Александр Бессарабенко, Systeme Electric: «Скорость занесения входящих писем в систему выросла в 5 раз»

Александр Бессарабенко, руководитель отдела управления системами ЭДО, Systeme Electric, и спикер Двадцать третьего форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia эффектами от использования ИИ в системе электронного документооборота.

Какие ключевые выводы вы сделали за полгода работы с ИИ в системе электронного документооборота?

За эти полгода мы убедились, что ИИ действительно способен стать незаменимым помощником в работе с документами. Он успешно интегрировался в наши бизнес-процессы, и теперь мы уже не представляем, как справлялись без него раньше.

Мы поняли, что базовые сценарии использования ИИ реализуются достаточно быстро, а вот более сложные и специфичные кейсы требуют значительно больше времени на внедрение. Самым трудоемким этапом оказалась настройка промптов – текстовых запросов к ИИ. Для достижения высокого качества работы приходится проводить многократное тестирование и уточнение этих запросов.

Но результат того стоит. ИИ уже способен полностью заменить ручную обработку по документам до определенных сумм, выполняя все необходимые проверки и операции.

Какие конкретные задачи в работе с документами решает ИИ в вашей системе?

ИИ берет на себя целый комплекс задач. Во-первых, он распознает текст документов и автоматически их классифицирует. Во-вторых, обеспечивает быстрый поиск и анализ данных по всему архиву, который раньше был трудоемким процессом.

ИИ также помогает минимизировать риски, сравнивая документы на предмет возможного подлога. Особенно эта функция понравилась нашим юристам. Кроме того, мы используем его для «умной» инвентаризации, когда система сверяет фактические данные в документах с ожидаемыми.

Еще один кейс – инвентаризация актов приема-передачи ноутбуков, телефонов сотрудникам. Мы без программирования разметили такие документы, загрузили как модель, и за 5 минут все 600 документов были распознаны с нашими внутренними фактами. Это очень сократило трудозатраты.

Ну и, конечно, одна из ключевых функций – проверка договоров на соответствие нашим корпоративным правилам и требованиям законодательства. Это очень важная и ответственная задача, которую ИИ выполняет качественно и быстро.

Как изменилось время обработки документов с внедрением ИИ?

Цифры говорят сами за себя. Скорость занесения входящих писем в систему выросла в 5 раз, экономя нам около 40 часов рабочего времени в год. Поиск нужных документов в архиве теперь занимает буквально пару кликов вместо утомительного ручного поиска.

Когда мы запустили проверку базы договоров, ИИ справился с ней за 6 часов. Раньше на это ушло бы несколько дней кропотливой ручной работы. А делегирование ИИ проверки договоров до 1 миллиона рублей экономит нам 2 полные ставки сотрудников.

Так что экономический эффект от внедрения ИИ более чем ощутимый. И мы продолжаем наращивать его применение. Сейчас другие функции в компании, например, бухгалтерия и финансы, заинтересовались этим инструментом для автоматизации своих задач и активно участвуют в проработке кейсов.

Как обеспечивается безопасность данных при использовании ИИ?

Безопасность данных при использовании ИИ обеспечивается работой во внутреннем контуре компании без передачи информации вовне. Все данные обрабатываются конфиденциально на наших собственных мощностях.

Задать свои вопросы Александру и узнать больше об опыте Systeme Electric вы сможете на Двадцать третьем форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 16-17 октября 2025 года.

Елизавета Гета