• Сегодня 15 июня 2024
  • USD ЦБ 89.07 руб
  • EUR ЦБ 95.15 руб
VK Tax Compliance
Тридцать девятая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие»
Шестнадцатая конференция «Корпоративный контроллинг»
Космос
50 бизнес-моделей новой экономики. Уроки компаний-единорогов
https://vk.com/cforussia

Отчет о Двадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1)

11.06.2024

23-24 мая 2024 года в Москве в двадцатый раз прошел Форум «Внутренний и внешний электронный документооборот». Мероприятие было организовано группой Prosperity Media при поддержке портала CFO Russia. Партнерами форума стали компании SL Soft и WSS-Consulting.

Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или пишите на электронный адрес events@cfo-russia.ru.

Команда Prosperity Media и CFO Russia благодарит партнеров и спикеров за сотрудничество и уникальные практики, а всех слушателей – за интерес к мероприятию, комментарии и вопросы.

Первая секция первого дня мероприятия «Законодательные нововведения в ЭДО» началась с доклада Романа Чубарова, начальника отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота, ФНС России. Он разобрал актуальные вопросы использования МЧД. Эксперт рассмотрел переходные положения и вступление в силу отдельных положений. Далее он описал форматы МЧД и поделился планами ФНС на 2024-2026 гг.

Также Роман ответил на часто задаваемые вопросы:

  • Когда ФНС России будет принимать универсальный формат доверенности?
  • Можно ли подписывать электронные документы на основании бумажной доверенности? А наоборот?
  • Когда появятся полностью машиночитаемые полномочия?
  • Порядок отзыва МЧД?
  • Можно ли не указывать паспортные данные доверенного лица в МЧД?
  • Сколько всего порталов подготовки МЧД?
  • Почему МЧД, сформированные на портале ФНС, не везде принимают?
  • Истекают ли полномочия доверенного лица, если прекращает действие сертификат подписи доверителя?

Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО, УК «РОСВОДОКАНАЛ», рассказал про точки роста ЮЗДО в РФ с точки зрения корпоративного бизнеса. Спикер описал предпосылки перехода компании на ЮЗДО и рассмотрел составляющие ИТ-платформы ЮЗДО: системы, виды документов и подписей, оперативное хранение. Далее Виталий отметил, что важно для развития ЭДО, и подтвердил некоторые «мифы» об ЭДО. Свое выступление спикер подытожил следующими выводами:

  1. Бумага проще и может быть дешевле.
  2. До решения ряда сложностей (высокие стартовые вложения, ЭДО не является дешевым инструментом и т.д.) внедрение ЭДО будет «штучным продуктом» – большинство внедрений будут на уровнях 1 или 2, без перехода на 3-й, т.е. на полную цифровизацию + автоматизацию.
  3. Необходимо искать пути снижения порога входа и решения вопросов цифровой грамотности пользователей.
  4. ЭДО помогает получать удовольствие от работы при любом уровне автоматизации!

Завершилась секция выступлением Татьяны Марковой, ведущего аналитика продуктов «Цитрос», эксперта в области архивного делопроизводства, SL Soft, на тему «Бумага и цифра: современный архив для хранения документов». Спикер представила продуктовую линейку SL Soft: решения, которые помогают в распознавании данных (OCR), управлении цифровым контентом (ECM), обеспечении юридической значимости документов и многих других задачах, и рассмотрела их работу на примере реальных кейсов. Например, Татьяна подсветила проблемы организации и хранения документов и рассказала про внедрение электронного архива с интеллектуальными функциями. А также объяснила, как электронный архив позволяет оптимизировать хранение документов и сократить время и усилия на их обработку. 

В рамках второй секции «Развитие кадрового ЭДО» Геннадий Попов, CEO, Founder, WSS-Consulting, поделился опытом комплексного внедрения электронной подписи для бухгалтерских, кадровых и договорных документов, рассказал про платформу WSS Docs. Спикер представил новый продукт на рынке СЭД – Docs 5 и описал особенности платформы. «Docs5 дает возможность полного перевода документов в электронный вид и единую платформу согласования, подписания и хранения. За счет своей архитектуры наш движок системы обрабатывает десятки миллионов документов для десятков тысяч пользователей одновременно», – отметил Геннадий. Далее эксперт детально рассмотрел возможности для работы с ЭКДО и перечислил технические характеристики решения. 

