Роман Трофимов, ПЭК: «ЭДО становится не только способом обмена документами, но и инструментом контроля»

Роман Трофимов, руководитель направления развития логистики, ПЭК, и спикер Двадцать четвертого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказал CFO Russia, как осуществить переход на электронные транспортные накладные.

С чего стоит начать переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН)?

Подключение к электронной транспортной накладной начинается с выбора провайдера услуг. Мы выбрали решение «Контур».

Необходимо заранее изучить цифровое решение, оценить, сколько времени потребуется на внедрение, а сколько – на доработку, исходя из ваших бизнес-процессов. Крупным грузоотправителям необходимо было переходить еще вчера, так как изменения бизнес-процессов на складе, доработка существующей информационной системы и проведение работ по интеграции длятся до полугода. Мелкие грузоотправители, которые готовы тратить время на ручное заполнение ЭТрН в решении от оператора, достаточно подключить сервис ЭПД оператора ЭДО и обзавестись УКЭП (усиленная квалифицированная подпись) + МЧД (машиночитаемая доверенность). На формирование вручную одной ЭТрН может уходить до 30 минут.

Далее важно выбрать сценарий обмена ЭТрН. Например, ПЭК начал работу с базовой модели – доставляем грузы между собственными складами. В этом случае наша компания выступает грузоотправителем и грузополучателем.

Со стороны перевозчика необходимы дополнительные настройки: важно настроить в системе оператора ЭДО обмен УКЭП. Перевозчику необходимо добавить в личный кабинет провайдера всех водителей, которые выполняют рейсы и будут подписывать накладные.

Какие шаги нужно выполнить компании в первую очередь, чтобы начать их использовать?

Первое – подключить сервис у лицензированного оператора ЭДО по ЭПД.

Второе – внедрить цифровое решение в вашей компании и провести инструктаж по использованию сервиса по работе с ЭТрН.

Третье – выпустить для всех сотрудников ЭЦП + МЧД.

Какие преимущества даёт переход на ЭТрН по сравнению с бумажными накладными?

Если применяются автоматизированные решения, то время оформления ЭТрН сокращается в 2 раза.

Также значительно ускоряется возможность выставить счет на оплату сразу после выполнения рейса без ожидания оригиналов транспортных накладных (получение оригиналов может занимать до 14 дней).

С какими сложностями чаще всего сталкиваются компании при переходе на ЭТрН? Как их преодолевают в вашей компании?

Есть миф о том, что внедрить ЭТрН можно быстро, а сейчас можно еще подождать и не тратить ресурсы на внедрение. ПЭК начала эксплуатацию в мае 2023 года и за три года мы постоянно дорабатываем нашу внутреннюю систему под ЭТрН для полной автоматизации.

Другая сложность – обучение сотрудников на складе. Они должны четко понимать свои обязанности: как работать с ЭТрН на погрузке и приемке грузов, поскольку часто на складе работают иностранные сотрудники. Мы решили этот вопрос с помощью инструкций и инструктажей.

Задать свои вопросы Роману и узнать больше об опыте ПЭК вы сможете на Двадцать четвертом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 21-22 мая 2026 года.

Мария Харитонова