Анна Никитова, ЮМАТЕКС, УК Дивизиона «Росатом Композитные технологии»: Наш путь к цифровому кадровому документообороту

Хочу поделиться с вами нашим опытом внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) в Личный кабинет сотрудника.

Когда мы только начинали этот путь, одной из первых моих задач была организация кросс-функциональной команды. Как юрист по трудовому праву, я настояла на том, чтобы обязательно привлечь юристов и до начала внедрения проработать все документы – локальные нормативные акты и правила внутреннего трудового распорядка. Я хорошо понимала, какие риски несет за собой недоработка в этой части.

Почему мы пошли путем собственной разработки, а не купили готовое решение?

Наш дивизион – это 17 заводов в 13 регионах России. Исторически мы были ориентированы на импортозамещение, и все наши системы строились на базе 1С, включая документооборот и 1C:ЗУП. Дочерние общества в регионах также работают в 1С:ЗУП, поэтому нам нужно было найти общее для всех решение.

Бюджетный фактор и уникальные бизнес-процессы, которые мы предварительно пересмотрели и унифицировали, также сыграли свою роль. Пришлось убеждать коллег с заводов, что некоторые процессы можно упростить, и часть процессов нам действительно удалось сделать проще.

Кроме того, у HR-подразделения был запрос на создание единого информационного поля. Раньше все вопросы решались через почту, обменные диски, телефоны и «сарафанное радио». Мы хотели, чтобы любой сотрудник в любое время мог зайти в систему и найти всё – от локальных нормативных актов до графика отпусков, а также отправить запрос, например, на получение справки.

Что у нас получилось?

Мы создали веб-надстройку над двумя системами: 1С:Документооборот и 1C:ЗУП. Информация из них попадает в единый интерфейс – Личный кабинет.

На персональной страничке мы сознательно убрали чувствительную информацию (СНИЛС, ИНН), оставив более общие данные. Теперь сотрудники могут работать с ежегодными KPI: видят все свои карты за предыдущие годы, могут создать новую, ввести самооценку, посмотреть оценку руководителя. Этот процесс теперь полностью в одном месте.

Постепенно к проекту подключились смежные службы. Так в Личном кабинете появились разделы с нормами МТО и программами ДМС – сотрудник видит льготы, положенные ему согласно грейду.

Мы вынесли на главную страницу самые востребованные функции: запрос копии трудовой книжки, справки с места работы, а также график отпусков. У руководителей есть отдельный вход, где они видят список своих подчиненных и могут зайти на страничку каждого.

Мы не стали перегружать кабинет всеми кадровыми ЛНА, а оставили только те, с которыми сотрудник знакомится при приеме на работу, чтобы у него была возможность к ним вернуться.

Интересный раздел – «Мои задачи». В него подтягиваются все задачи из документооборота, и работать с ними здесь удобнее, чем в самой системе 1С.

Как мы внедряли?

Мы начинали с малого: красивая персональная страничка, доступ к библиотеке ЛНА, базовые заявки (справки, трудовая). Мы постепенно «достраивали велосипед из самоката».

Затем подключили годовой цикл жизни сотрудника – постановку целей (КПЭ) и оценку (т.н. «оценка-рекорд» – самооценка, где работник оценивает себя, потом его оценивает руководитель и дает рекомендации либо по пересмотру заработной платы, либо по включению в кадровый резерв). Следующим этапом стали электронные согласования по отпускам – самое частое действие для любого сотрудника.

После этого мы решили, что пора использовать инструмент по-настоящему серьезно, и начали внедрять полноценный КЭДО прямо в Личный кабинет.

Наш путь к КЭДО

Наш путь к КЭДО начался с фундаментальной работы: мы составили полный список всех кадровых процессов и скрупулезно описали их по шагам, чтобы была понятна механика каждой операции.

Затем мы приступили к разработке локальных нормативных актов и целого пакета документов, необходимых для перехода на КЭДО. Здесь нам неоценимую помощь оказали юристы. Мы пересмотрели все правила внутреннего трудового распорядка, с особым вниманием подойдя к разделам, регулирующим труд дистанционных и гибридных работников, что для нашей компании с преимущественно удаленным форматом работы было особенно актуально.

Параллельно мы проработали вопрос выпуска УНЭП – усиленной неквалифицированной электронной подписи. Мы приняли стратегическое решение использовать именно УНЭП для подписания кадровых документов, так как следующим нашим шагом был запланирован цифровой прием на работу с подписанием трудовых договоров и допсоглашений. Мы хотели с самого начала приучить сотрудников к этому инструменту.

Для пилотного внедрения были выбраны несколько наиболее востребованных процессов: оформление всех видов отпусков, внесение изменений в персональные данные и привлечение сотрудников к работе в выходные дни.

