Гаврилюк, МОЭК: «Мы достигли 92% перехода на ЭДО по новым договорам»

Представляем четвертого члена жюри Конкурса и премии «Лучший ЭДО России и СНГ 2026». Дмитрий Гаврилюк – начальник отдела договорной работы правового управления, МОЭК. Дмитрий поделился успехами его компании в переходе на ЭДО, подробно рассказал про ключевые этапы проекта, а также описал текущие тренды и сопутствующие препятствия в развитии электронного документооборота.

Расскажите вкратце о ключевых трансформациях в области ЭДО, которые произошли в вашей компании за прошедшие полгода. Какие значимые достижения можете отметить?

Основные изменения мы начали готовить ещё в начале 2024 года, а пик пришёлся как раз на последние полгода.

У нас в компании есть два больших пласта договорной работы. Первый – сбытовая деятельность: платежки за тепло, отопление, горячее водоснабжение, которые выставляются через единый платежный документ. Там мы перешли на ЭДО достаточно давно, сейчас уже подбираемся к 80%.

Второй пласт – общехозяйственные договоры: поставка, подряд, строительство, обслуживание тепловых сетей, центральных тепловых пунктов, ремонт, поставка оборудования и т.д. Таких договоров у нас заключается очень много: в год примерно семь тысяч расходных и десять тысяч доходных. Плюс дополнительные соглашения примерно в десять тысяч. Компания большая – четырнадцать тысяч человек, а также база постоянных контрагентов порядка нескольких тысяч. Объём колоссальный. И по данному направлению на начало 2024 года доля электронных документов составляла всего 5-7%.

Мы сфокусировались на этом вопросе и при поддержке руководства компании запустили проект. Без формальных приказов и рабочих групп, совещаний, план-графиков и прочей бюрократии – у нас была небольшая инициативная группа, генеральный директор, руководство корпоративно-правового блока и много энтузиазма. Идея была амбициозной: перевести на ЭДО вообще всё заключение общехозяйственных договоров.

В какие этапы проходило внедрение?

Первый этап – расходные договоры, закупки.

Мы работаем по 223-ФЗ, поэтому все расходные договоры начинаются с закупочных процедур: лоты, конкурсы, потом заключение договора. Мы решили закладывать переход на ЭДО уже на этапе извещения. Участник закупки заходит, подаёт заявку и видит в извещении проект договора, а рядом предложение: если вы согласны на ЭДО, укажите это в заявке. В итоге 90% закупок сразу пошли по электронному пути. Также мы внедрили в закупочную документацию специальное приложение – соглашение об ЭДО, где чётко перечислили, какие документы переводятся в электронный вид.

Второй этап – доходные договоры и счета-фактуры.

Здесь возникла серьёзная техническая сложность. По закону счета-фактуры должны выгружаться не в PDF, а строго в XML-формате, чтобы налоговая могла их считывать. У нас система SAP, и она изначально не была к этому готова. Пришлось срочно дорабатывать её под XML-выгрузку. Еще много вопросов возникало на внешних торговых площадках Москвы (Портал поставщиков, ЕАИСТ и т.п.), где пришлось оперативно внедрять кодовые МЧД, а также переходить на формируемые данные площадками УПД.

Третий этап – контроль и целевые показатели.

Мы поняли по ходу реализации проекта, что темпы роста не такие высокие, как хотелось бы, так как на многих этапах требовалось пристальное внимание к деталям и креативный подход к преодолению препятствий. В протоколе мы зафиксировали для компании жёсткие ориентиры: к 1 июля 2024 года выйти на 50%, а к 1 января 2025 года – на 90% и сохранить данный темп до 1 января 2026 года. Для онлайн-мониторинга внедрили в карточку договора три отдельные признака: вид заключения, вид изменения, вид исполнения и стали в реальном времени отслеживать процент перехода глобально по всему обществу.

Четвёртый этап – дополнительно развернули кампанию по заключению единых соглашений, чтобы охватить комплексно всех наших контрагентов волной перехода на ЭДО.

