Яна Миллер, NOYTECH Supply Chain Solutions: Контрагент под контролем: как выстроить проверку с учетом реальных бизнес-рисков

Справка о компании: NOYTECH Supply Chain Solutions – международная логистическая компания, представлена 26 офисами и складами в 8 странах мира: Россия, ОАЭ, Саудовская Аравия, Китай, Беларусь, Казахстан, Узбекистан и Азербайджан.

Для чего необходима процедура проверки контрагентов?

Как специалист по антикризисному управлению, я особенно внимательно отношусь к потенциально рискованным аспектам бизнеса. Проверка контрагентов стала для меня одним из таких направлений, требующим детального анализа и разработки четких процедур.

Основная цель проверки контрагентов заключается в комплексной защите бизнеса. Мы создаем надежный щит для компании и ее руководства от различных угроз. Важно понимать, что спектр рисков гораздо шире, чем может показаться на первый взгляд.

Среди ключевых рисков, которые мы учитываем: налоговые риски (они являются лишь частью общей картины), юридические риски, связанные с взаимодействием с партнерами, финансовые риски, включая вероятность неплатежей, а также санкционные риски, в том числе персональные ограничения в отношении компании.

Наша задача – обеспечить стабильную работу бизнеса и минимизировать возможные угрозы. Эффективная проверка контрагентов позволяет руководству сосредоточиться на развитии компании, не беспокоясь о потенциальных проблемах с партнерами. В конечном итоге, все наши усилия направлены на создание безопасной среды для успешного ведения бизнеса.

Что нового у нас появилось в процедуре проверки контрагентов?

Стандартный набор действий включал проверку наличия устава, сведений о генеральном директоре и, в редких случаях, его паспортных данных. При этом сбор персональных данных требовал соблюдения сложной процедуры конфиденциальности, на что многие компании не были готовы.

Существующий подход потребовал пересмотра: наличие устава или паспортных данных руководителя не всегда является показательным фактором надежности контрагента. Гораздо важнее обращать внимание на платежные условия сотрудничества. Если вы до сих пор запрашиваете уставы, пора прекратить. Вместо этого нужно анализировать математику: данные по уплате налогов, количество сотрудников, машин, особенно если речь идет об экспедиторах или временном персонале.

Сегодня мы фокусируемся на следующих ключевых аспектах. Во-первых, система предоплаты с ненадежным контрагентом минимизирует риски для компании, так как в случае его проблем финансовые потери будут минимальными. А система постоплаты требует более тщательного анализа финансового состояния партнера, включая проверку на признаки потенциального банкротства.

Во-вторых, современные технологии предоставляют широкий спектр инструментов для оценки финансового положения контрагентов. Использование специализированных сервисов позволяет получить актуальную информацию о платежеспособности и надежности потенциальных партнеров, что значительно повышает эффективность процесса проверки.

Такой подход позволяет сфокусироваться на действительно важных показателях надежности контрагента, минимизируя формальные процедуры, не влияющие на реальную безопасность бизнеса.

Отмечу также, что наша компания активно использует систему Е-DOC для документооборота: это особенно важно в контексте международных операций и взаимодействия с налоговыми органами.

В чем заключается ответственность бизнеса при проверке контрагентов?

Наша основная цель заключалась в переносе ответственности за проверку контрагентов с отдела комплаенс на инициаторов сделок в бизнесе. Вместо того, чтобы выявлять нарушения уже после их совершения, хотелось, чтобы инициаторы сделок самостоятельно анализировали риски, связанные с контрагентами.

Речь идет о том, чтобы они обращали внимание не только на формальные признаки, но и на более глубокие аспекты, такие как соответствие налоговых отчислений заявленной численности персонала, наличие проблем у контрагента на рынке и другие важные факторы. Если инициаторы будут тщательно проводить такую проверку, то все последующие этапы – проверка юристами, комплаенсом – станут вторичными. Тщательная предварительная проверка позволит обезопасить себя от большинства рисков.

Например, в логистике, как и во многих других отраслях, основные налоговые риски связаны с экспедиторами и компаниями, предоставляющими персонал (аутстаффинг). Пройти тематическую налоговую проверку с такими контрагентами крайне сложно.

Налоговые органы обращают внимание на несоответствия. Например, если аутсорсинговая компания с миллиардным оборотом имеет в штате всего 20 человек и платит минимальные налоги, то проверка не будет пройдена, независимо от количества предоставленных документов. Все стандартные процедуры, такие как видеофиксация и проверки службой безопасности, не помогут, если у компании-контрагента нет достаточных ресурсов для оказания заявленных услуг. Это также относится и к экспедиторам, услугами которых рано или поздно пользуется каждая компания.

