Екатерина Афанасьева, HeadHunter: Чек-лист проверки контрагентов: от документов до судебной практики

В этой статье я расскажу, какие документы стоит запросить у контрагента при верификации, как организован этот процесс в нашей компании, на что обращает внимание налоговая служба, и приведу несколько примеров судебных дел.

Какие документы запросить у контрагента

При заключении расходной сделки важно заранее собрать пакет документов, подтверждающих надёжность и деловую репутацию партнёра. Это снижает налоговые и коммерческие риски, а также помогает убедиться в реальности исполнения обязательств.

Базовый перечень документов

Дополнительные источники информации

Для комплексной оценки контрагента предпочтительно запрашивать рекомендательные письма от других клиентов, изучать отзывы в открытых источниках и анализировать официальный сайт компании. В современных условиях наличие качественного сайта – это показатель серьёзного подхода к бизнесу. Если компания претендует на крупный контракт, но её сайт выглядит непрофессионально, это может свидетельствовать о недостаточном уровне организации процессов и потенциальных рисках при исполнении обязательств.

Такой подход к проверке контрагентов позволяет принимать взвешенные решения и минимизировать риски при сотрудничестве.

Как организован процесс верификации в нашей компании

Мы стремимся к максимальной автоматизации и вывели на новый уровень взаимодействие с контрагентами. Более 70% задач по верификации теперь выполняют сами партнёры.

Процесс выглядит так: контрагент получает персональную ссылку, выбирает планируемую сумму сотрудничества и самостоятельно загружает необходимые документы через специальную форму на нашем сайте. После этого задача автоматически поступает в нашу рабочую систему и распределяется между юристами для проверки.

Для удобства партнёров мы создали на сайте отдельный раздел, где размещены:

Такой подход позволяет ускорить проверку, снизить нагрузку на внутренние службы и сделать процесс верификации максимально прозрачным для всех участников.

Письма с запросами документов

Если в компании ведётся активная работа с большим количеством расходных договоров, контрактов и контрагентов, настоятельно рекомендую разработать и использовать официальные письма с запросами документов.

Такой подход позволяет снять до 99% вопросов со стороны контрагентов: становится ясно, какие именно документы требуются, с какой целью и на каком основании. Для этого на странице компании размещаются скан-копии официальных писем, подписанных главным бухгалтером. Эти письма всегда доступны менеджерам, которые могут оперативно направлять их поставщикам.

В письмах указываются ссылки на нормативно-правовые акты, регламентирующие перечень необходимых документов, а также приводится конкретный список требуемых бумаг.

Как мы проверяем контрагентов?

В нашей компании действует риск-ориентированный подход к проверке контрагентов. Все компании мы делим на несколько категорий.

Иностранные контрагенты рассматриваются отдельно – их проверка имеет свою специфику, но в этой статье мы сосредоточимся на российских компаниях.

Остальные контрагенты делятся на две группы в зависимости от объёма сделок:

Для каждой группы предусмотрен свой перечень проверяемых документов.

Сделки до 10 миллионов рублей в год

Мы считаем такие отношения низкорисковыми. Проверка проводится по открытым источникам. Для этого у нас интегрирована система СПАРК, позволяющая оперативно получать подробные выписки. Если в ходе анализа появляются «красные флаги», мы можем запросить у контрагента полный комплект документов для уточнения информации.

Сделки более 10 миллионов рублей в год

Здесь применяется углублённая проверка. Мы запрашиваем у контрагента полный пакет документов: от карточки предприятия до выписки из личного кабинета и всех налоговых деклараций.

В этом процессе участвуют юристы, которые обладают необходимыми компетенциями для анализа документов. При возникновении сложных вопросов (например, оценка консолидированной отчётности) к проверке могут привлекаться специалисты из бухгалтерии.

Важно отметить, что если в течение года объём сотрудничества с контрагентом увеличивается и он переходит из одной категории в другую, проверка проводится повторно. Если изначально она была упрощенной, то при росте оборотов запрашивается полный комплект документов.

Все результаты проверки, включая сканы документов и выписки из СПАРК, фиксируются в нашей рабочей системе. Это позволяет в любой момент, даже спустя три года, предоставить налоговой полную историю проверки и подтвердить добросовестность компании на момент начала сотрудничества.

