Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Надежда Никитина: «Сегодня мы подписываем электронной подписью 95% счетов-фактур»

Надежда Никитина: «Сегодня мы подписываем электронной подписью 95% счетов-фактур» 31.10.2016

Надежда Никитина, руководитель департамента «Финансовый сервис» ОЦО УРАЛХИМ и спикер тринадцатой международной конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», рассказала CFO-Russia о повышении эффективности бизнес-процессов при внедрении электронного документооборота.

Как давно в вашей компании функционирует электронный документооборот? Каковы были предпосылки его внедрения?

В филиале «Объединенный центр обслуживания» функция ЭДО была организована вместе с самим центром. Для организации процесса необходимо было решить задачу доставки сканированного образа документов до бухгалтеров, которые территориально находились в другом месте. Для этого мы использовали систему «1С: документооборот». Иными словами, первоначально ЭДО использовался как транспорт для организации удаленного бизнес-процесса по учету.

Сразу при внедрении организовали электронный архив. Пересмотрели номенклатуру дел, в которую по определенным признакам собираются документы по периодам. Система контролирует поступление оригиналов бухгалтерских документов взамен копий, сроки хранения, организует электронные папки документов аналогично бумажным, создает титульный лист и перечень документов в папке для переплета, хранит местоположение папок в архиве (номер стеллажа и полки), формирует акты ликвидации по истечении срока хранения и облегчает подбор документов по любым запросам.

Какие бизнес-процессы вам удалось улучшить с помощью ЭДО?

Первый бизнес-процесс, который удалось улучшить — это внедрение электронной подписи (ЭП) по внутренним документам. Квалифицированная электронная подпись позволила отказаться от «бумаги», предоставлять подписанные электронные документы в контролирующие органы и хранить желаемые электронные образы в единой базе. Там возможен их просмотр из любой учетной системы. На электронное подписание были переведены документы на все виды движения ТМЦ, основных средств, авансовые отчеты. Данное внедрение позволило уменьшить бумажный документооборот предприятий на 30%. Существенно снизились расходы на оформление, хранение, подбор и предоставление документов. Также сократилось время их подписания и оформления. Появился контроль за предоставлением в ОЦО документов от функциональных подразделений и их своевременной обработкой. Перевод авансовых отчетов позволил облегчить их формирование для подотчетного лица. Сейчас нет необходимости согласовывать документ с руководством, нужно лишь предоставить отчетные документы в оперативный отдел и поставить свою «живую» подпись. Весь остальной процесс в электронном в виде с ЭП.

Второй крупный бизнес-процесс, который был переведен на электронную подпись, это счета-фактуры выданные и полученные (внешние документы) по внутренним групповым оборотам предприятий холдинга. На сегодняшний день переведено 95% выданных и полученных счетов-фактур. Эффектом является снижение трудоемкости, облегчение процесса оформления счетов-фактур, обмена между предприятиями.

Помимо перечисленных преобразований, сегодня компания проработала прием документов от внешнего контрагента независимо от оператора, который использует контрагент. Разработаны алгоритмы приема документов, создание электронных образов в ЭДО и передача документов на обработку в электронном виде. Например, документы таких компаний, как «РЖД», «Сбербанк», «Р-телеком», «Интерфакс».

Еще одним безусловным улучшением является проработка механизмов по передаче документов по реализации и услугам от предприятий холдинга к внешним контрагентам. Объем передаваемых документов пока небольшой. На это влияют два фактора: ожидание электронного формата универсального передаточного документа и готовность наших контрагентов к электронному обмену.

Насколько зависит успех проектов по оптимизации бизнес-процессов от выбора СЭД как инструмента повышения эффективности БП?

На самом деле процессы оптимизируются не системами, а людьми. Поэтому в первую очередь необходимо настроить методологию. Брать нужно ту систему, которую лучше понимает многофункциональный центр и которую можно доработать под себя. Если брать сложную систему, то доработка будет неоправданно дорогой.

Переход на ЭП и ЭДО дает дополнительные возможности более эффективно и оптимально строить бизнес-процессы, в том числе рассматривать новый функционал для ОЦО.

Задать собственные вопросы Надежде и узнать больше об опыте филиала «ОЦО» АО «ОХК „УРАЛХИМ“ вы сможете на тринадцатой международной конференции »Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая пройдет 16—18 ноября в Перми.




ВКонтакт Facebook Одноклассники Twitter Яндекс Livejournal Liveinternet Mail.Ru
Комментарии