Отчет о Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»

Первая секция «Нормативное регулирование кадрового ЭДО: актуальные изменения и практика» началась с доклада Романа Клина, руководителя проекта «Госключ», Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, «Использование и дальнейшее развитие «Госключа» в кадровом ЭДО». Спикер рассказал о нормативном регулировании электронных подписей, сравнил их виды и описал выгоды Госключа. Также Роман предоставил инструкции по выпуску усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), усиленной квалифицированной электронной подписи физического лица (УКЭП ФЛ) и УКЭП юридического лица и индивидуального предпринимателя, а также Федерального Казначейства.

Цифровое трудоустройство в Х5 Group, внедрение КЭДО и интеграцию с Госуслугами рассмотрел Сергей Никитин, владелец продукта, X5 Group. Он рассказал про:

Сергей описал взаимодействие с кандидатом, заполнение его анкеты и заявки на прием, а также оформление. Спикер завершил презентацию подведением итогов внедрения, указав, что получилось хорошо, а что могло бы быть лучше.

Завершилась секция выступлением Анны Истомовой, руководителя направления департамента HRM-технологий и аналитики, «Ростелеком», про кадровый ЭДО и управление ожиданиями пользователя.

Спикер рассмотрела:

• Архитектуру решения: реализацию интеграции с Госуслугами
• Вызовы на этапе внедрения и перехода на КЭДО: решение проблемы, пересмотр подхода к процессу
• Почему автоматизация – это хорошо, но человек важнее
• Дальнейшие шаги по развитию продукта

Анна отметила такие эффекты текущего года:

• 64% кандидатов было трудоустроено с использованием ЭЦП
• 72% сотрудников перешли на КЭДО
• 209 777 подписано документов с кандидатами и сотрудниками в КЭДО (IQHR)

В рамках второй секции «Инновации в кадровом ЭДО» выступила Юлия Горская, руководитель направления по работе с Арабской Республикой Египет Центра обслуживания по управлению персоналом, «Гринатом», с докладом «Роботы в HR: оптимизация процессов и снижение риска ошибок за счет контрольных процедур». Юлия описала инструменты повышения эффективности ОЦО.

В 2020-2025:

Кроме того, спикер рассмотрела контрольные процедуры в процессах и функционале HR и задачи до 2030 года.

В 2026-2030:

Третья секция «Организация функциональной системы кадрового ЭДО» началась с выступления Оксаны Леонтьевой, руководителя направления по автоматизации бизнес-процессов, ГК «Детский мир». Она ответила на вопрос «Как КЭДО помогает выстраивать эффективную экосистему для всего бизнеса?», а также рассмотрела следующие вопросы:

Спикер перечислила эффекты от проекта КЭДО в ГК «Детский мир»:

Синхронизацию кадрового ЭДО с ИТ-системами компании и интеграцию в бизнес-процессы описала Вероника Кибирева, исполнительный директор, ОЦО ГК «Агропромкомплектация». Она рассмотрела принципы выбора MDM-системы, а также поделилась опытом интеграции приложений через ESB, выбора приложений экосистемы и их настройки и перезагрузки бизнес-процессов после внедрения КЭДО. Так, после перехода на электронный документооборот произошел пересмотр локальных нормативных актов и отказ от архивации оригиналов, в систему интегрировали маршрутизацию и дополнительные согласования.

Как с помощью данных электронного документооборота и HR-аналитики повысить эффективность кадровых бизнес-процессов? На этот вопрос ответила Анна Кочеткова, начальник управления по работе с персоналом, Универсальный Экспедитор, Группа ППК. Она поделилась опытом оптимизации кадровых бизнес-процессов, ответив на вопрос «Что оптимизируем, а на чем экономим?». Анна описала предпосылки внедрения КЭДО и автоматизации HR-аналитики, а также подготовку к автоматизации, отметив: «Автоматизировать хаос – значит умножить проблемы. Сначала оптимизация – потом технологии». Спикер подробно рассмотрела Личный кабинет в КЭДО, результаты внедрения и трудности.

Завершилась секция КРУГЛЫМ СТОЛОМ: Как обеспечить долговременное хранение кадровых электронных документов. Среди спикеров: Валентин Островский, доцент, Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации (модератор); Анна Никитова, руководитель проектов по HR-автоматизации, ЮМАТЕКС, УК Дивизиона «Росатом Композитные технологии»; Константин Пензин, руководитель ИТ-проектов, ГК «Силовые машины»; Анна Истомова, руководитель направления департамента HRM-технологий и аналитики, «Ростелеком»; Наталья Атрощенко, руководитель управления кадрового администрирования и охраны труда, «Почта Банк». Они ответили на следующие вопросы:

Четвертая секция «Способы оптимизации кадрового ЭДО в компании» началась с онлайн-доклада Натальи Грицкевич, руководителя проекта, Объединенная компания «РУСАЛ», «Повышение эффективности бизнес-процесса “Планирование графика отпусков” с помощью КЭДО». Наталья ответила на следующие вопросы:

Спикер сравнила традиционный процесс и автоматизированный в КЭДО, рассказав, как было и как стало для сотрудника, руководителя, ОЦО HR, HR BP. А также эксперт описала роли участников процесса планирования графика отпусков и выделила следующие эффекты от внедрения:

Про внутреннюю поддержку кадрового ЭДО, кросс-функциональную работу с HR, ИТ и юристами рассказала Дарья Музанкова, менеджер по цифровизации HR, «ЛЕНТА». Успешное внедрение кадрового ЭДО требует комплексного подхода: стратегия, оптимизация, обучение и постоянное развитие системы. Спикер рассказала о ключевых аспектах кросс-функциональной работы с HR, ИТ и юристами, а также рассмотрела прозрачную коммуникацию отделов как инструмент создания синергетического эффекта. Дарья показала дорожную карту развития КЭДО и ответила на вопрос «Как наладить кросс-функциональную работу с HR, ИТ и юристами?».

Анна Никитова, руководитель проектов по HR-автоматизации, ЮМАТЕКС, УК Дивизиона «РосатомКомпозитные технологии», рассмотрела основные этапы подготовки и внедрения личного кабинета сотрудника в систему кадрового ЭДО. Анна описала функции и этапы внедрения личного кабинета как инструмента единого окна для взаимодействия с HR-подразделением. Также спикер рассказала о предпосылках к переходу на КЭДО – интеграции с дочерними предприятиями. Кроме того, Анна поделилась опытом подключения процессов по КЭДО (шаги, сложности, сопротивление, вопросы длительного хранения документов) и внедрения информационных киосков. Эксперт выделила следующие решения сложностей:

В завершение конференции Дмитрий Сергеев, ведущий аналитик департамента внедрения и развития корпоративных систем, «АВИТО ТЕХ», выступил с докладом на тему «Автоматизация командировок: как упростить организацию и учет командировочных расходов с помощью КЭДО». В своем выступлении спикер раскрыл следующие тезисы:

• От бумажного хаоса к «единому окну»
• Как комплексная автоматизация процессов позволила избежать увеличения штата
• Ускорение процесса «от заявки до закрытия»
• Внедрение проекта – не точка, а старт для постоянного развития системы

Дмитрий перечислил выгоды КЭДО для сотрудника, руководителя/согласующего, бухгалтерии/кадров и описал экономический эффект:

• сокращение трудозатрат;
• снижение стоимости бронирований;
• устранение потерь от неутвержденных поездок;
• снижение количества ошибок.