Анна Никитова, «ЮМАТЕКС»: От почты до личного кабинета: как мы модернизировали HR-процессы

Анна Никитова, руководитель проектов по HR-автоматизации, «ЮМАТЕКС», УК Дивизиона «Росатом Композитные технологии», и спикер Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделилась с CFO Russia опытом внедрения личного кабинета сотрудника в компании.

Когда в вашей компании внедрили личный кабинет сотрудника в систему КЭДО?

У нас ситуация развивалась немного по-другому. С мая 2024 года мы начали внедрять личный кабинет, а теперь уже интегрируем КЭДО в этот кабинет. Мы разработали веб-версию на базе «1С:Документооборот» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП). Все данные собираются в одной системе, и мы создали удобный интерфейс для пользователей. Информация подтягивается как из ЗУП, так и из системы документооборота. Разделы были настроены под потребности нашей организации. А с января этого года мы начали работать над проектом по КЭДО.

Как вы пришли к решению внедрить личный кабинет?

Основным инструментом для взаимодействия с сотрудниками у нас оставалась почта Outlook и система документооборота. Несмотря на то, что численность нашей управляющей компании относительно небольшая – около 250 человек, все сотрудники работают либо в гибридном формате, либо дистанционно. Поэтому проводить очные встречи или обмениваться информацией стало не так удобно. Все работают через ноутбуки, и, конечно, было проще создать единое пространство, куда сотрудник мог бы зайти и быстро получить всю необходимую информацию, не тратя время на поиски в почте или в документах.

У нас также есть корпоративный портал, но в целом почта и телефон – это уже немного вчерашний день. Мы видим, что вокруг нас происходит цифровизация, и сами тоже стремимся идти в ногу с временем. Такие изменения помогают нам не только оптимизировать процессы, но и укрепить наш HR-бренд, подчеркивая инновационность. Наши заводы выпускают уникальную продукцию, поэтому и с точки зрения внутренних процессов хотелось бы внедрять более современные, цифровые решения, чтобы избавиться от того, что уже устарело.

В какие этапы проходила подготовка и внедрение личного кабинета сотрудника?

Процесс подготовки и внедрения личного кабинета сотрудника прошел через несколько ключевых этапов. Все началось с самой идеи, затем мы собрали рабочую группу, в которой были IT-специалисты, представители ЗУП и системы документооборота, а также привлекли внешних подрядчиков. Ключевыми этапами внедрения были: идея, техническое задание, рабочая группа, подготовка визуализации, создание рабочей версии, тестирование, релиз с минимальным функционалом, а затем постепенное добавление новых функций. Каждый раз, когда мы внедряли что-то новое, все активно откликались: HR, юристы – все захотели добавить свои разделы, такие как доверенности, командировки, лимиты и другие функции. Постепенно личный кабинет расширялся, а с начала этого года мы добавили внедрение КЭДО и интегрируем его в личный кабинет.

Личный кабинет продолжает развиваться, появляются новые идеи и пожелания, и мы продолжаем работать над расширением функционала, чтобы удовлетворить запросы всех подразделений.

Какими эффектами от его внедрения вы можете поделиться на сегодняшний день? Как поменялась работа HR-департамента?

На сегодняшний день внедрение личного кабинета принесло ряд положительных эффектов. Мы заметили значительное сокращение мелких запросов от сотрудников. Например, вопросы типа «Сколько у меня дней отпуска?», «Сколько отгулов у меня осталось?» или «Какой у меня график отпусков?» теперь не возникают так часто.

Раньше уведомления о начале отпуска приходили на почту. Внедрение КЭДО позволило значительно сократить трудозатраты и необходимость в распечатывании документов. В конце прошлого года мы также автоматизировали процесс подачи заявлений на отпуск. Теперь эти заявки согласовываются автоматически, что значительно упростило процесс.

Сейчас, когда кадровик получает задачу на оформление, он сразу видит, что все согласования прошли. Если на каком-то этапе что-то не было согласовано, задача просто не поступит.

Кроме того, с прошлого года внедрили личный кабинет на семи предприятиях, где была техническая возможность. Сотрудники этих компаний также активно пользуются системой.

Задать свои вопросы Анне и узнать больше об опыте «ЮМАТЕКС», УК Дивизиона «Росатом Композитные технологии»», вы сможете на Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 20 августа 2025 года.

Елизавета Гета