Мария Дружинина, «ГПМ КИТ»: «Принцип простоты настроек стал решающим при выборе программного решения для ЭДО»

Мария Дружинина, консультант-аналитик 1С, «ГПМ КИТ», и спикер Двадцать четвертого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia опытом автоматизации получения документов и МЧД.

Расскажите вкратце, как устроена архитектура вашего ЭДО: какие основные настройки были критически важны при запуске и каких результатов удалось достичь на текущий момент?

С появлением в нашей компании потребности в электронном обмене документами с контрагентами одним из основных вопросов был выбор программного решения: Контур.Диадок, СБИС, 1С: ЭДО.  Опираясь в большей степени на принцип простоты настроек, выбрали 1С: ЭДО как надежное решение «из коробки», которое будет учитывать обновления системы 1С без дополнительных настроек обработки интеграции.

Одно из основных требований при запуске ЭДО – обеспечить доступ к входящим и исходящим электронным документам не только сотрудникам бухгалтерии (что предусмотрено типовой матрицей полномочий), но и другим ответственными сотрудникам, функционал которых включает в себя работу с электронными документами.

Кроме того, необходимо было настроить маршрутизацию документов таким образом, чтобы вновь поступивший документ не приходилось искать в общем разделе входящих документов, а он поступал сразу к сотруднику, отвечающему за документооборот с конкретным контрагентом.

В настоящее время в нашей компании настроен обмен электронными документами с контрагентами по нескольким юридическим лицам, реализовано автоматическое получение электронных документов в соответствии с заданным регламентным заданием, настроены маршрутизация документов и доступы для всех заинтересованных лиц, написана пользовательская инструкция по работе с нетиповым функционалом.

В какие этапы проходила настройка автоматического получения электронных документов и машиночитаемых доверенностей?

На протяжении длительного времени получение электронных документов в компании осуществлялось в ручном режиме, а именно через раздел «Текущие дела ЭДО» в программе 1С:УХ с помощью кнопки «Отправить и получить».  В условиях возрастающего количества контрагентов, а вместе с ними и количества документов ручной контроль становился менее оперативным. В связи с этим было принято совместное с бизнесом решение автоматизировать процесс.

На первом этапе определили перечень организаций, входящих в состав холдинга, с наибольшим электронным документооборотом.

Далее определили перечень ответственных сотрудников, чьи сертификаты будут использоваться для автоматического получения электронных документов.

Третий этап – назначили полномочия ответственных сотрудников.

Четвертый этап – установили сертификаты и ннастроили автоматическое получение документов в программе 1С.

Пятый этап – опытная эксплуатация.

С какими проблемами вы сталкиваетесь в текущей эксплуатации ЭДО при работе с автоматизированным получением документов и МЧД? Есть ли уже идеи, как эти проблемы можно решить?

Автоматизация получения электронных документов, безусловно, сделала текущую работу более оперативной. Тем не менее, в этой части периодически продолжают возникать проблемы.

Основная сложность заключается в том, что некоторые транспортные контейнеры автоматически не распаковываются. Документы попадают в папку «Распаковать» раздела «Текущие дела ЭДО» в 1С, что приводит к временным потерям на выяснение местонахождения документов совместно с контрагентом и как следствие – несвоевременная их обработка.

Еще одна проблема – окончание срока действия сертификата, которым была подписана МЧД контрагента. При автоматическом поступлении документа в систему доверенность, которой был подписан документ, отмечается как недействительная несмотря на то, что срок ее действия еще не истек. Такие доверенности необходимо перепроверять вручную.

Задать свои вопросы Марии и узнать больше об опыте «ГПМ КИТ» вы сможете на Двадцать четвертом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 21-22 мая 2026 года.

Мария Харитонова