Особую опасность с точки зрения налоговых и финансовых рисков представляет так называемая «необоснованная налоговая выгода». Для нашей компании этот риск усугубляется тем, что часть услуг проходит через тендеры, что влечет за собой дополнительные процедуры. Казалось бы, одна процедура, но она затрагивает множество аспектов: от KPI и должностных инструкций до ответственности, которая ложится на плечи бизнеса.

Проверка клиента

Мы работаем не с формальными документами, а со смыслами. И при проверке клиента мы рассматриваем ситуацию с двух позиций. Во-первых, мы представляем себя на месте налоговой, которая может потребовать обоснование выбора контрагента: где нашли, сайт, контакты, история знакомства и сотрудничества. Это важно, поскольку клиент потенциально может стать нашим поставщиком. Во-вторых, мы оцениваем риски, связанные с клиентом: возможные неплатежи, претензии, особенности его бизнес-модели.

Казалось бы, какие риски могут быть от клиента? Но, например, существует распространенная практика, когда некоторые клиенты используют тендеры для привлечения исполнителей на выгодных условиях, зная, что впоследствии будут предъявлять им претензии (его финансовая бизнес-модель устроена именно таким образом). Если исполнитель хочет продолжить сотрудничество, он вынужден эти претензии удовлетворять. Компании, осведомленные о такой схеме, учитывают эти потенциальные издержки при расчете стоимости участия в тендере.

У нас разработаны различные сценарии проверки, в зависимости от типа клиента: поставщики (прямые и другие), аутсорсинг, временный персонал, экспедиторы, перевозчики и нерезиденты. Проверка нерезидентов – особая задача, поскольку она требует дополнительных усилий. Например, ранее мы заказывали выписки по иностранным компаниям (что обходилось недешево), сейчас у «СПАРК» есть похожий сервис, но он не всегда дает полную картину. Недавний случай показал, что даже после проверки компании могут возникнуть проблемы, и предоплата может быть потеряна.

Проверка поставщика

В этой области мы определили для себя приемлемый уровень финансовых потерь, учитывая затраты на чрезмерную детализацию и контроль. Тщательная проверка каждого контрагента может быть дорогостоящей и не всегда оправдывает себя. Поэтому важен баланс между ценой и ценностью принимаемых решений.

Мы установили лимит в 10 миллионов рублей. В отношении поставщиков, с которыми планируемый оборот не превышает этой суммы, руководитель бизнес-юнита может принимать решения самостоятельно, если не обнаружены «красные флаги». Потеря НДС с этой суммы, хоть и ощутима, считается допустимой.

Однако, важно помнить о кумулятивном эффекте. Прежде чем делегировать принятие решений коллегам, необходимо убедиться в их компетентности, иначе риск финансовых потерь значительно возрастает. Множество мелких потерь или намеренные действия заинтересованных лиц могут привести к серьезным убыткам.

Например, в нашей компании процесс согласования контрагентов занимает много времени из-за многоступенчатой проверки. Мы выстраиваем процессы на основании четких инструкций и регламентов. Если «красные флаги» отсутствуют, то решение принимает компетентный специалист, например, СEO, и компания берет на себя ответственность за оценку рисков. Важно, чтобы в спорных ситуациях всегда был нейтральный арбитр, способный выслушать обе стороны и принять взвешенное решение. Это облегчает дальнейшее взаимодействие и минимизирует возможные конфликты.

Внедрение системы проверки поставщиков и определение требований к ним – важная задача, которая не должна ложиться исключительно на плечи руководства. Несмотря на наличие платных ресурсов для углубленной проверки, необходимо обеспечить возможность предварительной оценки рисков для всех заинтересованных лиц, даже без доступа к специализированным базам данных. Простой и доступный инструмент для первичной оценки позволит сотрудникам самостоятельно определять, стоит ли работать с конкретным поставщиком и какой тип договора будет наиболее подходящим.

Такой подход позволит разгрузить руководство, которое часто становится последней инстанцией в принятии решений. Важно научить сотрудников на начальных этапах выявлять потенциальные риски, чтобы избежать ошибочных действий, которые потом придется исправлять. Превентивные меры и обучение сотрудников принципам проверки поставщиков значительно упрощают административные процессы.