Мы предложили контрагентам подписывать одно бессрочное соглашение об ЭДО на все отношения. Например, я с вами имею два договора, а в будущем планирую заключить ещё 22. Мы подписываем одно общее соглашение, и оно действует на все уже заключённые и все будущие договоры. В итоге, провели масштабную кампанию и заключили 1115 таких соглашений с контрагентами, закрыв по ним все вопросы организации совместного документооборота.

Пятый этап – работа с отказами от ЭДО.

В середине 2025 года я как начальник отдела договорной работы дал команду своим коллегам проверять каждый письменный отказ от перехода на ЭДО. Когда мы начали разбираться, выяснилось, что часто отказ писался по просьбе нашего же внутреннего куратора на местах, которому просто не хотелось менять привычную бумажную схему. Как только мы стали проверять каждый отказ и, скажем так, давать обратную связь, оставшиеся проценты по переходу на ЭДО поползли вверх очень быстро.

Итог на текущий момент: мы достигли 90% перехода по новым договорам, сейчас уже 92%. Это выше, чем у многих других компаний (70-80%). Наш проект даже получил награду в номинации «Проект года» на международном форуме по ЭДО.

Также отмечу, что в каждом нашем соглашении об ЭДО прописано не только про первичные документы, но и про УПД. Мы разработали форму приложения к Соглашению об ЭДО – Соглашение о применении структурированных форматов первичных документов по договору. Это позволило заложить фундамент для начала следующего проекта – реализуемого финансово-экономическим блоком общества при поддержке генерального директора. Компания начала переходить на электронные УПД и обогащать их дополнительными атрибутами: данные МЧД, СПП-элемент, атрибуты ТТН, код ОКПД2, дата и номер договора. Это делается для того, чтобы в будущем внедрить RPA-проверку первичных документов без участия бухгалтера. Параллельно автоматизируем предметы договоров и условия об оплате: они должны быть стандартными, собираться через специальный конструктор – мы с коллегами из центральной бухгалтерии его называем «помогатор» – и выбираться из справочника. Тогда бухгалтеру просто не потребуется проверять вручную, потому что всё необходимые строки копируются и не меняются. Робот сможет проверять типовые документы, а при отклонении – можно переключать на ручной режим.

Какими результатами можете поделиться на сегодняшний день?

Раньше на подписание бумажного договора уходило 2-3 дня: распечатать, сшить, парафировать страницы, пронумеровать, поставить печать, отвезти контрагенту, проверить, отсканировать, сдать в архив. А при этом могло оказаться, что руководитель находится в командировке.

Сейчас в ЭДО всё иначе: у нас есть согласованный проект, в системе есть кнопка, которая выгружает его на электронную площадку, прикрепляет лист согласования и отправляет подписанту ссылку. Подписант заходит, переходит на электронную влощадку и подписывает договор. Наша система автоматически опрашивает площадку четыре раза в час – подписан ли договор. Затем забирает контейнер с подписанными документами, прикрепляет в карточку и уведомляет меня или других ответственных сотрудников о том, что договор подписан. По расходным договорам весь процесс полностью автоматизирован, по доходным – пока выгружаем в СБИС вручную, но это минута времени. А в скором времени ожидаем завершения внедрения шлюза обмена со СБИС. Итого подписание занимает не 2-3 дня, а максимум 2 часа. Заключение договора ускорилось в 11 раз, дополнительных соглашений – в 12 раз, исполнений по первичке – в 7 раз. Сотрудник, ведущий 150 договоров, освобождается от рутины. Подразделения получают электронную первичку, которую не нужно сканировать, распознавать, верифицировать и бороться с пятнами или нечитаемыми печатями.

Кроме того, мы сделали специальную доработку в СБИС: в МЧД не предусмотрена должность подписанта, а это обязательный реквизит в первичке. Теперь при подписании система автоматически добавляет должность из справочника. Без этого имеет место нарушение законодательства о бухгалтерском учете.

Какие проекты в ЭДО вы реализуете на данный момент?

В этом году готовимся к внедрению ЭТрН. Проверили в СБИС работу машиночитаемых доверенностей – все работает стабильно.

