Ольга Яновская, МОЭК: От бумаги к цифре: как аудит помогает оптимизировать документооборот

Ольга Яновская, начальник отдела управления качеством, МОЭК, и спикер Четырнадцатой конференции «Внутренний контроль и внутренний аудит как инструменты повышения эффективности бизнеса», рассказала CFO Russia, как внутренний аудит позволил сократить бумажный документооборот и оптимизировать базу нормативной документации в компании.

Как внутренний аудит позволяет сократить бумажный документооборот в компании?

В компании уже несколько лет ведется масштабная работа по переходу от бумаги к цифре: в первую очередь был реализован проект по переходу к электронному документообороту основных документов компании (организационно-распорядительная документация, служебные записки, исходящие письма и прочее), затем осуществлен процесс перехода на электронный документооборот общехозяйственных договоров и документов по их исполнению, дополнительно разрабатываются различные цифровые сервисы для взаимодействия с потребителем. После «оцифровки» основных процессов был зафиксирован значительный эффект по уменьшению трудозатрат персонала и сокращению использования бумаги.

Одним из основных инструментов выявления возможностей для улучшения деятельности в компании является внутренний аудит системы менеджмента качества (СМК) – ежегодно проводится проверка всех бизнес-процессов в рамках исполнения годовой программы проведения внутренних аудитов.

Внутренний аудит СМК способствует сокращению бумажного документооборота благодаря нескольким ключевым аспектам:

1. Оптимизация бизнес-процессов: при проверке аудиторы выявляют неэффективные процессы и избыточные операции внутри компании, что помогает оптимизировать деятельность таким образом, чтобы минимизировать количество документов, необходимых для каждого процесса. Например, устранение дублирующих операций снижает потребность в оформлении большого количества бумаг.
2. Стандартизация документов: в ходе аудиторских проверок выявляются ситуации, когда оформление одних и тех же документов осуществляется разными способами, что усложняет работу и увеличивает объём бумажной документации. Внутренний аудит помогает разработать стандартные формы документов и регламентирует порядок их заполнения, что значительно упрощает процесс оформления и уменьшает количество ошибок.
3. Уменьшение промежуточных этапов согласования: многие этапы согласований выполняются вручную, требуют подписания множества копий и перемещений документов между работниками и отделами. Внутренний аудит находит возможности исключить ненужные уровни, предложить электронные каналы связи, что существенно ускоряет движение документов и минимизирует необходимость печати оригиналов.

Именно во время одной из плановых проверок аудиторы заметили большое количество бумажных документов в некоторых подразделениях: оказалось, что в одном из внутренних процессов документы формально электронные, но на практике изначально они распечатываются, подписываются вручную и отправляются по электронной почте. Далее, конечно, используются документы в электронном виде, но, по сути, процесс изначально бумажный, «оцифрованный» на последнем этапе.

Внутренний аудит системы менеджмента качества помогает посмотреть на привычные процессы с другой стороны, и оценить, насколько они соответствуют целям цифровизации, а также сформулировать рекомендации по сокращению трудозатрат персонала и оптимизации рутинных операций.

Как внутренний аудит помог улучшить систему управления нормативной документацией?

Несмотря на то, что в компании давно выстроена четкая система работы с нормативной базой, внутренний аудит системы менеджмента качества помог выявить дополнительные возможности для улучшений. В частности, в ходе проверок были обнаружили незначительные расхождения в интерпретации требований между подразделениями, которые могли создавать локальные нестыковки в процессах.

Чтобы системно подойти к решению вопроса, была инициирована проверка нормативной документации на уровне всех функциональных направлений: через руководителей была поставлена задача по пересмотру и анализу внутренних документов с целью выявления участков работы, где цифровые решения используются не в полной мере. Эта работа позволит еще больше сократить бумажный документооборот и урегулировать согласованность между подразделениями.

В последующем мы планируем отслеживать выполнение этого поручения в рамках исполнения годовой программы проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества. Это позволит не только контролировать процесс изменений, но и своевременно корректировать подход в случае выявления новых барьеров или отклонений.

Какими результатами от сокращения бумажного документооборота благодаря инструментам внутреннего аудита вы могли бы поделиться на сегодняшний день?

Основной результат, который мы уже можем отметить, – это значительное снижение временных затрат и уменьшение цикла обработки документов (включая согласование и утверждение) до нескольких дней. Хотя точных количественных показателей пока нет, качественные изменения ощутимы – это стало возможным благодаря устранению избыточных бумажных процедур. В результате работники получают возможности перераспределения временного ресурса на решение других задач.

Данный пример подтверждает, что инструменты внутреннего аудита системы менеджмента качества помогают выявлять неявные возможности повышения операционной эффективности, которые впоследствии улучшают деятельность компании.

Задать свои вопросы Ольге и узнать больше об опыте МОЭК вы сможете на Четырнадцатой конференции «Внутренний контроль и внутренний аудит как инструменты повышения эффективности бизнеса», которая состоится 8 августа 2025 года.

Елизавета Гета