Дарья Музанкова, «ЛЕНТА»: Секреты успешного КЭДО: Взаимодействие HR, IT и юристов на пути к цифровизации

Дарья Музанкова, менеджер по цифровизации HR, «ЛЕНТА», и спикер Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделилась с CFO Russia секретами эффективного кросс-функционального сотрудничества HR, ИТ и юристов, а также рассказала об элементах успешного внедрения КЭДО в компании.

Какие элементы успешного внедрения КЭДО вы могли бы выделить?

Для успешного внедрения кадрового электронного документооборота важно учитывать не только технические аспекты, но и управленческие, организационные и даже психологические моменты. Ниже приведены ключевые элементы, способствующие успеху проекта.

Первый – определение стратегических целей и планирование. Важно четко понимать цели внедрения (повышение эффективности, сокращение бумажного документооборота, улучшение контроля и прозрачности процессов) и разработать детальный план проекта с определением этапов, сроков, бюджетов и ключевых результатов.

Второй – анализ текущих процессов и оптимизация, который включает проведение аудита существующих кадровых процессов для выявления слабых мест и избыточных процедур, а также оптимизацию и стандартизацию процессов до их перевода в электронный формат, чтобы система работала максимально эффективно.

Третий – выбор подходящего программного решения: оценка функциональности платформы, соответствия требованиям бизнеса и нормативным актам (например, в области защиты персональных данных) и возможность интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами учета рабочего времени) для получения единого источника информации.

Четвертый – обеспечение безопасности данных и соответствие законодательству: внедрение надежных мер безопасности для защиты конфиденциальной кадровой информации (шифрование, система аутентификации, разграничение прав доступа) и учет всех нормативных требований (например, ФЗ-152 о персональных данных в России) и организация системы аудита действий пользователей.

Пятый элемент – простой и интуитивно понятный пользовательский интерфейс. Важно разработать удобную и понятную платформу, которая снижает порог входа для пользователей и минимизирует ошибки в работе с системой, а также обеспечить возможность персонализации и адаптации интерфейса под особенности разных групп сотрудников.

Шестой – проведение пилотного тестирования и поэтапное внедрение: начальное тестирование системы на ограниченной группе пользователей для выявления неполадок и слабых мест, а также поэтапный переход на новый электронный документооборот с возможностью корректировки процессов на основе обратной связи.

Седьмой – обучение персонала и управление изменениями: организация обучающих программ, семинаров и разработка подробной документации для сотрудников, обеспечивающих плавное освоение нового инструмента; активная коммуникация с персоналом для разъяснения преимуществ и обеспечения поддержки на всех этапах внедрения.

Восьмой элемент – постоянная поддержка и развитие системы, которая включает организацию технической поддержки и оперативное решение возникающих проблем, а также регулярное обновление системы с учетом изменений в законодательстве и требований бизнеса и сбор отзывов пользователей для дальнейшего улучшения.

Эти элементы в совокупности способствуют не только технологической реализации проекта, но и его успешной интеграции в организационную культуру компании.

В чем заключаются ключевые аспекты кросс-функциональной работы HR, ИТ и юристов?

Во-первых, совместное планирование и четкое определение целей: согласование общих задач проекта, понимание стратегических приоритетов каждого отдела, формирование единой дорожной карты с распределением ролей и ответственности.

Во-вторых, эффективная коммуникация, которая включает регулярные встречи и обмен информацией для оперативного решения возникающих вопросов, а также использование общих платформ для документации, чтобы все участники имели доступ к актуальной информации.

В-третьих, понимание специфики работы каждого отдела. HR знает особенности кадровых процессов, потребности сотрудников и нюансы документооборота. ИТ отвечает за техническую реализацию, безопасность и интеграцию систем. Юристы обеспечивают соблюдение законодательства и правовых норм, регулирующих обработку персональных данных и трудовые отношения.

В-четвертых, совместное управление изменениями. Обучение персонала с учетом рекомендаций HR и технических возможностей ИТ, сопровождаемое юридическими разъяснениями по новым нормам. Кроме того, важен быстрый отклик на изменения в законодательстве или бизнес-требованиях, что требует оперативного участия всех сторон.

В-пятых, ориентация на результат. Необходимо взаимное понимание, что успех проекта возможен только при синергии знаний и опыта всех участников. Кроме того, важно постоянно соблюдать постоянный контроль за реализацией проекта с последующим анализом и корректировкой стратегии.

Такой интегрированный подход обеспечивает создание эффективных, безопасных и юридически корректных решений, способствующих успешной цифровой трансформации кадровых процессов в компании.

Что, по вашему мнению, самое сложное в кросс-функциональной работе при внедрении КЭДО?

Самым сложным аспектом кросс-функциональной работы при внедрении КЭДО является необходимость объединения различных приоритетов, подходов и профессиональных языков нескольких департаментов. Конкретнее, это проявляется в следующем.

Первое – разные цели и приоритеты. HR ориентирован на удобство и простоту пользования системой, стремясь обеспечить мотивацию сотрудников и оперативность кадровых процессов. ИТ фокусируется на технических аспектах внедрения: безопасности, надёжности и интеграции с существующими системами. Юридический отдел сконцентрирован на соответствии законодательства и минимизации правовых рисков. 

Такое разнонаправленное видение может приводить к конфликтам при выборе функциональности и определении приоритетов.

Второе – коммуникационные барьеры. Различные терминологии, представления об организационных процессах и подходы к решению задач затрудняют эффективное взаимодействие. Недопонимание между специалистами из разных областей может замедлить принятие решений и привести к необходимости переделывать уже согласованные решения.

Третье – управление изменениями и адаптация процессов. Внедрение новой системы требует пересмотра устоявшихся процессов. Изменения, предложенные одним отделом, иногда могут негативно сказаться на работе другого, что требует постоянного поиска компромиссов и корректировок. Необходимо выстроить единый процесс управления изменениями, учитывающий интересы всех сторон.

Четвертое – распределение ответственности и ресурсов. Четкое разделение ролей и ответственности между отделами часто оказывается затруднительным. Это может вызвать проблемы с распределением бюджета, сроков и ресурсов, а также замедлить принятие ключевых решений.

Преодоление этих сложностей требует прозрачной коммуникации, регулярных кросс-функциональных встреч, чёткого распределения ролей и формирования единой цели, которая учитывает интересы всех участников проекта. Это помогает создать синергетический эффект, где объединяются сильные стороны каждой функции для успешного внедрения КЭДО.

Задать свои вопросы Дарье и узнать больше об опыте «ЛЕНТЫ» вы сможете на Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 20 августа 2025 года.