Роман Трофимов, ПЭК: Как мы перевели 100% автопарка на электронные транспортные накладные

Компания ПЭК известна на рынке прежде всего как перевозчик сборных грузов – это наш основной бизнес. Сегодня в структуре компании девять различных бизнес-юнитов, а общий стаж работы на рынке превышает 20 лет (в этом году мы отмечаем 25-летие). География присутствия насчитывает более 300 отделений по всей России, а также в странах СНГ, Турции и ОАЭ. Ежегодно мы обслуживаем около 4,5 тысячи клиентов, располагаем собственным автопарком из более чем 2500 единиц техники.

В этом контексте переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) стал для нас не просто данью времени, а практической необходимостью, и сегодня я хотел бы поделиться накопленным опытом.

Первые эксперименты с ЭТрН мы начали проводить ещё в 2020–2021 годах, когда только появился формат XML. На тот момент говорить об автоматизации не приходилось: задача сводилась к тому, чтобы любой ценой передать XML-файл в государственную информационную систему. К маю 2023 года мы подошли к этапу опытно-промышленной эксплуатации, и запуск был осуществлён на базе собственного автопарка – компании «Авто-ПЭК».

Перед собой мы ставили несколько ключевых задач. Прежде всего – сократить срок выставления счёта перевозчикам до одного-двух дней. Поскольку после завершения перевозки в системе сразу становится понятно, что рейс окончен, отпадает необходимость ждать оригиналы бумажных транспортных накладных. Соответственно, скорость оформления документации возрастает как минимум вдвое. Кроме того, мы стремились уменьшить объём рутинных операций на складах, которые выполняют операторы при формировании накладных.

В текущем году основной мотивацией для перехода на ЭТрН стало предстоящее 1 сентября 2026 года, когда применение электронных перевозочных документов станет обязательным. Поскольку мы уже находимся в стадии промышленной эксплуатации и накопили значительный опыт, это превратилось в наше конкурентное преимущество на рынке.

С чего начинать переход

Для грузовладельцев время не ждёт: переход на электронные документы следовало начинать ещё вчера. Первый и важнейший этап – выбор провайдера. На рынке существует 11 операторов, имеющих лицензию на передачу документов в ГИС ЭПД. Параллельно появляются компании, которые не являются операторами напрямую, а выступают в роли технологической прослойки между оператором и грузовладельцем. Такое решение вполне работоспособно, поскольку избавляет клиента от необходимости самостоятельно выстраивать взаимодействие с оператором – интеграция уже полностью настроена. Также на рынке представлены компании, предоставляющие водительские приложения со встроенным функционалом электронных перевозочных документов. Рынок постепенно насыщается разнообразными решениями, однако базовым остаётся прямое взаимодействие с лицензированным провайдером.

После выбора провайдера необходимо заключить с ним договор и настроить документооборот. Для перевозчиков особенно важно зарегистрировать всех своих водителей: передать фамилии и номера телефонов. Идентификация водителя в системе идёт именно по номеру телефона, поэтому эта информация критична, если перевозчик планирует включать водителей в цепочку подписания ЭТрН.

Далее требуется определить сценарии электронного обмена. На практике даже в рамках одной компании их может быть множество. Мы начинали с самого простого – модель «склад – склад» на магистральных перевозках, где грузоотправителем и грузополучателем выступал сам ПЭК, то есть мы являлись подписантами первого и третьего титулов.

Оценка затрат для участников процесса

Основные финансовые затраты ложатся на грузоотправителя, особенно если речь идёт о крупной компании. Формировать ЭТрН вручную в веб-интерфейсе оператора – занятие, требующее около часа на одну накладную. Поэтому неизбежна интеграция с оператором для создания первого титула. Существует два основных подхода: внедрение специализированного модуля для 1С или использование API оператора. Мы остановились на модуле 1С.

Следующая статья расходов – приобретение квалифицированных электронных подписей. В ПЭК сотрудников, которые подписывают ЭТрН, более 700. Это в основном операторы из числа младшего складского персонала. Когда кадры часто меняются, за год число прошедших через компанию может вырасти с 700 до 1000, и на каждого новичка нужна отдельная подпись. Данный фактор необходимо учитывать как существенную составляющую бюджета внедрения.

