Дмитрий Сергеев, «АВИТО ТЕХ»: «Благодаря КЭДО оформление командировки теперь занимает буквально 5-10 минут»

Дмитрий Сергеев, ведущий аналитик департамента внедрения и развития корпоративных систем, «АВИТО ТЕХ», и спикер Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделился с CFO Russia опытом автоматизации процесса командировок с помощью КЭДО.

Расскажите, почему в «АВИТО ТЕХ» вы решили автоматизировать процесс командировок именно с помощью КЭДО? Какие проблемы в учёте и организации командировок стояли перед вами до внедрения автоматизации?

Главная цель была – создать для сотрудников «одно окно» для всех командировочных дел. Чтобы люди не терялись в лабиринте систем, особенно в 1С – туда мы старались их вообще не пускать без надобности.

До автоматизации нас ждали классические «радости»: бумажная волокита с приказами и авансовыми отчетами, вечные сложности со сбором чеков и закрывающих документов для бухгалтерии, и, конечно, растущая нагрузка на HR и тревел-координаторов. Компания росла, а раздувать штат тревел-координаторов совсем не хотелось. Автоматизация кадрового документооборота помогла не просто избежать этого – мы даже смогли переключить часть коллег на другие задачи!

С чего вы начали автоматизацию – какие этапы прошли и кто был вовлечён в проект?

Начали с идеи «а что, если сотрудник будет заказывать все сам, словно едет в отпуск, а не в командировку?». Она быстро переросла в полноценный проект.

Автоматизация проходила в несколько этапов. Первый – составление дорожной карты (роадмап) и ТЗ – без этого никуда. Второй – согласование бюджетов (для билетов и отелей выстроили жесткие тревел-политики). Третий – проработка и утверждение маршрутов согласований – кто, что и когда визирует. Четвертый – интеграция всех систем друг с другом – это был ключевой момент, нужно было связать сервис тревел-поставщика, 1С:ДО, 1С:ЗУП и 1С:УХ.

Были ли сложности при интеграции КЭДО с внутренними HR- или финансовыми системами?

Сложностей, которые бы полностью парализовали проект, к счастью, не случилось. Но надо понимать: компания растет, множатся юрлица, а бухгалтерия закономерно выдвигает всё новые пожелания. Так что наш проект – как хороший сериал: «окончательно закрыть» его не получается, стадия развития поистине бесконечна!

Как изменилась работа сотрудников после внедрения автоматизации? Насколько снизилась нагрузка на HR и бухгалтерию?

Цифры говорят сами за себя: оформление командировки теперь занимает буквально 5-10 минут – против часов или даже дней раньше! Сотруднику вообще не нужно ни с кем взаимодействовать, всё разлетается по системам автоматически. Для HR и бухгалтерии это максимально удобно: задачи на согласование, приказы, карточки расходов и авансовые отчеты формируются автоматически. И мы окончательно похоронили бумагу – все документы (служебки, приказы и так далее) теперь подписываются электронной подписью. Представьте, сколько нервов, времени и курьерских ног мы сберегли!

Задать свои вопросы Дмитрию и узнать больше об опыте «АВИТО ТЕХ» вы сможете на Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 20 августа 2025 года.

Елизавета Гета