Ключевым фактором успеха является понимание сотрудниками целей и задач проверки. Если люди не понимают, зачем это нужно, они будут сопротивляться, считая это излишней бюрократией. Необходимо объяснить ценность процесса, показать, как это влияет на качество работы и снижает риски для компании.

В зависимости от типа поставщика, требуемый пакет документов может различаться. Например, для поставщиков Trade (компании или частные лица, которые предоставляют товары или услуги другим компаниям, обычно для перепродажи или использования в производственном процессе) или Direct (поставщики, с которыми компания взаимодействует напрямую, без посредников, для получения необходимых товаров или услуг). Одним достаточно минимального пакета документов, подтверждающих их юридический адрес и наличие сотрудников, которые можно проверить в открытых источниках. Однако, для поставщиков временного персонала или экспедиторов может потребоваться штатное расписание, чтобы убедиться в их физической возможности предоставить необходимое количество сотрудников.

Проблемы аутсорсинговых компаний

Особенно важно обращать внимание на компании, предоставляющие временный персонал. Если компании требуется 100 человек в смену, а в штате поставщика всего 5 человек, это вызывает серьезные сомнения в его способности выполнить обязательства, даже при наличии справок о намерении нанять работников. Отсутствие достаточного количества штатных сотрудников напрямую влияет на качество предоставляемых услуг, поскольку необученный персонал, постоянно меняющийся, не может обеспечить высокую производительность.

Поэтому многие аутсорсинговые компании закрепляют за собой определенных сотрудников или даже переходят к прямым трудовым отношениям, чтобы обеспечить стабильность и качество работы.

Налоговые органы сейчас уделяют повышенное внимание оформлению временного персонала, рассматривая договоры ГПХ как способ уклонения от полноценных трудовых отношений. Недавние проверки крупных компаний, таких как Ozon, Яндекс и Wildberries, выявили множество неоформленных сотрудников, работающих по договорам ГПХ. Эти проверки, ставшие возможными после окончания моратория, охватывают, в частности, пункты выдачи заказов (ПВЗ).

Важно отметить, что налоговые органы уже давно высказывают обеспокоенность по поводу легализации аутсорсинговых компаний. Однако резкое ужесточение контроля может привести к негативным последствиям для экономики, в частности, к росту инфляции. Многие компании, чтобы снизить издержки, прибегают к оптимизации налогов, в том числе за счет использования временного персонала. Если все эти схемы разом выйдут из тени, это может спровоцировать скачок цен, усугубив и без того сложную ситуацию с ключевой ставкой. Поэтому налоговые органы планируют действовать постепенно, чтобы избежать резких экономических потрясений.

Сценарии проверок поставщиков Direct

Помимо идеологической стороны согласования, важную роль играет правильность внесения данных в системы. Необходимо привлекать технических специалистов, которые будут проверять корректность написания наименований юридических лиц (например, отсутствие лишних знаков препинания). Это необходимо для обеспечения точного поиска компаний в классификаторах.

Сценарии проверок поставщиков Trade

В зависимости от значимости контрагента варьируется количество лиц, утверждающих сделку. При обнаружении «красных флагов» к процессу подключается дополнительный эксперт.

Что может быть «красным флагом»? Несоответствие результатов проверки по чек-листу. Например, поставщик кажется привлекательным, но проверка выявила проблемные моменты, ставя под сомнение целесообразность сотрудничества. Также «красным флагом» может быть несоответствие условий оплаты принятой в компании бизнес-модели. В условиях, когда компании стремятся к сокращению оборотного капитала и уменьшению сроков, длительные отсрочки платежей могут сигнализировать о потенциальных рисках. Критичный срок отсрочки определяется спецификой каждой бизнес-модели.

В качестве заключения повторю: важно, чтобы проверка контрагента начиналась с предварительной оценки инициатором. Он должен провести базовую проверку и убедиться в общей надежности контрагента, а уже затем к процессу подключаются специалисты для более детального анализа.

Обязательным элементом является функция последующего контроля. Именно последующий контроль позволяет оценить эффективность работы на каждом этапе и выявить недостатки, которые могли быть упущены на начальной стадии.

Яна Миллер, финансовый директор, NOYTECH Supply Chain Solutions

Узнать больше об опыте использования автоматизированных систем для проверки контрагентов на благонадежность вы сможете на Третьей конференции «Управление налоговыми рисками», которая пройдет 16 сентября 2025 года.