При этом важно понимать, кто именно в компании уполномочен ставить подпись. У нас подписантами выступают исключительно те сотрудники, которые реально отправляют рейс. Это не кладовщики, непосредственно загружающие машину, а операторы, отвечающие за оформление отправки. Флешки с подписями никто друг другу не передаёт. Разумеется, возникают бытовые проблемы – сотрудники забывают пароли или оставляют носитель дома, но ИТ-поддержка не может восстановить утраченный пароль. Каждый директор филиала самостоятельно определяет круг лиц, уполномоченных на подписание, чтобы обеспечить бесперебойную работу 24/7, если филиал работает в таком режиме.

Наша схема документооборота и работа с грузополучателями

ПЭК работает как экспедитор: мы принимаем груз во владение от заказчика по договору, а с перевозчиками заключаем договор перевозки. Логика документооборота выстроена следующим образом. Между заказчиком и экспедитором формируется поручение экспедитору – двухтитульный документ, который подписывают обе стороны. После приёма груза экспедитор выдаёт заказчику электронную экспедиторскую расписку. Затем оформляется электронная заказ-заявка, также двухтитульный документ, подписываемый экспедитором и перевозчиком. И наконец, формируется сама ЭТрН – четырёхтитульный документ. Первый титул (грузоотправитель) заполняет и подписывает ПЭК, а перевозчик формирует и подписывает второй титул. Это лишь одна из возможных схем, и на практике их существует множество.

Что касается третьего титула, который подписывает грузополучатель, то во многих наших сценариях грузополучателем выступает сам ПЭК (внутренний перевозчик). В кейсах с бизнес-юнитом «Генеральные грузы» грузополучатель иной, и до 1 сентября 2026 года мы будем запускать ЭТрН только для тех получателей, которые уже готовы к электронному обмену.

Почему мы отказались от типового пути

В ПЭК уже много лет используется собственная учётная TMS-система на базе 1С – это самописная, нетиповая конфигурация, которая развивалась на протяжении 25 лет. Несмотря на то, что компания 1С запустила собственный электронный документооборот на типовой конфигурации, мы не могли перейти на неё из-за глубокой кастомизации нашей системы. Поэтому мы приняли следующее решение: оставить у себя формирование макета XML для первого и третьего титулов, а также блок подписания. Все остальные функции мы делегировали оператору.

Как это работает на практике?

После отправки рейса наша система генерирует XML и передаёт его в так называемую базу-шлюз – отдельную базу 1С, в которую мы интегрировали модуль «Контур». У нас насчитывается более 300 отделений и свыше 100 баз 1С, и все они направляют свои XML именно в эту базу-шлюз. Модуль обрабатывает входящий XML, формирует полноценный XML первого титула и возвращает его нам. Затем мы присоединяем к нему электронную подпись и отправляем обратно в базу-шлюз. Подписанный документ инициирует цепочку создания второго титула. Третий титул обрабатывается аналогичным образом.

Мы сознательно пошли на такую архитектуру, чтобы не отслеживать постоянно меняющийся формат ЭТрН. Функция формирования корректного XML первого и третьего титулов полностью возложена на оператора, что избавляет нас от необходимости адаптировать собственную систему под каждое изменение регламентов.

Контроль выпуска рейсов, независимое хранение и вопросы смены водителя

Дополнительным преимуществом выбранной архитектуры стал контроль выпуска рейсов. В момент отправки рейса запускается таймер на 30 минут. За это время мы ожидаем получения в учётную систему подписанного второго титула. Получение подтверждения означает, что ЭТрН подписана (как минимум два титула), и рейс может отправляться в путь. На текущий момент, пока обязательность ЭТрН ещё не наступила, если в течение 30 минут подписание не состоялось (водитель или перевозчик не подписали документ), мы переходим на бумажный носитель – распечатываем накладные и выпускаем рейс по традиционной схеме. Однако после 1 сентября 2026 года эта опция исчезнет: рейс будет ожидать успешного подписания, сколько бы времени это ни заняло. Кроме того, ЭТрН помогает нам контролировать оплату перевозок. Рейс не может быть оплачен до тех пор, пока все четыре титула не будут успешно завершены. Это исключает споры по факту оказания услуг.

Параллельно мы развернули собственное независимое хранилище. По API мы выгружаем полный архив ЭТрН от оператора «Контур» и сохраняем его в своей системе для последующего поиска и использования.

