Отчет о Двадцать четвертом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День первый)

Мероприятие началось со знакомства с аудиторией. С помощью интерактивного опроса участники узнали, какие компании, отрасли и профессиональные роли представлены на форуме.

В рамках первой секции «Законодательные изменения и тенденции развития ЭДО» выступила Анна Мамбетова, директор ОЦО, Lindaily. Она представила опыт перехода на ЭДО с ИП и самозанятыми. Эксперт обозначила разрыв между корпоративной логикой с КЭП, операторами и регламентами и реальностью исполнителей, которым нужен простой вход, быстрое подписание и минимум инструкций.

Анна раскрыла архитектуру собственной платформы: использование ПЭП с соглашением о признании, формирование договора и акта в системе, интеграцию с учетными системами и автоматическую проверку статуса самозанятого через ФНС. Такой подход позволил ускорить документооборот, снизить нагрузку на ОЦО, встроить контроль рисков в процесс и масштабировать работу с партнерами без пропорционального роста команды.

Анна Горбачева, директор центра компетенций по клиентскому опыту и дистанционному обслуживанию корпоративных и государственных клиентов, «Ростелеком», представила доклад об управлении пиковой нагрузкой взаимодействия с бюджетными организациями с использованием ЭДО. Эксперт обозначила масштаб процесса: работа охватывает всю страну, 64 региональных филиала и около 250 тыс. договоров. До перехода к цифровой модели перезаключение договоров выполнялось вручную и занимало до 120 минут, создавая нагрузку на сотрудников в периоды бюджетных обязательств.

В качестве решения была представлена система ReContract и централизованный процесс через ЭДО, ИИ и чат-боты. Такой подход позволил ускорить перезаключение договоров, сократить объем бумаги, повысить управляемость процесса и улучшить клиентский опыт.

Далее с докладом об организации ЭДО при переходе на налоговый мониторинг выступила Галина Подрецкая, руководитель управления документационного обеспечения, «Столото». Она подчеркнула, что цифровизация внутренних процессов – это не просто тренд, а необходимость для обеспечения бесперебойного взаимодействия с регулятором.

Эксперт детально разобрала методику перевода внутренней документации на электронную подпись, акцентировав внимание на настройке маршрутов согласования, тегах важности и механизмах аннулирования. Галина предложила системный подход к обучению персонала, отметив критическую значимость тестирования пилотных проектов перед масштабированием.

Особое внимание было уделено юридической равнозначности внутренних документов в едином цифровом контуре компании.

В рамках второй секции «Повышение эффективности внешнего и внутреннего ЭДО» выступил Роман Трофимов, руководитель направления развития логистики, ПЭК. Он представил опыт перехода компании на электронные транспортные накладные в автомобильных грузоперевозках. Спикер обозначил ключевую мотивацию проекта: обязательный переход на ЭТрН с 1 сентября 2026 года и необходимость заранее перестроить логистический документооборот.

Роман раскрыл основные этапы внедрения: выбор провайдера, аудит процессов, настройку ЭДО, регистрацию водителей и запуск сценариев для регулярных рейсов. Также была описана техническая схема интеграции внутренних учетных систем с провайдером через единый шлюз.

В качестве результатов ПЭК эксперт отметил ускорение оформления документов в 2 раза, сокращение рутинных операций на 50% и переход к электронной заказ-заявке.

Владимир Поляков, ведущий руководитель проектов, «ДМ-Тех», представил опыт внедрения трансграничного ЭДО между Россией и Беларусью в группе компаний «Детский мир». Он обозначил потребность бизнеса в переходе от бумажного обмена к электронному формату: снижение затрат времени, расходов на печать, доставку и хранение документов, а также уменьшение рисков потерь и ошибок.

Спикер подробно остановился на нормативной и технологической стороне проекта: рассказал о регулировании электронных документов в России и Беларуси, признании электронной подписи между странами, перечне используемых документов и схеме обмена через ЭДО и EDI-провайдеров. Отдельное внимание было уделено ограничениям решения, расчету эффективности, ожидаемой окупаемости и дорожной карте проекта.

Дмитрий Бондаревский, эксперт, «Норильский никель», рассказал об управлении эффективностью ЭДО в группе компаний на базе Process Mining. Он рассказал, как агрегировать данные из разных учетных систем, включая 1С и SAP ERP, чтобы получить единую модель документооборота, сопоставимые метрики и сквозные цепочки внутри компании. Спикер подчеркнул важность синхронизации справочников, описания методики сбора данных и использования формализованных полей документов.

