Алексей Покидов, «Северсталь-ЦЕС»: «Мы придерживаемся “золотой середины” и переводим в ЭДО кадровые документы, перевод которых несет минимальный риск»

Алексей Покидов, руководитель сервисного центра по обслуживанию персонала «Северсталь-ЦЕС» и спикер Конференции «Управление персоналом в ОЦО: организация работы после выхода из карантина», рассказал CFO Russia о кадровом ЭДО в его компании в период карантина.

Как давно в «Северсталь-ЦЕС» действует кадровый электронный документооборот? В какие этапы проходило его внедрение?

Кадровый электронный документооборот появился в «Северсталь-Центр Единого Сервиса» в 2011 году, когда в центре было сформировано подразделение по обслуживанию персонала. Создание ОЦО обычно является триггером для развития электронного документооборота. За основу взяли SAP ERP, и уже в нем реализовали полноценный ЭДО с личным кабинетом сотрудника и сервисами самообслуживания.

К периоду пандемии часть кадровых документов уже была переведена в электронный вид с подписанием простой электронной подписью, а именно: планирование отпусков, заявка на отпуска, заявка на командировку.

Какие документы за время карантина вы перевели в электронный вид? Сталкивались ли вы с какими-либо трудностями в этом процессе? Как удалось справиться со сложностями?

Основная проблема была в том, что сотрудники работали из дома и не могли приносить бумажные оригиналы документов, как того требует законодательство. За период пандемии мы перевели в электронный вид авансовый отчет, подтверждающие документы, перевод согласований и обходной лист.

Пандемия явилась катализатором для дальнейшего развития электронного документооборота: к сентябрю простой электронной подписью сотрудники уже смогут подписывать приказ на отпуск, компенсацию за отпуск и простой авансовый отчет.

Какие из документов вы потом возвратите в бумажный вид и почему?

Трудовое право пока не предусматривает перевод документов в электронный вид, и необходимо тщательно взвешивать все риски.

В компаниях используются различные практики в электронном документообороте. Есть компании, которые берут на себя риски и почти 100% кадровых документов переводят в электронный вид. Другие наоборот – стремятся полностью соответствовать букве закона и не переводят кадровые документы в электронный вид, пока это не разрешено законодательством.

В «Северстали» мы придерживаемся «золотой середины» и переводим в электронный вид кадровые документы, перевод которых несет минимальный риск.

Мы видим, как меняется законодательство, и надеемся, что практики компаний в электронном документообороте в дальнейшем будут подкреплены законодательной базой.

По завершении пандемии мы уже более детально подойдем к решению о том, что необходимо перевести в бумажный вид, а что останется в электронном.

Безусловно, мы учтем лучшие практики, которые использовали в этот сложный период.

Алиса Попова