Отдельного внимания заслуживает ситуация с заменой водителя в процессе перевозки. ГИС ЭПД предусматривает опциональный титул смены водителя и транспортного средства, однако реализация этого механизма, на наш взгляд, не вполне удобна – все действия по смене должен выполнять только перевозчик. Мы внедрили в своей учётной системе отчётность, которая сравнивает данные о водителе в рейсе и в ЭТрН; при расхождениях вопрос решается ежедневно, и таких прецедентов немного. Хотя смены водителей на практике случаются часто, непосредственно в ЭТрН их отражают крайне редко. В реальности до конечного пункта доезжает обычно тот же водитель, что указан изначально. Многие перевозчики вообще исключают водителя из цепочки подписания: второй и четвёртый титулы подписываются диспетчером без участия водителя. Существует две схемы: либо водитель расписывается своей электронной подписью, после чего у перевозчика срабатывает автоподписание, либо водитель после загрузки звонит диспетчеру, и тот подписывает документы удалённо. При таком подходе проблема «ехал Иванов, а приехал Петров» снимается. Если же смена всё-таки произошла, перевозчик должен выпустить опциональный титул смены, но на практике это происходит редко.

Результаты внедрения и планы на будущее

С 2023 года мы отправили уже более 123 тысяч электронных транспортных накладных. Благодаря этому скорость оформления документов выросла в два раза, а объём рутинных операций сократился на 50%. В настоящее время 100% перевозок собственным автопарком осуществляется с использованием ЭТрН. Кстати, в собственном автопарке (компания «Авто-ПЭК») также запущен электронный путевой лист – эту задачу решали другие подразделения, но могу подтвердить, что он функционирует.

Что касается сторонних перевозчиков, мы ведём активную агитационную работу. Если в апреле доля подключившихся сторонних перевозчиков составляла всего 5%, то сейчас она достигла около 10%. Перевозчики всё чаще обращаются к нам с вопросами о переходе. Мы прогнозируем выход на показатель 80% к 1 июля, а к 1 сентября 2026 года ожидаем 100% всех перевозок в ЭТрН.

Однако некоторые задачи ещё не завершены.

Во-первых, это запуск экспедиторской схемы для мультимодальных перевозок, где может быть три, четыре и даже пять плечей. Во-вторых, подключение широкой сети франчайзи – они являются отдельными юридическими лицами, но действуют от имени ПЭК; процесс масштабирования уже идёт. В-третьих, остаётся бизнес-юнит «Генеральные грузы», который мы планируем запустить в течение месяца, а также небольшое направление по торговым сетям.

Электронная заказ-заявка, проблема роуминга и экспедиторская расписка

Электронная заказ-заявка существует на рынке давно, однако она почти не развита. Недавно мы столкнулись с проблемой роуминга по заказ-заявке между разными операторами, и сейчас пытаемся преодолеть её при содействии нашего провайдера. Думаю, что решение будет найдено.

Что касается ЭТрН, у нас уже есть успешные кейсы обмена, когда перевозчик работает с другим оператором (не «Контур»). В целом всё функционирует одинаково быстро, временных задержек нет. Собственный автопарк («Авто-ПЭК») уже обменивается электронными заказ-заявками. С другими перевозчиками процесс только запускается: когда перевозчик приходит к нам с намерением перейти на ЭТрН, он одновременно хочет внедрить и электронную заказ-заявку. Ожидаемый эффект – сокращение трудозатрат на обмен документами и полное исключение необходимости отслеживать оригиналы бумажных версий. В перспективе перед оплатой рейса мы хотим видеть, что заказ-заявка подписана обеими сторонами.

Отдельно стоит сказать об электронной экспедиторской расписке. По самой свежей информации, ФНС должна подписать формат электронной экспедиторской расписки только 28 мая. Официально документ пока отсутствует, и, соответственно, нет необходимой инфраструктуры ни у одного оператора. Схемы операторам разосланы давно, они готовятся к внедрению, но в информационной системе расписка пока не существует.

Ждать больше не имеет смысла. Начните с выбора провайдера, регистрации водителей в системе и определения рабочих сценариев. Интеграция через 1С или API окупится за счёт скорости обработки документов и снижения доли рутинных операций. С 1 сентября 2026 года ЭТрН станет обязательной для всех участников перевозочного процесса, и гораздо разумнее подойти к этой дате с уже отлаженным механизмом, как это сделали мы.

Роман Трофимов, руководитель направления развития логистики, ПЭК