Маргарита Илларионова, Кондитерская фабрика «Победа»: «Мы выстроили бесшовный жизненный цикл сотрудника в КЭДО»

Маргарита Илларионова, начальник отдела кадров, Кондитерская фабрика «Победа», и спикер Шестнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia про создание КЭДО полного цикла в условиях сложной оргструктуры.

Как в условиях сложной оргструктуры обеспечить «бесшовность» жизненного цикла сотрудника в КЭДО, чтобы процессы приёма, переводов, отпусков и увольнений шли без разрывов и ручных операций?

Мы выстроили бесшовный жизненный цикл сотрудника в КЭДО – от приёма до увольнения. Теперь все процессы идут в едином цифровом контуре и не зависят от географии и количества филиалов.

У нас сложное матричное подчинение: у одного сотрудника может быть административный руководитель в филиале, функциональный – в головном офисе. Стандартные линейные маршруты не работали. Мы выстроили гибкую маршрутизацию на условиях – система сама определяет цепочку согласования в зависимости от подразделения, типа документа и структуры подчинения.

Приём сотрудника больше не требует ручного ввода: данные из анкеты автоматически попадают в карточку сотрудника и далее в 1С:ЗУП.

При согласованном/утверждённом в КЭДО переводе данные из системы попадают в 1С:ЗУП и формируется соответствующий пакет документов, интеграция в КЭДО, подписание и уведомление заинтересованных лиц о соответствующих кадровых изменениях.

Отпуска и увольнения проходят по динамическим маршрутам: система сама определяет цепочку согласования, проверяет остатки дней, формирует уведомления и напоминает участникам о сроках.

За счёт интеграции с учётными системами и наличия единых справочников мы исключили дублирование ввода данных и расхождения между филиалами. Юридическая значимость обеспечена необходимыми ЛНА и использованием электронных подписей, включая Госключ.

Какие ключевые моменты нужно учесть при цифровизации дисциплинарных взысканий, чтобы документы имели юридическую силу и не были оспорены?

Это, пожалуй, самый сложный процесс для оцифровки. Цена ошибки здесь максимальная, а судебная практика по трудовым спорам очень жёсткая. При внедрении мы ставили условие: КЭДО не должен ослаблять юридическую защиту компании.

Главное, что мы сделали в первую очередь, – разработали регламент по привлечению к дисциплинарной ответственности. В нём – подробные инструкции по заведению документов в КЭДО и указание ответственных лиц. Фиксация нарушения, легитимные подписи, резолюция руководителя, запрос объяснения, срок на его предоставление, отслеживание наличия/отсутствия объяснения, комиссионная оценка объяснений, издание приказа, ознакомление – всю эту цепочку мы схематично изложили в одном документе. И, соответственно, настроили типы документов в КЭДО для реализации данного процесса.

Второе – юридически значимая электронная подпись и неизменность документов. Каждый документ фиксируется с метаданными: кто подписал, когда, какой вид ЭП использован. При увольнении или судебном споре мы можем выгрузить полную цепочку прохождения документа и доказать, что процедура была соблюдена и установленные сроки соблюдены.

За счёт чего автоматизация табелей и уведомлений об отпусках реально снижает нагрузку на линейных руководителей – какие конкретные процессы уходят из их рутины?

Наш линейный руководитель – директор филиала – 80% рабочего времени проводит в полях: работает с торговыми представителями на территориях, ведёт переговоры с клиентами, контролирует дебиторскую задолженность. Раньше для подписания табелей, заявлений на отпуск, проверки взаимозаменяемости ему приходилось физически приезжать в офис – а это уже потеря времени и риск для бизнес-показателей.

Сейчас всё делается онлайн – через КПК или смартфон.

Табели: из кадровой учётной системы два раза в месяц автоматически интегрируются в КЭДО в установленные сроки для своевременной выплаты заработной платы. Руководитель подписывает табель в течение пары минут. Далее сразу же документ поступает бухгалтеру по расчету заработной платы.

Отпуска: При планировании отпусков на следующий год руководитель в одном месте видит пожелания всех подчинённых, проверяет взаимозаменяемость и очередность с учётом производственной необходимости и бесперебойной работы филиала. После утверждения график всегда под рукой в КЭДО. Все изменения автоматически актуализируется в системе. Уведомления о начале ежегодного отпуска автоматически интегрируются из кадровой системы за 3 недели до начала отпуска каждого сотрудника, и у руководителя появляется возможность еще раз оценить обстановку в филиале, а при необходимости (и согласии работника) изменить даты отпуска.

Результат: линейный руководитель вернул себе время, которое раньше тратил на логистику документов. Это возможность достигать большей управляемости ресурсами, не жертвуя кадровым администрированием. А мы получили прозрачную картину по всей сети в режиме онлайн.

Задать свои вопросы Маргарите и узнать больше об опыте компании Кондитерской фабрики «Победа» вы сможете на Шестнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая пройдет 21 августа 2026 года.

Мария Харитонова