Затем Ирина Печерская, начальник отдела кадрового администрирования, РЭС, выступила с онлайн-докладом «Реализация проекта “Личного кабинета сотрудника”: основные этапы внедрения и результаты». Спикер подробно описала предпосылки, этапы и трудности при внедрении ЭКДО в ее компании. Также она рассказала, как изменились процессы после перехода, и каких результатов удалось достичь. В заключение Ирина описала ценности для пользователей. Кадровики: ушел большой массив подшивки бумаг, сразу видно реакцию сотрудника, можно подписать в любом месте, «хоть по дороге на электроустановку» и пр. Пользователи: не нужно печатать и носить заявления, ходить расписываться в документах, все документы в одном месте, простота и скорость, доступность в любой момент времени при наличии мобильника (или ПК с интернетом) как подать заявление, так и согласовать его и пр.

Третья секция «Организация работы с МЧД» началась с выступления Олега Жабинского, руководителя юридической службы, РЕХАУ. Он рассмотрел юридические аспекты выпуска и использования МЧД. Эксперт акцентировал внимание на правовом регулировании доверенности и описал схему выдачи КЭП и МЧД в РЕХАУ. Также Олег дал рекомендации по проверке МЧД у оператора ЭДО и на сайте ФНС.

Что проверяет оператор ЭДО?

  • Соответствие данных в доверенности и данных в сертификате физлица: ФИО, СНИЛС, ИНН.
  • Действительна ли доверенность на текущий момент: не просрочена, уже начала свое действие, не отозвана.

Что НЕ проверяет оператор ЭДО?

  • Наличие у доверителя полномочий на выдачу доверенности.
  • Наличие у представителя полномочий на подписание документа. 

Людмила Морозова, менеджер по проектам автоматизации, FM Logistic, ответила на вопрос «Как подготовить систему ЭДО к работе с МЧД?». Спикер поделилась, как введение МЧД повлияло на работу всех систем, в которых происходит электронное подписание, а также рассмотрела выстраивание процесса выпуска КЭП + МЧД. Затем она рассказала про автоматизацию выпуска и повышение эффективности при работе с МЧД. В завершение выступления Людмила отметила проблемы, с которыми может столкнуться компания при подготовке системы ЭДО к МЧД. Среди них, например:

  • Выстраивание полного процесса – как выбрать ответственного, как увязать выпуск МЧД с выпуском ЭП, регистрацией на платформе оператора и т.д.
  • Как объяснить сотруднику разницу между ЭП ЮЛ и ЭП ФЛ, снизить риски компрометации сертификата для сотрудника как ФЛ.
  • Выпуск МЧД для госорганов (есть нюансы, не все принимают «единый формат» МЧД, зарегистрированный на сайте ФНС) и т.д. 

В рамках четвертой секции состоялся КРУГЛЫЙ СТОЛ: Внедрение электронного архива в компании. Среди спикеров: Ольга Леонова, методолог по цифровизации учетных процессов, финансово-экономический центр, Интер РАО (модератор); Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО, УК «РОСВОДОКАНАЛ»; Валентин Островский, руководитель инновационных проектов, РОЛЬФ; Валентина Андрющенко, руководитель управления по интегрированному документообороту, Норникель. Они обсудили следующие темы:

  • Какие критерии нужно учитывать при выборе системы для управления электронным архивом
  • Как определить бюджет
  • Какие аргументы нужно учитывать при проведении презентации проекта руководству
  • Основные этапы внедрения проекта
  • Какие преимущества дает систематизация электронного архива в компании
  • Как оценить экономическую эффективность

Пятая секция прошла в СПЕЦФОРМАТЕ: «Деловая игра». В рамках секции аудитория форума разделилась на команды, которые работали над решением проблемы. Команды в течение ограниченного времени должны были смоделировать мероприятия и стратегию по популяризации ЭДО в компании. После обсуждения лидеры команд представили разработанную стратегию, а модератор выбрал лучший проект. Модератор деловой игры: Ольга Леонова, методолог по цифровизации учетных процессов, финансово-экономический центр, Интер РАО.




Комментарии

Защита от автоматических сообщений