Также мы выступили с инициативой, чтобы компании Группы «Газпром энергохолдинг» (Мосэнерго, ОГК-2, ОГК-1, и т.д.) – перешли на ЭДО к 31 декабря этого года, используя наш опыт, и это реализуется в настоящее время.

Какие новые тренды и сопутствующие сложности в сфере ЭДО активно формируются и развиваются?

Здесь я вижу несколько направлений.

Первое – электронные транспортные накладные (ЭТрН). Время покажет, на сколько успешным будет проект, но вариант очень перспективный. Хотя я встречал скепсис у коллег из регионов: проблемы с интернетом на местах, невозможность подписания в пути. Но сама идея правильная, потому что логистика – это огромный массив бумаги, который давно пора оцифровывать.

Второе – создание активного реестра МЧД. Сейчас ситуация следующая: директор филиала по Гражданскому кодексу может выдать МЧД без нотариального передоверия, просто на бланке организации. Но в системе МЧД всё равно требуют нотариуса, потому что нет публичного и актуального перечня директоров филиалов в ЕГРЮЛ. Если бы ФНС озаботилась этим вопросом и внедрила такой активный реестр, это сняло бы массу проблем. Задача креативная, но вполне выполнимая.

Третье – роботизированная проверка текстовых МЧД на базе ИИ. Сейчас юристы и специалисты пишут полномочия обычным текстом: «имеет право подписывать договоры на сумму до...», «вправе вести переговоры по...» и так далее. Проверить такой текст автоматически невозможно – приходится прибегать к помощи юриста, чтобы он читал и вникал, есть ли полномочия на конкретную сделку. Если бы существовал искусственный интеллект, который считывал бы эти текстовые формулировки и переводил их в машиночитаемые коды, это сильно упростило бы жизнь. Или хотя бы автоматизированная сборка полномочий на основе текста – с выделением ограничений по сумме, типам сделок, контрагентам. Это был бы настоящий прорыв.

Четвёртое – претензионно-исковая работа и суды. Сейчас электронный документ в суд подать крайне сложно. Даже если у вас есть полноценный электронный документ, всё равно приходится дублировать его на бумаге, особенно в судах общей юрисдикции. Арбитражные суды в этом плане чуть продвинулись, но общей картины это не меняет. Хотелось бы, чтобы судебная система активнее переходила на электронный документооборот. И не только суды, но и госорганы – прокуратура, Следственный комитет, МВД, ГИБДД. Они пока работают по старинке с бумагой, и это сильно тормозит процессы.

Пятое – официальное урегулирование механизма отзыва документов. Технически это уже работает на уровне операторов: можно отозвать ошибочно отправленный документ. Но нормативно эта процедура никак не закреплена. Непонятно, как правильно оформить отзыв, какие сроки, какие последствия. Хотелось бы, чтобы законодатель этот пробел закрыл.

И шестое – это боль, которая идёт из идеологии ЭДО и МЧД. Изначально предполагалось, что это будет единый блокчейн и единое распределённое хранилище доверенностей. А сейчас у нас представлены, по сути, разрозненные системы: у ФНС своё, у СФР своё, у ЕИС в сфере закупок своё. Причём МЧД в ЕИС – это внутренняя доверенность или роль, которая работает только внутри этой системы и за её пределами ничего не значит. В итоге у одного человека может быть пять разных машиночитаемых доверенностей: для налоговой, для Соцфонда, для закупочной системы, для коммерческого ЭДО и т.д. И зачем это нужно? Логичнее было бы сделать единую систему, где одна МЧД с полным набором полномочий (например, 15 полномочий) была бы видна сразу всем госорганам и операторам. Это кардинально упростило бы работу и бизнесу, и контролёрам, и самим сотрудникам, которым не нужно оформлять по пять разных доверенностей на одно и то же лицо.

Напоминаем, что приём заявок на Конкурс и премию «Лучший ЭДО в России и СНГ 2026» еще открыт и продлится до 23 сентября 2026 года. Здесь можно узнать подробности о конкурсе, а здесь – зарегистрироваться.

Мария Харитонова