Людмила Морозова, FM Logistic: «Обучайте сотрудников, ответственных за помощь в выпуске МЧД»

Людмила Морозова, менеджер по проектам автоматизации FM Logistic и спикер Двадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia об использовании МЧД в компании.

Как давно в FM Logistic используют МЧД?

Основную часть МЧД компания начала использовать с 1 сентября 2023 года, когда запретили выпускать сертификаты на юридическое лицо. Самые первые машиночитаемые доверенности мы начали создавать на этапе тестирования всех программ в июне-июле 2023 года.

На какие этапы можно поделить процесс подготовки системы ЭДО к работе с МЧД?

Во-первых, надо понимать, какие сотрудники будут использовать МЧД с электронной подписью. Во-вторых, важно знать, в каких программах они будут применяться, потому что у каждой программы своя специфика. В-третьих, необходимо создать фокус-группу, которая будет работать с настройками нужных программ и с юридическим отделом. А он, в свою очередь, обоснует выпуски МЧД и будет поддерживать их использование с правовой точки зрения.

После создания фокус-группы наступает основной этап – доработка и тестирование программ. Затем, когда документы действительно правильно подписываются, и весь процесс настроен корректно, можно переходить к последнему этапу – обучению сотрудников, ответственных за помощь в выпуске МЧД и электронной подписи. Если компания небольшая, то с объемом задач может справиться один человек. Но если компания крупная (у нас, например, три юридических лица), то необходимо обучать несколько работников. 

С какими препятствиями при этом может столкнуться компания?

Прежде всего нужно собрать команду, которая будет иметь представление о конечном результате. Однако возникают сложности с выбором инструментов: разрабатывать все с нуля самим или искать готовые решения извне.

Также препятствием становится человеческий фактор. Работники, которые прошли обучение, должны грамотно транслировать информацию коллегам-пользователям, которые непосредственно получают МЧД и сертификаты электронной подписи. Сотрудник, которому выдали МЧД или сертификат, может забыть об этом на год. И когда срок действия этих документов подходит к концу, он не помнит, что делать для получения новых. В этот момент его должны проконсультировать ответственные работники, чтобы он быстро подписал все необходимые бумаги.

Задать свои вопросы Людмиле вы сможете на Двадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 23-24 мая 2024 года.

Елизавета Гета

Комментарии