Светлана Шульженко, Ikon Tyres: «Когда специалисты сами предлагают идеи по оптимизации и упрощению процессов – значит, они действительно “вжились” в систему»

Светлана Шульженко, руководитель направления по развитию кадровых процессов и систем, Ikon Tyres, и спикер Шестнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia о поэтапном подключении сотрудников к КЭДО: от выбора пилотных подразделений и планирования с учётом пиковых нагрузок до организации обучения, технической поддержки и критериев оценки успешной адаптации персонала.

С каких первых шагов вы бы рекомендовали начать поэтапное подключение сотрудников к КЭДО, чтобы процесс пошёл без сбоев?

Если говорить о подключении, то первое, что оказалось важным в нашем случае, – это определить порядок подключения функций, начав с наиболее лояльных к изменениям подразделений.

В нашей компании есть офисные функции и производственный персонал. Мы решили в первую очередь подключать офисные функции, а из них – те, где сотрудники наиболее прогрессивны и позитивно настроены к нововведениям. Для нас это были отдел по работе с персоналом и отдел по разработке продукта. Эти команды по своей природе инновационны и любые изменения воспринимают положительно.

Когда мы подключили эти подразделения, сотрудники на практике убедились, что система несложная и удобная. Дальше уже они делились опытом с коллегами из других отделов, и  отношение к изменениям было в целом положительным.

Обязательно нужно проинформировать сотрудников о предстоящих изменениях, подготовить для них понятные пошаговые инструкции, а также обучающие видеоролики о работе в системе. Кроме того, необходимо провести полноценное обучение.

В нашем случае мы применяли подход, который сами называем «гиперопекой»: поддерживали сотрудников с самого первого шага – с момента регистрации в системе и выпуска неквалифицированной электронной подписи.

В каких форматах проходило обучение?

Поскольку сотрудники офисных подразделений работают в гибридном формате – и в офисе, и удалённо, – мы выбрали онлайн‑встречи как основной формат обучения.

Мы организовывали несколько онлайн‑сессий, приглашая сотрудников в те дни, когда им было удобно. Например, собирали группу и проводили три обучающие сессии. На встречах показывали презентации, рассказывали, где находятся инструкции, демонстрировали короткие видеоролики по работе в системе. Всё обучение укладывалось примерно в один час, плюс‑минус 15 минут оставляли на вопросы: чтобы сотрудники могли их задать, а мы – подробно ответить.

С какими сложностями вы столкнулись при переводе сотрудников на КЭДО?

У нас была очень чёткая подготовка к проекту: мы тщательно всё планировали, и это позволило избежать серьёзных проблем. Но если выделять какие‑то моменты, то встречались сложности преимущественно технического характера – и они были незначительными.

Например, у некоторых сотрудников уже была регистрация в той системе, которую мы выбрали для кадрового электронного документооборота. Эти вопросы мы оперативно решали с помощью специалистов нашего ИТ‑отдела.

Ещё периодически возникала нестабильная работа «Госуслуг» – но это был небольшой и кратковременный фактор.

Отдельно отмечу, что мы заранее учли риск пиковых нагрузок в компании. Есть периоды, когда в компании активно подводятся итоги, ставятся новые цели. Мы понимали, что в такие моменты любые изменения сотрудники будут воспринимать негативно, да и просто не смогут прийти на обучение. Поэтому мы заранее выявили эти периоды и старались не планировать внедрение и обучение на это время. В итоге с такой сложностью мы не столкнулись, хотя понимали, что она потенциально возможна.

Думаю, это важный совет для компаний, которые только собираются переходить на новые системы: обязательно учитывайте сезонные пики нагрузки.

По каким признакам можно понять, что команда успешно адаптировалась к работе в КЭДО и переход можно считать завершённым?

Здесь я бы разделила команду на две части. Первая – это специалисты, которые непосредственно работают в системе: например, кадровики, которые загружают данные, направляют сотрудников, подключают их к работе. Вторая – это пользователи, то есть остальные сотрудники, которые взаимодействуют с системой в рамках своих задач.

Для пользователей главными признаками успешной адаптации будут: отсутствие массовых обращений в поддержку и снижение количества ошибок при работе в системе. Если сотрудники не пишут с вопросами и не совершают типичных ошибок – значит, они разобрались и уверенно работают.

Кроме того, мы собирали обратную связь: проводили опросы среди персонала. Позитивные отзывы – тоже важный индикатор успешного внедрения.

Что касается команды специалистов, то для них критерии другие: это скорость работы в системе, отсутствие ошибок в процессах, а также то, что они уже обходятся без постоянных обращений к инструкциям. Ещё один хороший знак – когда специалисты сами начинают предлагать идеи по оптимизации и упрощению процессов. Это значит, что они не просто освоили систему, а действительно «вжились» в неё и думают, как сделать её лучше.

Задать свои вопросы Светлане и узнать больше об опыте компании  Ikon Tyres вы сможете на Шестнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая пройдет 21 августа 2026 года.

Мария Харитонова