На что обращает внимание налоговая инспекция

В своей работе мы ориентируемся на ключевые официальные документы и разъяснения ФНС России. Вот три основных источника, которые формируют современный подход к проверке контрагентов.

1. Письмо ФНС России от 10.03.2021

Это, пожалуй, самый известный и востребованный документ при проверках контрагентов. Особое внимание можно обратить на второй раздел письма, а именно пункт 6, где приведён конкретный перечень критериев оценки способности контрагента исполнить сделку. Именно на основе этого перечня мы разработали собственный чек-лист документов для проверки.

2. Разъяснения 2023 года о должной осмотрительности

В письме ФНС России от 25.04.2023 N БВ-19-7/126@ налоговая дала разъяснения о закреплении понятия «должная осмотрительность». Инспекция отметила, что формального закрепления этого термина в законе не требуется, так как он вытекает из Налогового кодекса, сложившейся судебной практики и предыдущих писем.

Ключевой посыл этого разъяснения: выбор контрагента не может быть формальным. Нельзя просто выбрать компанию, потому что она «вроде занимается нужным делом». Требуется всесторонняя оценка с учётом обычаев делового оборота в конкретной сфере. В обязательном порядке анализируется:

3. Приказ ФНС России от 05.12.2025

Этот документ утверждает методику работы сервиса оценки юридических лиц в личном кабинете налогоплательщика. Он также заслуживает пристального внимания, поскольку описывает критерии, которые использует сама налоговая служба. По сути, эти же параметры мы можем и должны самостоятельно оценивать на основе документов, запрашиваемых у контрагентов.

Таким образом, следование этим рекомендациям позволяет не только минимизировать налоговые риски, но и быть готовым к диалогу с проверяющими органами, демонстрируя глубокий и обоснованный подход к выбору деловых партнёров.

Судебная практика

Судебная практика по вопросам должной осмотрительности крайне разнообразна: суды принимают решения как в пользу налоговой инспекции, так и в пользу налогоплательщиков. Ниже приведены примеры дел с выдержками из судебных актов, где описаны критерии оценки и перечень документов, подтверждающих добросовестность компании при выборе контрагента.

Дело 1. №А40-300407/2024. Позиция суда: в пользу налоговой инспекции (декабрь 2025 года)

Суд встал на сторону налогового органа, указав, что налогоплательщик не предоставил доказательств проявления должной осмотрительности.

В ходе проверки было установлено, что компания не смогла подтвердить:

Отсутствие зафиксированной процедуры проверки контрагента стало ключевым аргументом в пользу налоговой инспекции. Суд счёл, что должная осмотрительность проявлена не была.

Дело 2. №А76-1889/2023. Позиция суда: в пользу налогоплательщика (декабрь 2023 года)

В этом деле суд поддержал компанию, отметив, что она предприняла все необходимые шаги для проверки контрагента.

Ключевыми аргументами стали:

Суд пришёл к выводу, что совокупность этих мер свидетельствует о проявлении должной осмотрительности.

Дело 3. №А48-12294/2023. Позиция суда: в пользу налоговой инспекции

В данном случае суд указал на формальный подход налогоплательщика к проверке.

Компания ограничилась лишь проверкой регистрации контрагента в ЕГРЮЛ и запросом стандартных учредительных документов (устав, решение о назначении директора). Суд подчеркнул, что этого недостаточно. Факт регистрации и наличие устава не гарантируют реальную возможность исполнения обязательств. В частности, у контрагента отсутствовала материально-техническая база и необходимый штат сотрудников, что не позволяло ему качественно оказать услуги.

Дело 4. № А40-10965/2024. Позиция суда: в пользу налогоплательщика

В этом деле суд учёл комплексный подход компании к верификации контрагента. В ходе допроса юрист организации подробно описал процедуру проверки, в рамках которой запрашивались:

Суд признал такой объём проверки достаточным для подтверждения добросовестности налогоплательщика.

Екатерина Афанасьева, старший юрист практики по работе с контрагентами и HR-процедурами компании HeadHunter