• Сегодня 16 июля 2025
  • USD ЦБ 77.96 руб
  • EUR ЦБ 91.15 руб
Реклама АНО ДПО «Корпоративный университет Сбербанка»
Центр компетенций "Содружество ОЦО"
Сорок четвертая конференция «Команды и процессы в ОЦО: инновационные подходы к управлению»
Книги для летнего чтения
Пятнадцатая конференция «Управление закупками»
https://vk.com/cforussia

Отчет о Двадцать втором форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1)

25.06.2025

22-23 мая 2025 года в Москве в двадцать второй раз прошел Форум «Внутренний и внешний электронный документооборот». Мероприятие было организовано группой Prosperity Media при поддержке портала CFO Russia. Представляем вашему вниманию отчет о первом дне мероприятия.

Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или пишите на электронный адрес events@cfo-russia.ru.

Команда Prosperity Media и CFO Russia благодарит спикеров за сотрудничество и уникальные практики, а всех слушателей – за интерес к мероприятию, комментарии и вопросы.

Первая секция первого дня форума «Законодательные изменения и тенденции в сфере ЭДО» началась с доклада Александра Блитмана, заместителя начальника отдела методологии взаимодействия с налогоплательщиками по телекоммуникационным каналам связи Управления ЭДО, ФНС России, «Перспективы развития ЭДО в России». Прежде всего, эксперт описал порядок обмена документами B2B и рассказал про отмену Приказа Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н:

  • Обмен счетами-фактурами через операторов (УС заменяет ИОП и УОУ)
  • Документооборот по 44-ФЗ через ЕИС (без изменений)
  • Общие положения

Универсальное обращение – решение ситуации с изменениями. Александр рассмотрел особенности и классификатор универсальных сообщений. Он представил новые форматы, которые находятся в разработке, и описал их жизненный цикл:

  • Выявление потребности
  • Первичная аналитика
  • Формирование экспертной группы
  • Работа экспертной группы
  • Бюрократические процедуры
  • Публикация
  • Внедрение

Изменения и нововведения в МЧД описал Роман Чубаров, начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота, ФНС России. Эксперт описал утвержденные форматы и рассказал про те, что находятся в разработке. Затем Роман акцентировал внимание на переходе к электронным доверенностям и сравнил версии форматов МЧД. Также спикер ответил на часто задаваемые вопросы по МЧД:

  • Когда ФНС России будет принимать универсальный формат доверенности? С 1 марта 2025
  • Будут ли все органы принимать универсальную машиночитаемую доверенность? Изменения в 63-ФЗ. 2025?
  • Можно ли не указывать паспортные данные доверенного лица в МЧД? Приказ МЦ №857
  • Нужно ли подписывать соглашение, если МЧД не передается с документом, а хранится в третьем месте? Да
  • Истекают ли полномочия доверенного лица, если прекращает действие сертификат подписи доверителя? Нет
  • Когда на ЕПГУ будут сведения об МЧД из распределенного реестра? Вопрос в проработке

Затем Александр Блитман, заместитель начальника отдела методологии взаимодействия с налогоплательщиками по телекоммуникационным каналам связи Управления ЭДО, ФНС России, рассказал про операторов электронного документооборота и ФНС России. Спикер отметил основные требования к операторам, рассказал про роуминг и выбор операторов ЭДО. Также Александр описал сервисы ФНС России и поделился планируемыми изменениями в законодательстве.

Вторая секция «Как оптимизировать бизнес-процессы компании с помощью ЭДО» началась с доклада Владимира Полякова, менеджера проектов, «ДМ-Тех», о переоценке эффектов от перехода на полноценный электронный документооборот. В первую очередь спикер ответил на вопрос: ЭДО – про спасение деревьев или современную конкурентную необходимость? Затем Владимир перечислил критерии полноценного и эффективного ЭДО, а также описал его миссию и виды. В завершение выступления спикер рассмотрел выгоды от ЭДО:

  • Мгновенная передача электронных данных и документов внутри компании, с контрагентами, банками и государством;
  • Существенное снижение рисков допущения ошибок ввиду отсутствия необходимости переноса данных из «бумаги в цифру» и обратно;
  • Сокращение трудозатрат и времени персонала на обработку электронных данных: проверку, согласование и подписание, а также поиск информации в цифровых архивах с возможностью автообработок и автоподборок;
  • Возможность интегрирования электронных документов и данных, их правил обработки, проверки и архивирования в едином электронном пространстве;
  • Сокращение расходов на «бумагу» и расходные материалы, на почтовые и курьерские услуги.

Как автоматизировать и настроить синхронизацию ЭДО с учетными системами компании? На этот вопрос ответила Екатерина Удальцова, ИТ Бизнес-партнер, «ЦЕС Аскона Лайф Групп». Она рассказала про подготовку к процессу автоматизации: перечень документов, лиц-подписантов, анализ готовности контрагентов работать через ЭДО. Далее спикер дала рекомендации, как выбрать оператора/операторов и интегрировать решения ЭДО в учетные системы, тестировать и обучать сотрудников. Также Екатерина акцентировала внимание на мониторинге работы с ЭДО, в том числе через учетные системы, и поделилась результатами автоматизации работы с электронным документооборотом:

  • Сократили затраты на обработку документов
  • Ускорили процессы обработки и согласования документов в 5 раз
  • 70% первичных документов в ЭДО
Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития, «ЮТэйр», рассказал, как разрабатывать операционные электронные документы. Прежде всего, эксперт отметил, что формализация бизнес-процессов и юридическая значимость – это ключевые аспекты цифровой трансформации электронного документооборота. Затем он рассмотрел полноту и структурирование контента в первичных документах как основу качества документооборота. Гагик описал методику создания электронного документа и объяснил, как применение лучших практик помогает разрабатывать эффективные первичные электронные документы.

