Отчет о Двадцать четвертом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День второй)

Первая секция второго дня началась со СПЕЦФОРМАТА: «Мировое кафе». В рамках дискуссионных групп эксперты обсудили следующие темы:

В рамках второй секции «Эффективный внутренний ЭДО» выступила Мария Дружинина, консультант-аналитик 1С, «Газпром-Медиа». Она рассказала о практическом опыте внедрения электронного документооборота на примере группы ГПМ КИТ.

Эксперт показала архитектуру работы в 1С:ЭДО, маршрутизацию входящих и исходящих документов, разграничение прав доступа и критерии распределения по организации, подразделению, контрагенту, менеджеру, бухгалтеру и подписанту.

Отдельно она разобрала настройку автоматического получения документов и МЧД, включая выбор организаций, ответственных сотрудников, сертификатов и полномочий.

Также были рассмотрены сложности эксплуатации: ручная распаковка документов, ошибки полномочий, сроки сертификатов и особенности бюджетных организаций. В результате оптимизации ускорились обработка, согласование, закрытие периодов, взаимодействие с контрагентами и снизилась нагрузка на сотрудников.

О том, как перевести внутренний ЭДО на импортонезависимую систему без провала в документообороте и расчетах, рассказала Ирина Лазарева, руководитель отдела по учету расчетов с контрагентами и казначейских операций, AIG Russia. Она представила опыт миграции процесса учета расчетов с поставщиками с импортной платформы на отечественную, включая организацию серверного пространства, перенос данных, сохранение архивов и реинжиниринг процессов.

Эксперт продемонстрировала, как после перехода была выстроена связка внутреннего и внешнего ЭДО, учетных систем SAP и 1С, RPA, карточек документов, проверок, платежей и электронного архива.

Также Ирина показала, как была организована работа с архивом оригиналов, распределены роли пользователей, настроены контроль сроков, KPI исполнителей, поддержка платформы и механизмы своевременного проведения платежей, что в итоге обеспечило финансовый эффект.

Юлия Киреева, руководитель Управления по интеграции бизнес-процессов юридического департамента и управлением ЭДО, Группа «Черкизово», рассказала об опыте цифровой трансформации внутреннего документооборота в крупной компании с миллионами документов и тысячами пользователей.

Эксперт поделилась опытом, как команда преодолела разрозненность систем и внедрила единую корпоративную СЭД Tessa, настроенную под требования бизнеса. В фокусе доклада были этапы проекта: разработка методологии и требований, формирование технического задания, разработка системы, тестирование и запуск.

В рамках третьей секции второго дня «Инновации и использование искусственного интеллекта в ЭДО» выступила Анна Фоломеева, product owner, METRO Cash & Carry.

Она представила методологию подготовки функциональных направлений и ИТ-инфраструктуры к внедрению ИИ в ЭДО. В основе подхода лежит комплексный аудит, включающий оценку технологической зрелости инфраструктуры и СЭД, анализ бизнес-процессов (выявление рутинных операций и «болевых» зон), а также проверку качества данных на машиночитаемость и полноту. Следующим этапом является распределение ролей и бизнес-функций (с использованием матрицы RACI), разграничение зон ответственности, формирование единой базы знаний, калибровка промтов и дообучение ИИ.

Эксперт подчеркнула критическую важность технико-экономического обоснования (ТЭО), которое включает расчет совокупной стоимости владения и сравнительный анализ затрат с потенциальным эффектом по матрице Effort vs Value. Для запуска проекта рекомендуется выделять пилотный контур по критерию «быстрых побед» (Quick Wins) – выбирать участки с низким порогом входа и максимальной демонстрационной ценностью для бизнеса.

Затем Евгения Лозинская, руководитель офиса интеллектуальных и цифровых систем, «Сегежа Групп», рассказала о повышении эффективности ЭДО через RPA и о том, как роботизация снимает с сотрудников рутинные операции.

Эксперт показала цифровой путь компании, где ЭДО, электронный архив и RPA развиваются как единый контур работы с данными. В докладе были разобраны критерии выбора процессов для роботизации, ограничения технологии, расчет совокупной стоимости владения и окупаемости проекта.

Особый акцент был сделан на синергии ЭДО, архива и RPA: электронный архив рассматривается не как место хранения документов, а как актив для аналитики, налоговых проверок, управленческих решений, снижения рисков и повышения прозрачности процессов для бизнеса.

Затем Илья Шатунов, ведущий менеджер развития ЭДО и SAP управления развития внутренних бизнес-сервисов, ТК «Мегаполис», представил стратегию подготовки бизнеса к переходу на электронные перевозочные документы (ЭПД) в 2026 году. Эксперт обозначил ключевые векторы диагностики процессов: аудит доставки наемным и собственным транспортом (включая электронные путевые листы), перемещение коммерческой и некоммерческой продукции, а также соблюдение требований при перевозке маркируемых напитков.

В рамках дорожной карты перехода эксперт подробно разобрал этапы запуска в продуктив: внедрение черновиков ЭТрН, работу с поручениями экспедитору и обеспечение сотрудников (водителей, механиков, грузополучателей) необходимым техническим оснащением и планшетами для подписания документов и получения QR-кодов.

Завершился форум ИНТЕРАКТИВНОЙ СЕССИЕЙ: Открытый микрофон. Эксперты обсудили, какие задачи в ЭДО можно передать искусственному интеллекту, как снизить затраты на его внедрение и какие выгоды, риски и барьеры возникают при использовании ИИ в документообороте.

После выступлений спикеров прошел продуктивный деловой нетворкинг в приятной атмосфере за фуршетом.