Вместе с IT-специалистами мы настроили маршруты согласования, загрузили шаблоны документов и провели тестирование на фокус-группе. Этот этап оказался крайне полезным: обратная связь от коллег помогла нам улучшить не только сами процессы, но и интерфейс, сделав его более интуитивно понятным.

Следующим шагом стала практическая отработка: мы собрали согласия сотрудников и выпустили им УНЭПы. Поскольку у нас нет своего удостоверяющего центра, мы заключили договор со сторонним поставщиком. Мы сознательно выбрали выпуск подписей на флеш-накопителях, а не в облаке, чтобы у людей возникло физическое ощущение своей подписи, что, как мы надеялись, снизит их настороженность. Чтобы развеять страхи и сомнения, мы провели два вебинара – один в более развлекательном формате, где подробно объяснили, что такое УНЭП, как ею пользоваться и что говорит законодательство.

Финальным этапом стало внедрение оставшихся процессов. Интересно, что в ходе этой работы мы смогли многие из них упростить. Например, мы полностью отказались от приказа на материальную помощь, так как все регулируется локальным нормативным актом, а бухгалтерии был не нужен лишний документ. Также мы перестали знакомить сотрудников с приказом на отпуск: достаточно подписанного уведомления о начале отпуска по графику.

Сложности и их решения

При внедрении подобных систем компании могут столкнуться с рядом типичных сложностей.

Ключевая проблема – низкая вовлеченность команды внедрения, в которую, как правило, входят представители разных департаментов: юристы, IT-специалисты, сотрудники службы безопасности и кадровики. У всех участников и так много текущих обязанностей, а масштабный проект становится для них дополнительной нагрузкой, что может вызывать сопротивление.

Для преодоления этого рекомендую использовать административные меры, например, издать приказ, закрепляющий состав участников, а цели по проекту включить в их KPI, поскольку лучшая мотивация – это материальное поощрение по итогам года.

Другая трудность – человеческое сопротивление новому. Ирония в том, что самые ярые сомнения выражали не сотрудники предпенсионного возраста, которые дали согласие без лишних слов, а коллеги 30-35 лет, которые приходили и долго рассказывали о непонятных им УНЭПах и своих страхах. В такой ситуации оставалось только терпеливо выслушать, еще раз все объяснить и поддержать. Дополнительно мы размещали поясняющие плакаты в столовых, прямо у кофемашин, чтобы донести преимущества системы.

Многие привыкли к бумаге и считали этот формат более удобным. Были и случаи, когда сотрудники, дав предварительное согласие, в последний момент отказывались подписывать документы в электронном виде. Мы завели специальный реестр таких «отказников-староверов» и планируем вести с ними индивидуальную работу.

Отдельный вызов связан с выпуском УНЭП через портал Госуслуг. Мы анонсировали этот способ как основной, так как он бесплатный, но столкнулись с опасениями людей быть внесенными в «реестр повесток». Некоторых коллег это пугало. После разговоров и разъяснений мы нашли решение: предложили альтернативу – очное подтверждение личности, что сняло напряжение и позволило сотрудникам успокоиться и подписать соглашения.

Электронный архив и взаимодействие с рабочими

В процессе внедрения у коллег возникали вопросы по работе архива и по тому, как мы будем масштабировать проект на рабочий персонал.

Что касается архива, то оперативное хранение осуществляется в системе 1С:Документооборот. После согласования заявления данные передаются в 1C:ЗУП, где кадровик видит уже готовый к проведению приказ. Документ в архиве хранится пакетом вместе с печатной формой и контейнером электронной подписи, а доступ ограничен согласно ролевой модели. При закрытии дела документ автоматически попадает в архив длительного хранения, сформированный согласно номенклатуре дел предприятия.

Что же касается рабочих, которые составляют 80% нашего персонала и не имеют личных ПК, то здесь нашим решением стали инфокиоски. Пока они будут расположены у кадровиков, а в будущем мы планируем переместить их прямо в цеха к мастерам. Доступ будет осуществляться по одноразовым SMS-паролям. Разработка мобильного приложения ведется, но пока это проект на будущее.

Естественно, нас часто спрашивали о нашем выборе в пользу USB-флеш-накопителей для УНЭП вместо облачных решений. Этот вопрос был особенно актуален с учетом нашей численности и планов по подключению рабочих. Мы объясняли, что хотели дать людям физическое ощущение подписи – «вот она, в руках, не в облаке» – чтобы снизить первоначальный страх. С рабочими мы также планируем начинать с флешек, но уже прорабатываем вопрос с «Госключом» как более защищенной альтернативой, учитывая риск потери носителя.

Внедрение КЭДО – это сложный, но очень важный путь, который позволяет не только оцифровывать процессы, но и серьезно их оптимизировать, делая работу компании эффективнее, а жизнь сотрудников – проще.

Анна Никитова, руководитель проектов по HR-автоматизации в ЮМАТЕКС, УК Дивизиона «Росатом Композитные технологии»