Юлия Киреева: Цифра начинается с человека – как в «Черкизово» строили СЭД и за год перевели 50% документов в электронный вид

Мой путь в IT начался не с программирования, а с юриспруденции. Выпускница МГИМО, я долгое время строила карьеру как юрист-международник, а завершила этот этап в должности руководителя Центра договорной работы Группы «Черкизово». Под моим руководством юридический департамент дважды признавался лучшим в России.

Однако технологии всегда были рядом: мы внедряли Legal tech и в «Мосэнергосбыте», и в «Ростехе», и в «Черкизово». Когда акционеры предложили сменить вектор и сосредоточиться на цифровой трансформации документооборота, я согласилась – к тому моменту у меня уже был достаточный опыт в автоматизации юридических процессов. Так я возглавила управление EDI&Legal, объединив привычную работу с Legal tech и совершенно новый массив задач по электронному документообороту.

Для меня ЭДО – это не синоним «Диадока» или веб-платформы. Это, в первую очередь, комплексный анализ всего документооборота компании, выявление документов, которые можно перевести в цифру, и тех, которые стоит исключить как избыточные. В этой работе коллеги из Направления развития систем документооборота ОЦО стали нашими ключевыми партнёрами и соавторами преобразований. Их глубокая методологическая экспертиза и многолетний опыт централизованного управление полным жизненным циклом документов помогли нам совместно пересмотреть устоявшиеся процессы и найти оптимальные решения. Я как юрист подкрепляла наши общие выводы судебной практикой и экономическими расчётами, показывая, что за каждым лишним листом стоят реальные затраты на сканирование, хранение, курьерскую доставку и утилизацию. Благодаря слаженному диалогу и взаимному доверию рутинная операционная работа ОЦО трансформировалась в стратегический актив, который не только повышает эффективность всего холдинга, но и задаёт вектор для развития сервиса в будущем.

Почему автоматизация начинается с аудита

Группа «Черкизово» – вертикально интегрированный холдинг, лидер мясного рынка России (по данным рейтинга «Агроинвестор» за 2025 год). Мы обеспечиваем полный цикл: от выращивания зерна на собственных землях до поставок в крупнейшие сети и рестораны быстрого питания. Но при этом холдинг объединяет более 40 юридических лиц, каждое со своими технологическими и организационными особенностями. Растениеводы апеллируют к посевной, мясопереработчики – к жёстким графикам поставок в X5, и у каждого свои уникальные регламенты.

В такой среде невозможно автоматизировать хаос – это лишь приведёт к «автоматизированному хаосу». Поэтому первым шагом стала не закупка софта, а скрупулёзное описание процессов «как есть» и последующее устранение всех бессмысленных звеньев.

Приведу пример. Чтобы подписать простую доверенность, документ распечатывали, отправляли курьерской службой DHL из Москвы в Липецк, затем в Воронеж, обратно в Москву и лишь потом в Лиски – исключительно из-за сложившихся маршрутов пересылки. Стоимость такого листа достигала 300 рублей. Мы решили проблему элементарно: просто сказали коллегам, что достаточно отправить файл по электронной почте, без всяких физических перемещений. Этот кейс наглядно показывает: любая автоматизация должна предваряться глубоким реинжинирингом процессов.

Внутренний ЭДО: от методологии до продакшна за полгода

Разработав новую методологию, мы приступили к созданию единой корпоративной СЭД на платформе Tessa. Выбор пал не на готовое «коробочное» решение, а на систему, которую мы перестроили под собственные требования.

Мы детально проработали интерфейс: каждое поле, шрифт, цвет и расположение кнопок – всё адаптировали под привычки сотрудников. Например, вместо абстрактных «Входящих задач» ввели понятный каждому раздел «Мои задания». Такой подход потребовал дополнительных ресурсов, но окупился высокой скоростью принятия системы бизнесом.

Весь цикл – от утверждения методологии до запуска внутреннего ЭДО в промышленную эксплуатацию – занял шесть месяцев.

По состоянию на середину 2026 года:

• в системе создано 44 тысячи внутренних документов;
• число активных пользователей превысило 13,5 тысячи человек.

Помимо контекстного поиска и автоматической маршрутизации, мы интегрировали СЭД с учётными системами (1С и ERP) для обмена данными по контрагентам и сотрудникам, а также настроили автоматическую архивацию.

Особое внимание уделили пользовательскому опыту. В Tessa появился встроенный чат-бот для оперативной поддержки и подробный раздел «Помощь» для самостоятельного изучения инструкций. Кроме того, мы реализовали интеграцию с конструктором документов: теперь сотруднику не нужно искать бланки служебных записок или претензий на корпоративном портале. Достаточно выбрать нужный тип документа, ответить на несколько вопросов – и система автоматически сгенерирует готовый текст, предзаполнив карточку данными о контрагенте, сумме и дате. Это не только экономит время, но и значительно снижает вероятность ошибок.

