Оксана Найденова, «Дикси»: Оптимизация учета: почему автоматизация сверки стала необходимостью

Оксана Найденова, руководитель управления учета и отчетности, «Дикси», и спикер Двадцать третьего форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia опытом автоматизации отправки актов сверки.

Почему вопрос автоматизации отправки актов сверки стал приоритетным для компании?

Акт сверки взаиморасчетов является важным инструментом для своевременного выявления ошибок и расхождений в учете.

Ошибки при проведении платежей, неверное отражение операций, несвоевременное получение документов без своевременного выявления и устранения приводят к некорректным учетным данным, на которых строится отчетность и копится задолженность, приводящая к штрафным санкциям и судебным разбирательствам.

Подписанный акт сверки в случае возникновения споров может служить доказательством наличия или отсутствия задолженности в суде. И ежегодный аудит, при прохождении которого обязателен запрос на предоставление двухсторонне подписанных актов сверки с контрагентами, подтверждающим достоверность информации о взаиморасчетах.

Ресурс сотрудников Управления учета и отчетности ограничен, охватить сверкой всех действующих контрагентов в определенный временной промежуток мы не могли.

Требовалось сокращение времени и трудозатрат на подготовку актов сверки для высвобождения ресурсов на саму сверку и урегулирование расхождений.

Какие основные проблемы в процессе отправки актов сверки существовали до внедрения автоматизации?

Во-первых, человеческий ресурс и время.

Во-вторых, отправка актов сверки по почте требовала дополнительных затрат на бумагу, конверты, почтовые услуги, по электронной почте время на сканирование документов.

Кроме того, возникала проблема отслеживания статуса отправки и получения подписанных контрагентом актов сверки.

В-третьих, хранение и архивирование бумажных актов сверки требовало значительных затрат на организацию пространства и обеспечение сохранности документов.

Расскажите о ключевых этапах внедрения системы автоматизации отправки актов сверки.

Ключевые этапы такие же, как и по всем проектам.

Первый и главный этап – это глубокий анализ текущего процесса, замеры по этапам цикла формирования/проведения сверки для разных типов сделки.

Второй – подготовка инструкции под алгоритм работы роботу.

Третий – пилотное тестирование, устранение ошибок в алгоритме. А четвертый – массовый запуск.

Какие показатели улучшились после внедрения автоматизации? Насколько сократилось время на формирование и отправку актов сверки?

Во-первых, соблюдение условий договора – выдерживаются сроки предоставления актов сверки в адрес контрагента, ранее это было невозможно.

Во-вторых, повышение эффективности сотрудника 40%.

Задать свои вопросы Оксане и узнать больше об опыте «Дикси» вы сможете на Двадцать третьем форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 16-17 октября 2025 года.

Елизавета Гета