Гульназ Ивакина, «М.Видео»: «Индекс удовлетворённости сотрудников сервисом КЭДО достиг 4,7 из 5»

Гульназ Ивакина, владелец продукта Подбор и кадровые сервисы, «М.Видео», и спикер Двадцать четвертого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia, как собственное решение для 20 000+ сотрудников сократило время приёма в 2 раза.

Что стало главной предпосылкой для разработки и внедрения собственного решения по КЭДО?

Розничная сеть «М.Видео» автоматизировала кадровый электронный документооборот силами компании, отказавшись от готовых коробочных решений. Главный итог: 97% сотрудников перешли на КЭДО, компания экономит время и существенно сокращает бумажную волокиту, а индекс удовлетворённости сотрудников сервисом достиг 4,7 из 5.

В 2019 году компания столкнулась с классической проблемой быстрорастущего бизнеса: огромное количество бумажных кадровых документов, высокая административная нагрузка на директоров магазинов и дефицит времени у HR-подразделений.

Предпосылки носили как операционный, так и управленческий характер:

Большие трудозатраты на кадровые мероприятия – каждый приём, перевод или изменение условий труда оформлялись вручную.

Нехватка времени у директоров магазинов – административная нагрузка отвлекала их от работы с командой и обучения.

Огромный объём бумажных документов и проблемы с их хранением, поиском.

Потребность в автоматизации кадровых бизнес-процессов, не входящих в типовые коробочные решения для комплексной автоматизации запросов бизнес-заказчиков.

Какие основные трудности возникли при внедрении КЭДО с учётом большого количества сотрудников и как их преодолели?

«М.Видео» насчитывает более 20 000 сотрудников (розница, офис, ИТ, склады), поэтому внедрение сопровождалось типичными для масштабных проектов рисками:

Первый – недоверие к выпуску электронной подписи (УНЭП). Решали через правильную своевременную коммуникацию, выбор доверенного канала коммуникации.

Второй – ошибки при проверке СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия) –потребность в актуализации данных до запуска проекта.

Третий – сложности в своевременном получении смс. Для этого развивали дополнительные каналы коммуникации, каскадные способы рассылок.

Отдельно я бы выделила меняющиеся бизнес-процессы компании, которые требовали оперативного пересмотра, приоритезации и адаптации автоматизированных решений.

Каких результатов после внедрения КЭДО удалось достичь на сегодняшний день?

Проект запустили в 2025 году поэтапно. Первый пилот по процессу «Приём» и выпуску УНЭП стартовал в августе 2025 года, в сентябре процесс масштабировали на розницу и офис, в октябре – массовый выпуск подписей, в ноябре – склады.

Ключевые итоги:

Задать свои вопросы Гульназ и узнать больше об опыте «М.Видео» вы сможете на Двадцать четвертом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 21-22 мая 2026 года.

Мария Харитонова