Внешний ЭДО

Если внутренний документооборот мы наладили достаточно быстро, то внешний контур потребовал не меньшей системной работы. Ранее каждое юридическое лицо использовало собственные разрозненные базы 1С, а согласование и подписание первичных документов происходило в ручном режиме с дублированием статусов.

Мы консолидировали все внешние потоки в той же платформе Tessa, обеспечив гибкую маршрутизацию, интеграцию с ERP (для передачи данных и статусов) и автоматическую архивацию.

Ключевое достижение – перевод на ЭДО более 5 000 контрагентов. Доля первичных документов в электронном виде выросла с 32% до 72% за один год, и к концу 2026 года мы ставим цель достичь 80%.

Примечательно, что малые предприятия и индивидуальные предприниматели охотнее всего переходят на цифровой формат – они устали от потерь документов при пересылке «Почтой России» и задержек в оплатах. Для них достаточно выпустить усиленную квалифицированную подпись в МФЦ за пару дней, и проблема решается.

Главное инновационное решение – централизация подписания. Мы пересмотрели саму процедуру: кладовщики и иные материально ответственные лица больше не ставят собственноручные подписи, а лишь согласовывают документы в Tessa. Их виза приравнивается к подписи на основании внутренних локальных актов и дополнительных соглашений. Электронные подписи ставят всего три специалиста на всю группу компаний, работающие централизованно.

Сессии подписания проводятся несколько раз в день (в среднем 3–4). Благодаря этому исключена зависимость от конкретного сотрудника, а сроки оформления документов стали полностью прогнозируемыми для бизнеса. В итоге три человека обслуживают внешний документооборот холдинга, который исчисляется миллионами документов ежегодно.

Управление изменениями: как мы победили сопротивление

Мы твёрдо убеждены: код и программные алгоритмы не запускают процессы – их запускают люди. Даже самый совершенный интерфейс не гарантирует принятия системы, если пользователи не чувствуют поддержки и не видят личной выгоды. Поэтому наряду с технической командой мы создали выделенное подразделение по управлению изменениями (OCM). Его задача – не разработка, а «перевод» сложного языка технологий на язык агрономов, ветеринарных врачей, кладовщиков и юристов.

Команда OCM (всего два человека) разработала комплексную коммуникационную кампанию: рассылки, публикации в корпоративной соцсети, баннеры в офисах и на производственных площадках, статьи в корпоративной газете. Но главное – они организовали обучение в формате живых вебинаров и выездных сессий, создали понятные визуальные инструкции, а также запустили внутренние соревнования между подразделениями с вручением тематического мерча. Сотрудники с искренним энтузиазмом соревнуются за звание «Лучшая цифровая площадка» – и это даёт гораздо больший эффект, чем любые формальные KPI. В результате проект идёт без отставания от графика, а уровень вовлечённости бизнеса остаётся высоким.

Команда, стоящая за цифрой

Успех любого крупного внедрения определяется не масштабом бюджета, а слаженностью небольшой, но профессиональной команды. В моём подчинении около 30 сотрудников, однако непосредственно СЭД развивают:

• два специалиста по внутреннему документообороту;
• пять специалистов по внешнему документообороту (включая ЭТрН);
• два сотрудника OCM;
• архитектор платформы Tessa, который находит баланс между амбициозными запросами бизнеса и технологическими возможностями системы;
• наш ключевой бизнес-партнёр из ОЦО, отвечающий за методологию внутренних процессов.

Именно такая структура позволяет нам одновременно внедрять новые сервисы, проводить обучение и оперативно реагировать на запросы пользователей.

Принципы и планы развития

Мы отвергаем идею «волшебной коробки», которую можно поставить и забыть. Каждая система требует тонкой настройки под реальные бизнес-процессы, и попытка механического переноса старых регламентов в новое ПО – самая частая и дорогостоящая ошибка. Наш подход строится на трёх китах: глубокое понимание процессов, человекоцентричность и амбициозные цели, которые всегда чуть выше заведомо достижимых.

В ближайших планах:

• перевод неформализованных документов в электронный вид;
• развитие трансграничного ЭДО (первые тестовые транзакции с партнёрами из Китая и Беларуси уже проведены);
• подготовка к запуску ЭТрН с 1 сентября 2026 года (несмотря на низкую готовность рынка, мы намерены стать одними из первопроходцев);
• создание с нуля процесса работы с производственно-складскими документами;
• превращение Tessa в единое окно для подписания любых типов документов;
• полный переход с токенов на облачное подписание с использованием «Контур.Подпись»;
• запуск мобильного приложения Tessa для согласования и подписания из любой точки мира.

Мы убеждены, что цифровая трансформация – это не про технологии, а про готовность людей меняться. И если выстроить правильную коммуникацию, дать сотрудникам понятные инструменты и поддержку, то даже самые амбициозные цели становятся вполне достижимыми.

Юлия Киреева, руководитель Управления по интеграции бизнес-процессов юридического департамента и управлением ЭДО, Группа «Черкизово»