Наталья Грицкевич, «РУСАЛ»: «Благодаря КЭДО мы снизили ручные операции на 70%»

Наталья Грицкевич, руководитель проекта, «Объединенная компания РУСАЛ», и спикер Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделилась с CFO Russia преимуществами и эффектами от использования КЭДО для планирования графика отпусков.

Как был организован процесс планирования графика отпусков до его перевода на КЭДО?

Процедура составления графика отпусков традиционно включала значительное число этапов, большинство из которых осуществлялось вручную и занимало большое количество времени.

Первоначально от сотрудников категории «Рабочий» собирались периоды желаемых отпусков на бумажном носителе. Далее руководитель каждого подразделения вносил даты в ведомость отпусков в файле офисного приложения, распределял по сезонам для равномерности предоставления. Вторым этапом оформляли заявки, которые поступали на согласование директорам по персоналу, и после – в отдел учета рабочего времени для загрузки в учетную систему. Далее ответственный за кадровый учет формировал график отпусков и направлял их в каждое подразделение. Каждый руководитель распечатывал график отпусков и ознакамливал сотрудников, далее передавал директору по персоналу для получения мотивированного мнения профсоюза и утверждения итогового графика отпусков. После завершения всего вышеуказанного цикла документация хранилась централизованно на бумажных носителях.

Сотрудники категории «Руководители и специалисты» распределяли отпуска в ведомостях офисного приложения самостоятельно, затем оформляли заявку на согласование, и далее процесс шел аналогично категории «Рабочий».

В планировании участвует более 40 организаций, в каждой из которых от 1 до 50 подразделений, с общим количеством сотрудников более 35000 человек.

Таким образом, весь цикл подготовки графиков отпусков включал значительное количество ручной обработки документов, длительное согласование и необходимость хранения большого объёма бумажной документации.

Какие преимущества использования КЭДО для планирования графика отпусков вы можете выделить?

Первое – экономия времени участников процесса. Второе – удобство планирования графиков, наличие подсказок и ограничений действий, если введены неполные данные, проверка на равномерность распределения отпусков. Третье – снижение ручных операций. Четвертое – уменьшение бумажных носителей. Пятое – удобство просмотра графика отпусков при согласовании, а шестое – у сотрудников есть доступ к своему графику отпусков в любое время.

Насколько более эффективным стал процесс планирования графика отпусков в компании с помощью кадрового ЭДО?

Во-первых, теперь в 100% случаев отсутствуют ошибки в количестве запланированных дней отпуска, положенных сотруднику. Во-вторых, ручные операции снижены на 70%. В-третьих, экономия времени участников процесса в пилотных организациях составила 80%. В-четвертых, установлено 13 ключевых бизнес-правил, на соответствие которым проводится автоматизированная проверка графика отпусков в системе.

Как результат, внедрение системы электронного документооборота позволило сделать процедуру планирования отпусков гораздо более эффективной и прозрачной, способствуя улучшению корпоративной культуры и повышению удовлетворённости сотрудников.

Задать свои вопросы Наталье и узнать больше об опыте «Объединенной компании РУСАЛ», вы сможете на Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 20 августа 2025 года.

Елизавета Гета