Татьяна Злобина, Светлана Чаус, «Петрович»: Как мы вовлекли 98% сотрудников в цифровой HR-проект

Сегодня мы хотим поделиться нашим опытом успешного внедрения системы кадрового электронного документооборота (КЭДО). Нам удалось за полгода перевести на электронный документооборот компанию с более чем 8 тысячами сотрудников, достичь впечатляющих результатов и получить звание «Проект года» внутри компании. Как нам это удалось? Расскажу по порядку.

Зачем нам был нужен КЭДО?

«Петровичу» в этом году исполнилось 30 лет. Это сеть строительных торговых центров с большой географией и постоянно растущим штатом. На момент старта проекта в компании было более 8000 сотрудников.

Мы четко понимали, зачем нам КЭДО:

Мы выбрали решение и пошли по классическому пути проектного управления.

Наш путь к цифровизации документооборота был поэтапным и продуманным. Мы начали с небольшого пилота всего на одном строительно-торговом центре, где работало около 100 человек. Этот пробный запуск, занявший у нас один месяц, позволил нам отработать все процессы в миниатюре, собрать первые возражения и понять реальные подводные камни.

Убедившись, что система работает и дает результат, мы в течение следующих трех месяцев масштабировали проект на все наши строительно-торговые центры, охватив 4500 сотрудников.

Финальным аккордом стал перевод на КЭДО офисных сотрудников и наших IT-специалистов – еще 3500 человек, на что ушло также три месяца. Важно было для нас не просто внедрить IT-решение, а добиться реальных изменений в поведении людей.

Результаты, которые говорят сами за себя

Итоги нашей работы превзошли ожидания. Общая экономия на кадровом документообороте в 2023 году составила 15,4 миллиона рублей. Расходы на печать и бумагу, которые раньше достигали 1,91 миллиона рублей, удалось сократить до 250 тысяч.

Мы перевели в электронный вид 40 типов документов – практически все, кроме увольнения, так как это пока не разрешено законодательством. Но главным нашим успехом стала вовлеченность персонала. При целевом показателе в 85% нам удалось вовлечь в проект 98% сотрудников. И как приятный бонус – мы ежегодно сохраняем 64 дерева, что для нас, как для ответственной компании, тоже очень важно.

КЭДО – это в первую очередь бизнес-проект, который касается каждого сотрудника. Его успех зависит не от технологии, а от того, смогут ли люди освоить новые алгоритмы поведения. Техника – лишь инструмент. Проект «взлетает», когда пользователь начинает мыслить по-новому.

Мы понимали, что у каждого сотрудника есть три состояния: текущее, переходное и целевое. Задача управления изменениями – провести как можно больше людей по этому мосту. Если на выходе из проекта целевого состояния достигают не все, мы недополучаем запланированную бизнес-выгоду, не возвращаем инвестиции и получаем негативный опыт неудачных преобразований.

Мы выбрали для работы модель изменений Джона Коттера, где ключевым элементом являются коммуникации.

На пути внедрения, конечно, не обошлось без сопротивления. Оно было разным: от простого «я не знаю, что этой подписью буду подписывать» до серьезных страхов, что через систему будут рассылать спам. Самый частый вопрос, который нам задавали, касался безопасности.

Мы разъясняли, что электронная подпись в КЭДО работает исключительно внутри нашей системы и больше нигде не действует. Процесс подписания похож на банковский: сотрудник получает SMS с кодом на свой личный телефон, вводит его – и только тогда документ считается подписанным. Украсть такую подпись практически невозможно, ведь для этого нужен и доступ к телефону, и пароль от личного кабинета.

Чтобы добавить азарта, мы устраивали соревнования между строительно-торговыми центрами, кто быстрее подключится. Интересно, что самыми сложными для вовлечения оказались не рабочие складов, а сотрудники центрального офиса, которые требовали больше всего коммуникаций и разъяснений. В то же время, самым быстрым и дисциплинированным оказался один из складов, где руководитель просто и четко дал команду: «С понедельника подписываем все в системе».

В процессе внедрения мы столкнулись и с более стратегическими страхами. Например, многие кадровики переживали, что автоматизация приведет к оптимизации штата. Мы пошли другим путем: с момента полного запуска КЭДО в 2023 году мы не уволили ни одного кадровика, но и не нанимали новых, несмотря на открытие новых филиалов. Наша команда справляется с нагрузкой, и каждый специалист ведет около 700-800 человек, что является комфортной нормой.

Еще один частый вопрос: что делать, если документ понадобился в бумажном виде? Мы всегда готовы распечатать любой электронный документ, либо сотрудник может сделать это самостоятельно. Наш опыт показывает, что даже суды без проблем принимают распечатанные документы из КЭДО к рассмотрению. А для полного спокойствия наш вендор предоставляет детальный протокол по каждому документу, где видна вся цепочка действий: кто, когда и что подписал.

Отдельно мы решали проблему с сотрудниками, у которых были кнопочные телефоны. Для них мы закупили планшеты для каждого СТЦ, и табельщики помогали им заходить в личный кабинет и подписывать документы. При этом мы принципиально не шли на уступки, например, не подписывали документы задним числом, что в итоге помогло приучить всех к дисциплине.

Амбассадоры – наши агенты перемен

Одним из главных инструментов стали амбассадоры изменений. Мы назначили 256 амбассадоров – это были руководители подразделений, директора, управляющие и просто лидеры мнений. Их роль была критически важна: они организовывали встречи, отвечали на вопросы и развеивали страхи. У нас был общий чат 24/7, где амбассадоры могли в любой момент получить поддержку. Мы сделали этот статус почетным, выдав яркие бейджи, чтобы к ним мог подойти любой сотрудник.

Именно амбассадоры помогали в ситуациях, когда люди получали ссылку для подписания и принимали ее за спам – мы распечатывали листовки с инструкциями, которые размещали во всех центрах.

Что дальше?

Мы не остановились на достигнутом. Уже сейчас мы пилотируем модуль для удаленного приема на работу кандидатов. Система автоматически распознает загруженные фотографии документов (паспорт, СНИЛС и т.д.), что экономит кадровикам время на ручной ввод данных.

Кандидату теперь не нужно приезжать в офис, чтобы подать документы – все можно сделать из любой точки мира. И да, после распознавания мы обязательно проводим человеческий контроль, чтобы убедиться в точности данных, особенно когда речь идет о рукописных записях в старых паспортах.

Наш проект показал, что успешная цифровая трансформация возможна даже в большой и консервативной компании. Ключ – не в самой технологии, а в грамотном управлении изменениями и в людях, которые эти изменения несут в массы. Наши амбассадоры до сих пор помогают новым сотрудникам осваивать КЭДО, закрепляя изменения и обеспечивая долгосрочный успех проекта.

Татьяна Злобина, руководитель направления по управлению изменениями, «Петрович»

Светлана Чаус, руководитель отдела кадров, «Петрович»