Константин Пензин, ГК «Силовые машины»: «Основная сложность долговременного хранения электронных документов – люди»

Константин Пензин, руководитель ИТ-проектов, ГК «Силовые машины», и спикер Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказал CFO Russia, как обеспечить безопасное хранение кадровых электронных документов.

Что необходимо помнить, организовывая хранение кадровых электронных документов в соответствии с техническими требованиями и законодательством?

Для больших компаний с богатой историей, как наша, важно обеспечить сохранность документов, так как кроме архивной ценности они впоследствии могут представлять историческую ценность. Для реализации такого подхода мы строго придерживаемся требований Росархива, который выступает законодателем. Однако эти требования не всегда поспевают за развитием информационных систем и ЭДО, что создает пробелы, которые приходится восполнять своими внутренними регламентами при тесном взаимодействии с Росархивом. Только так можно обеспечить нормативную базу по работе с документами. С точки зрения техники реализации особых проблем нет – сохранность обеспечивается аналогично остальным электронным документам.

Как обеспечить безопасное хранение кадровых электронных документов?

Для этого у нас в команду проекта входят представители управления по информационной безопасности. В контакте с коллегами мы определяем ролевую модель доступа к документам, содержащим персональные данные. Так же вместе с ними следим за соответствием системы КЭДО требованиям ФСТЭК.

В чем основная сложность обеспечения долговременного хранения электронных документов?

На мой взгляд, основная сложность – это люди. Текучка сотрудников на протяжении десятилетий, в течение которых требуется сохранять документы, огромная. Важно сохранить преемственность знаний. Все остальное – дело техники. 

Задать свои вопросы Константину и узнать больше об опыте ГК «Силовые машины» вы сможете на Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 20 августа 2025 года.

Елизавета Гета