Ольга Ткачева, Пивоваренная компания «Балтика»: «Показатель перехода на НЭП достиг впечатляющих 99,6%»

Ольга Ткачева, руководитель группы по управлению эффективностью процессов трудовых отношений, Пивоваренная компания «Балтика», и спикер Пятнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделилась с CFO Russia  практическим опытом перехода на неквалифицированную электронную подпись.

Почему отказались от простой электронной подписи и перешли на НЭП?

Изначально мы использовали простую электронную подпись для кадровых документов: приказов на отпуск, заявлений сотрудников, распоряжений об отгулах и других подобных документов. Удобно, да и бесплатно, вот только такая подпись имела существенный недостаток – она может применяться лишь для ограниченного перечня документов.

Цель перехода на усиленную квалифицированную электронную подпись (НЭП) была очевидна: мы хотели перевести максимально возможное число кадровых документов в электронный формат, практически полностью избавившись от бумаги. Зачем? Чтобы ускорить рабочие процессы, минимизировать потери времени и снизить административные расходы.

Как вы организовали удалённый приём на работу с НЭП – от первого контакта с кандидатом до подписания документов?

Одним из важнейших аспектов нашего подхода является создание специального Личного кабинета для кандидатов – компактной версии стандартного рабочего аккаунта. Доступ к нему открывается заранее, ещё до официального начала работы.

В своём личном кабинете кандидат знакомится с важной информацией о компании, изучает ключевые локально-нормативные акты и получает контакты будущего руководителя и рекрутера. Особое внимание уделено тому, что здесь будущий сотрудник загружает сканированные копии необходимых документов и получает свою личную неквалифицированную электронную подпись (НЭП), которой впоследствии подпишет документы о приёме на работу. Процедура идентификации проводится через проверенный государственный ресурс – портал «Госуслуги».

Такой подход значительно облегчает адаптацию новых сотрудников, делает процесс комфортным и эффективным, а также усиливает защиту конфиденциальных сведений.

Какие методы и инструменты помогли максимально вовлекать сотрудников в новый процесс?

Многие коллеги жалуются, что сложно бывает убедить персонал принять новую систему документооборота. Нам на «Балтике» повезло с сотрудниками, они проявили высокое доверие к изменению, понимая, что оно соответствует закону, защищает их права и никоим образом не представляет риска. Возможно, сыграло роль то обстоятельство, что предыдущие четыре года мы уже частично подписывали кадровые документы электронной подписью, и коллектив привык к самой идее электронного формата. Мы использовали вполне традиционные HR-методы: проводили тематические вебинары, рассылали инструкции и памятки, распространяли листовки с разъяснениями, ответы на ключевые и острые вопросы, создали горячую линию поддержки, куда можно обратиться при возникновении вопросов.

Какие измеримые результаты вы получили после внедрения НЭП?

Скорость обработки документов выросла многократно. Специалистам по кадровому администрированию больше не приходится тратить время на сбор и архивацию бумажных документов, что заметно улучшило общий темп работы. Расходы на бумагу и почтовые пересылки ушли в прошлое, хотя основное финансовое преимущество мы видим в снижении затрат времени на ведение кадровой документации. Практически все сотрудники освоили новый формат: показатель перехода на НЭП достиг впечатляющих 99,6%, а за первые четыре месяца экономия рабочего времени составила эквивалент целого месяца труда кадрового специалиста.

Да, стоимость организации КЭДО немаленькая, но выгода и польза от внедрения однозначно перевешивают любые начальные инвестиции.

Как в компании планируют дальнейшее развитие КЭДО в 2026 году?

Поскольку мы работаем с собственным внутренним программным продуктом, каждое новое обновление и функциональность приходится создавать с нуля, привлекая разработчиков и учитывая нюансы российского законодательства. Этот путь оказался дольше и сложнее, чем внедрение готовых решений, но зато мы можем гибко адаптироваться под собственные нужды.

Главная проблема, над которой предстоит поработать в ближайшие годы, – это организация архивного хранения электронных документов. Пока этот вопрос остается открытым, и именно ему мы посвятим основную часть усилий в 2026-м. Нужно разработать надежную инфраструктуру для долговременного хранения всей кадровой документации, создать удобный механизм поиска и быстрого доступа к нужным файлам, сохранив при этом абсолютную юридическую чистоту и сохранность данных.

Задать свои вопросы Ольге и узнать больше об опыте Пивоваренной компании «Балтика» вы сможете на Пятнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая пройдет 16 апреля 2026 года.

Мария Харитонова