Отчет о Двадцать втором форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1)

Первая секция первого дня форума «Законодательные изменения и тенденции в сфере ЭДО» началась с доклада Александра Блитмана, заместителя начальника отдела методологии взаимодействия с налогоплательщиками по телекоммуникационным каналам связи Управления ЭДО, ФНС России, «Перспективы развития ЭДО в России». Прежде всего, эксперт описал порядок обмена документами B2B и рассказал про отмену Приказа Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н:

Универсальное обращение – решение ситуации с изменениями. Александр рассмотрел особенности и классификатор универсальных сообщений. Он представил новые форматы, которые находятся в разработке, и описал их жизненный цикл:

Изменения и нововведения в МЧД описал Роман Чубаров, начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота, ФНС России. Эксперт описал утвержденные форматы и рассказал про те, что находятся в разработке. Затем Роман акцентировал внимание на переходе к электронным доверенностям и сравнил версии форматов МЧД. Также спикер ответил на часто задаваемые вопросы по МЧД:

Затем Александр Блитман, заместитель начальника отдела методологии взаимодействия с налогоплательщиками по телекоммуникационным каналам связи Управления ЭДО, ФНС России, рассказал про операторов электронного документооборота и ФНС России. Спикер отметил основные требования к операторам, рассказал про роуминг и выбор операторов ЭДО. Также Александр описал сервисы ФНС России и поделился планируемыми изменениями в законодательстве.

Вторая секция «Как оптимизировать бизнес-процессы компании с помощью ЭДО» началась с доклада Владимира Полякова, менеджера проектов, «ДМ-Тех», о переоценке эффектов от перехода на полноценный электронный документооборот. В первую очередь спикер ответил на вопрос: ЭДО – про спасение деревьев или современную конкурентную необходимость? Затем Владимир перечислил критерии полноценного и эффективного ЭДО, а также описал его миссию и виды. В завершение выступления спикер рассмотрел выгоды от ЭДО:

Как автоматизировать и настроить синхронизацию ЭДО с учетными системами компании? На этот вопрос ответила Екатерина Удальцова, ИТ Бизнес-партнер, «ЦЕС Аскона Лайф Групп». Она рассказала про подготовку к процессу автоматизации: перечень документов, лиц-подписантов, анализ готовности контрагентов работать через ЭДО. Далее спикер дала рекомендации, как выбрать оператора/операторов и интегрировать решения ЭДО в учетные системы, тестировать и обучать сотрудников. Также Екатерина акцентировала внимание на мониторинге работы с ЭДО, в том числе через учетные системы, и поделилась результатами автоматизации работы с электронным документооборотом:

Алексей Бельченков, старший ИТ бизнес-партнер, «АрнестЮниРусь», ответил на вопрос «Как с помощью мобильного приложения обеспечить дистанционное взаимодействие с сотрудниками по кадровым вопросам?». Спикер описал трансформацию проекта от HR-киоска до цифровой коммуникации и поделился опытом автоматизации HR-процессов и повседневных задач. Ключевые результаты внедрения проекта:

Завершилась секция КРУГЛЫМ СТОЛОМ: Как повысить эффективность системы внутреннего ЭДО. Среди спикеров: Ольга Леонова, методолог по цифровизации учетных процессов, финансово-экономический центр, «Интер РАО» (модератор); Ольга Дмитриева, руководитель по оптимизации и автоматизации учета, «Восточная горнорудная компания»; Анастасия Рыбакова, руководитель отдела автоматизации, HighlandGold; Дмитрий Гаврилюк, начальник отдела договорной работы правового управления, МОЭК. Они обсудили следующие темы:

Третья секция «Организация работы с МЧД» началась с доклада Олега Жабинского, руководителя юридической службы, «РЕХАУ», «Что необходимо учесть при создании и использовании МЧД». Эксперт подробно описал, как в компании организован процесс по выпуску КЭП и МЧД и как ведется работа с возражениями при выдаче МЧД сотрудникам. Также Олег объяснил, что необходимо учесть при оформлении доверенности в рамках передоверия:

Про автоматизацию процесса наделения полномочиями, выдачи, проверки и отмены доверенностей рассказала Анастасия Пушкова, IT product manager, ITMS Group. Она отметила предпосылки автоматизации: нагрузка на юристов, генерального директора и инициаторов. Это усложняло процесс и увеличивало время от запроса доверенности до начала работы в ЭДО. Далее спикер дала рекомендации, как сократить ручные операции, ускорить процесс выпуска МЧД и настроить автоматический отзыв доверенностей. Затем Анастасия рассказала про использование метки доверенного времени, а также описала текущие задачи и дальнейшие шаги по развитию системы.

Завершил секцию доклад Марии Петровой, старшего менеджера сервисного центра по финансам, «Северсталь – ЦЕС». Она выступила с кейсом «МЧД в ОЦО: как пройти путь изменений и остаться в плюсе». Спикер поделилась опытом компании по внедрению МЧД и управлению внедрением изменений на примере МЧД. Мария рассказала про использование модели ADKAR (осознание, желание, знания, способность, закрепление) – человекоориентированном подходе к управлению изменениями, фокусирующийся на работе с сотрудниками.

Как отметила Мария, для успеха важно вовлекать все уровни организации: от топ-менеджмента и руководителей направлений до линейных специалистов. Также постоянная коммуникация, обучение, мотивация и подкрепление успехов – ключ к тому, чтобы МЧД стала полноценной частью культуры компании.

В рамках четвертой секции «Подготовка документооборота к переходу на налоговый мониторинг» выступила Галина Подрецкая, руководитель управления документационного обеспечения, «Столото». Она описала особенности организации ЭДО при переходе компании на налоговый мониторинг. Эксперт рассмотрела бумажный документооборот как препятствие к быстрому переходу на налоговый мониторинг и отметила, что работа только с оригиналами документов – это основной вызов при переходе на налоговый мониторинг. Также Галина поделилась опытом внедрения новой системы ЭДО в кратчайшие сроки и перевода основных документов общества.