Дмитрий Гаврилюк, МОЭК: Переход МОЭК от бумаги к цифре: миссия, объём проекта и этапы внедрения

Объём и сложность проекта цифровизации

Проект по цифровизации процессов в МОЭК под названием «Переход от бумаги в цифру» был инициирован в конце 2023 года. На тот момент было ясно, что объём документации и процессов, обслуживаемых в бумажном виде, достиг критической массы.

На 2023 год количество действующих общехозяйственных договоров составляло более 21 тысячи, из которых:

• есть госконтракты;
• договоры по 223-ФЗ;
• доходные и расходные договоры;
• множество допсоглашений (свыше 10 тысяч ежегодно);
• и более 182 тысяч первичных документов в год (акты, счета-фактуры, ТОРГ-12 и т.д.).

Это ежегодное увеличение объема требовало переосмысления подходов и срочной цифровизации всех бизнес-процессов, а большое разнообразие документов (так называемый «винегрет») – их типизации, стандартизации шаблонов, с которой мы и начали.

Проблематика бумажного документооборота

Работа с бумажными договорами и первичной документацией требует больших временных, финансовых и трудовых затрат: прошивка, парафирование страниц, поиск печатей, физическое согласование изменений, расход бумаги и износ оргтехники, разъезды персонала в рабочее время с транспортом документов, утеря и порча документов. В условиях такой нагрузки системы начинают тормозить, бизнес-процессы теряют в эффективности, база «забивается» устаревшими или неактуальными документами, регламентные сроки могут не выдерживаться.

Стратегические цели и этапы внедрения ЭДО

МОЭК поставил перед собой амбициозную цель: перейти на 90% электронного документооборота к декабрю 2024 года, при достижении 50% уже в июле 2024 года (а стартовали мы всего с 1-5% по Договорам/ДС и первички в ЭДО).

Для этого проект был разделён на два ключевых направления:

• расходные сделки (закупки и 223-ФЗ);
• доходные сделки (работа с контрагентами, поставка услуг и т.д.).

Также был разработан гибкий механизм внедрения соглашений об ЭДО, как в рамках договоров, так и отдельно – для покрытия любых будущих контрактных отношений.

Одним из факторов успеха стало то, что мы не «делегировали» полностью проект на ИТ-службу (как в большинстве компаний в РФ в рамках обмена опытом), а сами стали амбассадорами изменений, получив полную поддержку и личный вклад от Генерального директора ПАО «МОЭК» по ходу реализации проекта. Мы понимали, что пока на старте не отрегулируем методологически все вопросы, не покажем всем подразделениям существующие возможности в правовом поле, в котором можно и нужно двигаться, дело не пойдет. А дальше пошла настоящая командная работа с нами – ИТ, центральная бухгалтерия, пресс-служба, аппарат управления, филиалы, внесли неоценимый вклад в успех проекта и осознавая при этом, что достижение поставленной амбициозной цели существенно «разгрузит» и «упорядочит» договорную работу подчиненных подразделений, да и компании в целом.

Расходные сделки: как обойти ограничения

Работа с договорами по 223-ФЗ осложнена юридическими нюансами. Например, договоры с субъектами малого и среднего предпринимательства (СМСП) должны быть заключены в электронной форме. При заключении бумажного договора с такими организациями он признаётся недействительным. А вот дальнейшее исполнение договора (допсоглашения, первичка, претензионно-исковая работа, переписка) как будет осуществляться? Согласно условиям договора – а в них ни слова про электронный вид. Получается, на входе в процесс (закупочная процедура) – не решается дальнейший вид взаимоотношений сторон, и большинство вынуждено переходить на ЭДО путем подписания или Дополнительных соглашений, или без него – в рамках сложившегося «обычая» между сторонами по другим договорам, с риском не урегулированности условий такого перехода.

МОЭК решил эту проблему с помощью вариативных условий в заявке участника закупки, где предлагается выбрать:

• третейскую оговорку;
• согласие на электронный документооборот (ЭДО);
• иные условия исполнения договора.

Важно, что ЭДО не навязывается, а оформляется как добровольное волеизъявление участника закупки (при наличии у него также технической возможности), что исключает нарушения закона и претензии со стороны контролирующих органов.

Доходные сделки и внедрение МЧД

Работа с доходными договорами включала внедрение машиночитаемой доверенности (МЧД) уже
 с 1 января 2024 года, а не с 1 сентября (как большинство хозяйствующих субъектов). Это дало МОЭК преимущество: компания начала использовать МЧД раньше, чем большинство других участников рынка.

Были выявлены проблемы:

• отсутствие постоянной интеграции с ФНС многих обособленных Операторов ИС;
• ограничения по длине и содержанию передоверий;
• юридические сложности с ограничением полномочий лиц, подписывающих МЧД.

Тем не менее, большинство проблем удалось решить локально: через регламенты, внутренние положения и работу с персоналом, рабочие контакты с Операторами ЭДО и разработчиками в ФНС.

Работа с соглашениями об ЭДО и стандартизация

Одним из ключевых этапов стала «идея дополнительного покрытия ЭДО», а именно – организация кампании по заключению единых соглашений об ЭДО (с одним контрагентом по всем его договорам), которые подписываются независимо от наличия текущих договоров. Это позволяет «покрыть» все возможные типы договорных отношений заранее.

На август 2025 года 986 контрагентов уже подписали такие соглашения, что составляет покрытие порядка 12-13 тысяч из 21 тысячи ежегодных договоров.

Технологическая база и поддержка

Для эффективного внедрения проекта МОЭК использовал:

• доработки в собственной КИС;
• взаимодействие с ДИТ и порталом поставщиков города Москвы;
• использование нескольких площадок: ЭТП ГПБ для закупок и СБИС для документооборота;
• внутренние ресурсы: тренинги, методические материалы, массовые рассылки, техподдержку.

Обучение, сопротивление и культурные барьеры

Среди сотрудников – 14 тысяч человек всех возрастных категорий. Процесс сопровождался естественным сопротивлением нововведениям по отдельным из них.

Для мотивации и обучения персонала МОЭК проводил:

• внутриорганизационные викторины;
• рассылки с практическими инструкциями;
• ежемесячные тренинги;
• постоянную обратную связь.

Итоги и достигнутые результаты

На 1 июля 2024 года уровень перехода на ЭДО по договорам составлял около 38%. По первичной документации – почти 91% (в январе-феврале). Доля единых соглашений об ЭДО покрывает более 60% объема договоров.

К концу 2024 года целевые 90% остаются амбициозными, но МОЭК продолжает планомерно продвигаться к их достижению.

Проведённый тайминг работы куратора показал следующее:

• оформление договора в ЭДО ускоряется в 16 раз;
• допсоглашений – в 15 раз;
• первичных документов – в 7 раз;
• отпадает необходимость в прошивке, парафировании, переносе печатей и прочих «бумажных» операциях.

Кроме того, в электронном виде невозможно «задним числом» поставить дату – это дисциплинирует сотрудников и делает документооборот прозрачным и контролируемым.

Дмитрий Гаврилюк, начальник отдела договорной работы правового управления, МОЭК