Алексей Бельченков, старший ИТ бизнес-партнер, «АрнестЮниРусь», ответил на вопрос «Как с помощью мобильного приложения обеспечить дистанционное взаимодействие с сотрудниками по кадровым вопросам?». Спикер описал трансформацию проекта от HR-киоска до цифровой коммуникации и поделился опытом автоматизации HR-процессов и повседневных задач. Ключевые результаты внедрения проекта:

  • Удовлетворенность HR-сервисами выросла с 4.4 до 4.8 (из 5)
  • 6000 запросов в первый год выполнено без участия HR
  • Оптимально для работы в гибридном формате
  • 98% сотрудников пользуется приложением
  • Последующий переход на ЭКДО занял 2 месяца

Также Алексей рассказал, как оптимизировать взаимодействие сотрудников по кадровым вопросам и повысить качество HR-сервисов. В завершение доклада он дал рекомендации, как развивать собственное мобильное приложение для сотрудников и HR.

Завершилась секция КРУГЛЫМ СТОЛОМ: Как повысить эффективность системы внутреннего ЭДО. Среди спикеров: Ольга Леонова, методолог по цифровизации учетных процессов, финансово-экономический центр, «Интер РАО» (модератор); Ольга Дмитриева, руководитель по оптимизации и автоматизации учета, «Восточная горнорудная компания»; Анастасия Рыбакова, руководитель отдела автоматизации, HighlandGold; Дмитрий Гаврилюк, начальник отдела договорной работы правового управления, МОЭК. Они обсудили следующие темы:

  • Как организовать систему мониторинга качества процессов
  • Какие процессы можно автоматизировать с помощью ЭДО и получить максимальную выгоду
  • Как обеспечить безопасность электронных документов
  • Опыт использования ИИ во внутреннем ЭДО

Третья секция «Организация работы с МЧД» началась с доклада Олега Жабинского, руководителя юридической службы, «РЕХАУ», «Что необходимо учесть при создании и использовании МЧД». Эксперт подробно описал, как в компании организован процесс по выпуску КЭП и МЧД и как ведется работа с возражениями при выдаче МЧД сотрудникам. Также Олег объяснил, что необходимо учесть при оформлении доверенности в рамках передоверия:

  • Юрлицо передает право юрлицу, а тот физлицу
  • Юрлицо передает право физлицу, а тот другому физлицу
  • Юрлицо передает право физлицу-руководителю филиала, а тот другому физлицу
  • ИП передает право сотруднику-физлицу, а тот другому физлицу
  • Передоверие на основе бумажной доверенности

Помимо этого, Олег дал рекомендации, как сохранять конфиденциальность персональных данных при выпуске МЧД.

Про автоматизацию процесса наделения полномочиями, выдачи, проверки и отмены доверенностей рассказала Анастасия Пушкова, IT product manager, ITMS Group. Она отметила предпосылки автоматизации: нагрузка на юристов, генерального директора и инициаторов. Это усложняло процесс и увеличивало время от запроса доверенности до начала работы в ЭДО. Далее спикер дала рекомендации, как сократить ручные операции, ускорить процесс выпуска МЧД и настроить автоматический отзыв доверенностей. Затем Анастасия рассказала про использование метки доверенного времени, а также описала текущие задачи и дальнейшие шаги по развитию системы.

Завершил секцию доклад Марии Петровой, старшего менеджера сервисного центра по финансам, «Северсталь – ЦЕС». Она выступила с кейсом «МЧД в ОЦО: как пройти путь изменений и остаться в плюсе». Спикер поделилась опытом компании по внедрению МЧД и управлению внедрением изменений на примере МЧД. Мария рассказала про использование модели ADKAR (осознание, желание, знания, способность, закрепление) – человекоориентированном подходе к управлению изменениями, фокусирующийся на работе с сотрудниками.

Как отметила Мария, для успеха важно вовлекать все уровни организации: от топ-менеджмента и руководителей направлений до линейных специалистов. Также постоянная коммуникация, обучение, мотивация и подкрепление успехов – ключ к тому, чтобы МЧД стала полноценной частью культуры компании.

В рамках четвертой секции «Подготовка документооборота к переходу на налоговый мониторинг» выступила Галина Подрецкая, руководитель управления документационного обеспечения, «Столото». Она описала особенности организации ЭДО при переходе компании на налоговый мониторинг. Эксперт рассмотрела бумажный документооборот как препятствие к быстрому переходу на налоговый мониторинг и отметила, что работа только с оригиналами документов – это основной вызов при переходе на налоговый мониторинг. Также Галина поделилась опытом внедрения новой системы ЭДО в кратчайшие сроки и перевода основных документов общества.

«Отказ от бумажного документооборота в пользу ЭДО не тренд, а необходимость для компаний, переходящих на налоговый мониторинг. Однако не нужно пытаться внедрить его за неделю. Начните с пилотных проектов в отдельных подразделениях с отдельными видами документов, чтобы выявить и устранить проблемы до масштабирования», – заключила Галина.