Анна Никитова, Polair Group: «Мы хотим минимизировать вовлечённость сотрудников в административные задачи»

Анна Никитова, руководитель управления кадрового администрирования, Polair Group, и спикер Пятнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделилась с CFO Russia опытом построения сквозного цифрового процесса при трудоустройстве и сопровождении сотрудников.

Какие преимущества получает компания, внедряя сквозной цифровой процесс при трудоустройстве и сопровождении сотрудников?

Повышается удобство и скорость выполнения процессов, растёт их прозрачность, а кроме того, появляется возможность оперативно вносить изменения в документы, что особенно важно с учётом постоянных изменений в законодательной базе.

Исходя из вашего опыта, с какими сложностями при этом сталкиваются компании?

Сложности, с которыми сталкиваются компании при цифровизации, зависят от контекста – будь то внешний контур или внутренние процессы.

Если говорить о внешнем контуре, основная проблема – неготовность внешних организаций к приёму цифровых документов. Например, в сфере воинского учёта компания может быть полностью готова к автоматизации и цифровизации процессов, но принимающая сторона (например, военкомат) продолжает работать с бумажными документами и почтой. Несмотря на ужесточение требований по срокам и введение штрафов, многие организации по‑прежнему работают с бумажными документами.

Внутри самой компании сложности чаще всего связаны с сопротивлением сотрудников. Причины такого сопротивления могут быть разными: недостаточная цифровая грамотность или недопонимание того, насколько безопасны и законны новые процессы; личные особенности характера; возрастные различия – подход к убеждению сотрудников старшего возраста должен отличаться от работы с более молодыми коллегами.

Примечательно, что молодёжь тоже нередко сопротивляется изменениям. В каждом случае приходится точечно работать с возражениями, подбирая методы взаимодействия в зависимости от категории сотрудников.

Если говорить про внешний контур, как вы мотивируете другую сторону переходить в цифру?

К сожалению, в этой части каких‑либо действенных инструментов мотивации у нас нет. Однако есть отдельные примеры позитивных изменений: например, московские военкоматы начали внутреннюю реструктуризацию и предпринимают попытки адаптировать процессы к современным реалиям. В регионах ситуация пока существенно отстаёт – там по‑прежнему преобладают традиционные подходы.

В качестве примера для обсуждения на конференции я планирую привести ситуацию с отправкой документов через «Почту России». Даже если мы не можем повлиять на процессы на стороне получателя, мы можем оцифровать собственные действия, чтобы сократить расход бумаги.

Какие у вашей компании дальнейшие планы по использованию цифровых инструментов и решений для автоматизации кадровых процессов?

Сейчас мы реализуем второй проект по переходу на КЭДО – он касается отправки документов и отчётности в военкоматы. Эта часть процессов будет полностью автоматизирована. В дальнейшем будем ориентироваться на поступающие запросы и потребности.

Помимо работы с КЭДО, мы активно занимаемся аналитикой в рамках группы компаний. Ранее у нас не было единой системы аналитики бюджета и других ключевых показателей – теперь мы создаём дашборд, который позволит консолидировать данные в одном месте.

Кроме того, осваиваем сквозной процесс оформления командировок: цель в том, чтобы сотрудник мог выполнить все необходимые действия в мобильном приложении буквально в три нажатия.

Стратегическая задача состоит не только в соблюдении законодательства и защите интересов работодателя за счёт корректного оформления трудовых процессов, но и в том, чтобы упростить жизни сотрудников. Мы хотим минимизировать их вовлечённость в административные задачи, чтобы они могли сосредоточиться на основной работе и не отвлекались на рутину.

Задать свои вопросы Анне и узнать больше об опыте Polair Group вы сможете на Пятнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая пройдет 16 апреля 2026 года.

Мария Харитонова