Особое внимание было уделено быстрым аналитическим отчетам, проверке гипотез в прямом эфире и применению инструмента для задач маркировки. Как отметил Дмитрий, единый источник данных позволяет быстрее находить бумажные участки процессов, снижать трудозатраты, контролировать КПЭ и принимать решения без длительной подготовки отдельных отчетов.

Затем Надежда Кушманова, юрист, «СПЛАТ ГЛОБАЛ», представила доклад об ЭДО с физическими лицами и договорами ГПХ. Эксперт обозначила рост контроля со стороны налоговых органов и риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые. Среди ключевых маркеров были названы длительное сотрудничество, зависимость исполнителя от одного заказчика, регулярные выплаты, корпоративная почта и признаки включенности в рабочие процессы компании.

В качестве практического решения была описана система защиты: чек-листы в 1С, комиссия по переквалификации, динамический мониторинг формата взаимодействия и специализированная платформа ЭДО. Такой подход позволяет снизить сопротивление исполнителей, упростить подписание документов и сформировать доказательную базу на случай проверок.

В рамках третьей секции «Цифровой кадровый документооборот» выступила Гульназ Ивакина, владелец продукта «Подбор и кадровые сервисы», «М.Видео». Она представила опыт разработки собственного решения по КЭДО в компании с более чем 20 000 сотрудников. Эксперт обозначила предпосылки проекта: высокие трудозатраты на кадровые мероприятия, административную нагрузку на директоров магазинов, большой объем бумажных документов и необходимость их хранения. Гульназ объяснила, что коробочные решения не закрывали весь контур процессов, поэтому автоматизация была реализована собственными силами.

В докладе были раскрыты преимущества собственного подхода: автоматическое и равномерное распределение заявок с учётом нюансов работы компании, предзаполненные заявления, многоуровневые маршруты, проверки данных и цифровой архив. Среди трудностей Гульназ отметила недоверие к выпуску ЭП, ошибки СМЭВ и сложности коммуникации.

По итогам проекта 97% сотрудников перешли на КЭДО, а индекс удовлетворенности достиг 4,7 из 5.

Оксана Лейссон, руководитель HR-сервиса, ОЦО «УРАЛХИМ», выступила с докладом о синхронизации кадрового ЭДО с ИТ-системами компании и интеграции в бизнес-процессы. Она раскрыла переход от разрозненной HR-архитектуры к единому цифровому контуру, сопровождающему сотрудника от найма и адаптации до обучения, развития, оценки и кадровых изменений. Эксперт обозначила типичные проблемы «цифрового лабиринта»: дублирование данных, ручную синхронизацию, отсутствие единой картины по человеку и высокую стоимость поддержки систем.

В качестве решения была описана архитектура с кадровым ядром на базе 1С, интеграционным слоем, Websoft HCM, eStaff и мобильным приложением как единой точкой входа. Оксана подчеркнула значение единого источника данных, связности процессов, пользовательского опыта и поэтапной зрелости, при которой стандартизация предшествует интеграции, аналитике и внедрению AI.

Елена Орлова, руководитель направления кадрового администрирования, Flowwow, рассказала, как выстроить единое цифровое HR-пространство компании на фундаменте КЭДО. Эксперт представила подход, при котором кадровый электронный документооборот становится не отдельным инструментом, а «единым окном» для сотрудников и основой бесшовной HR-экосистемы.

Елена обозначила три ключевых элемента такого пространства: базовый функционал КЭДО-платформы, интеграции с 1С, ATS и LMS, а также архитектурные принципы, включая единый источник данных, мобильность и удобство использования.

Эксперт также разобрала ошибки первой попытки внедрения, связанные со слабой интеграцией и тестированием только силами HR. В качестве результата нового подхода к внедрению были представлены снижение операционной нагрузки, выравнивание пиковых процессов и личный кабинет сотрудника как формат самообслуживания.

В рамках четвертой секции «Организация электронного архива» выступила Анна Лебедева, заведующая архивом дирекции по документационному и организационному обеспечению, «Апатит». Она представила опыт внедрения системы электронного архива в группе компаний и раскрыла причины перехода к новому решению.

Эксперт рассказала, что прежняя модель включала СЭД и архивную систему, однако не обеспечивала полноценный контроль сохранности электронных документов, продление их юридической значимости и прием материалов из разных источников.

В докладе были обозначены ключевые вызовы проекта: сложные интеграции, миграция исторических документов, построение номенклатуры дел и многоуровневой ролевой модели. Внедренная система позволила централизовать хранение, автоматизировать контроль сроков, разграничить доступ, поддерживать юридическую значимость документов и формировать аналитическую отчетность.

Завершился первый день форума продуктивным деловым нетворкингом в доверительной атмосфере за фуршетом и бокалом шампанского.