28 февраля 2023 года
Онлайн
Алексей Покидов, «Северсталь-ЦЕС»: «Мы придерживаемся “золотой середины” и переводим в ЭДО кадровые документы, перевод которых несет минимальный риск»

Алексей Покидов, руководитель сервисного центра по обслуживанию персонала «Северсталь-ЦЕС» и спикер Конференции «Управление персоналом в ОЦО: организация работы после выхода из карантина», рассказал CFO Russia о кадровом ЭДО в его компании в период карантина.
Как давно в «Северсталь-ЦЕС» действует кадровый электронный документооборот? В какие этапы проходило его внедрение?
Кадровый электронный документооборот появился в «Северсталь-Центр Единого Сервиса» в 2011 году, когда в центре было сформировано подразделение по обслуживанию персонала. Создание ОЦО обычно является триггером для развития электронного документооборота. За основу взяли SAP ERP, и уже в нем реализовали полноценный ЭДО с личным кабинетом сотрудника и сервисами самообслуживания.
К периоду пандемии часть кадровых документов уже была переведена в электронный вид с подписанием простой электронной подписью, а именно: планирование отпусков, заявка на отпуска, заявка на командировку.
Какие документы за время карантина вы перевели в электронный вид? Сталкивались ли вы с какими-либо трудностями в этом процессе? Как удалось справиться со сложностями?
Основная проблема была в том, что сотрудники работали из дома и не могли приносить бумажные оригиналы документов, как того требует законодательство. За период пандемии мы перевели в электронный вид авансовый отчет, подтверждающие документы, перевод согласований и обходной лист.
Пандемия явилась катализатором для дальнейшего развития электронного документооборота: к сентябрю простой электронной подписью сотрудники уже смогут подписывать приказ на отпуск, компенсацию за отпуск и простой авансовый отчет.
Какие из документов вы потом возвратите в бумажный вид и почему?
Трудовое право пока не предусматривает перевод документов в электронный вид, и необходимо тщательно взвешивать все риски.
В компаниях используются различные практики в электронном документообороте. Есть компании, которые берут на себя риски и почти 100% кадровых документов переводят в электронный вид. Другие наоборот – стремятся полностью соответствовать букве закона и не переводят кадровые документы в электронный вид, пока это не разрешено законодательством.
В «Северстали» мы придерживаемся «золотой середины» и переводим в электронный вид кадровые документы, перевод которых несет минимальный риск.
Мы видим, как меняется законодательство, и надеемся, что практики компаний в электронном документообороте в дальнейшем будут подкреплены законодательной базой.
По завершении пандемии мы уже более детально подойдем к решению о том, что необходимо перевести в бумажный вид, а что останется в электронном.
Безусловно, мы учтем лучшие практики, которые использовали в этот сложный период.
Алиса Попова
Наши конференции:
- Девятая конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
- Вторая конференция «Логистика под санкциями: как найти новые каналы коммуникации и транспортировки товаров»
- Пятая конференция «Управление клиентским сервисом и лояльностью»
- Вебинар «Планируем цепочки поставок: от прогноза спроса до оптимизации»
- Шестая конференция «Управление клиентским сервисом и лояльностью»