Елена Озерова, Группа Компаний Гулливер/Победа: «Благодаря автоматизации мы повысили производительность сотрудников казначейства на 40%»

Елена Озерова, главный финансовый контролер Группы Компаний Гулливер/Победа и спикер Седьмой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», рассказала CFO Russia про внедрение ERP-системы в компании и поделилась результатами автоматизации казначейства.

По каким критериям вы выбирали российскую ERP-систему для автоматизации казначейства?

Автоматизацию казначейства в нашей компании можно разделить на два блока. Первый блок – автоматизация всего учета (регламентированный учет, управленческий учет, бюджетирование) и второй блок отдельно для казначейства – мультибанк.

Нам важно было выбрать систему планирования и управления всеми ресурсами предприятия: финансовыми, человеческими и материальными. Иными словами, всем, что можно посчитать и контролировать.

Выбирая ERP-систему, мы хотели найти ту, которая поддерживает как финансы и бухгалтерию, так и другие бизнес-процессы компании (закупки, продажи, логистику, HR). Наша цель – организовать единое пространство для работы всех сотрудников. К выбору ERP-системы необходимо также привлечь основной операционный линейный персонал. Мы понимали, что из-за специфики наших бизнес-процессов мы не сможем подобрать универсальную и готовую для нас систему. Однако разработка продукта с нуля – также не наш вариант. Поэтому мы выбирали систему с возможностью адаптации под наши процессы и простой интеграцией с уже используемыми учетными системами. Но, с другой стороны, функционал при своей простоте должен быть гораздо шире в перспективе, ведь бизнес не стоит на месте. После проведения встреч с поставщиками, при окончательном выборе, самым важным критерием стала стоимость проекта.

При внедрении мультибанка основной задачей было повысить производительность линейного казначея. Стоял выбор между роботизацией и автоматизацией. На тот момент предложений было не много. Мы отталкивались от условий максимальной безопасности продукта, дающего оптимальный набор запрашиваемого функционала с возможностью дальнейшего развития.

В какие этапы проходила автоматизация казначейства в вашей компании и с какими сложностями при этом столкнулись?

Немаловажный этап, с которого мы начали, – написание функциональных требований. Сложность была в том, что при внедрении решения обязательные и желательные требования часто пытались поменять местами. Следующий этап – предпроектное описание бизнес-процессов компании, которые пришлось перестраивать под систему. В рамках всей автоматизации учета, автоматизация казначейства была одним из первых блоков. Фундамент автоматизации – интеграция основных справочников участвующих в движении денег. У нас уже был опыт выстраивания маршрутов прохождения заявок на оплату. Поэтому реализация этого этапа прошла оперативно и практически без сложностей, но постоянно меняющаяся управленческая структура создала сложности администрирования данного процесса. Далее пришлось ждать автоматизацию регламентированного бухгалтерского учета. И из-за специфики розничного бизнеса часть функций невозможно было автоматизировать без выстраивания управленческого учета, что повлияло на сроки автоматизации казначейства.

На начальном этапе, после адаптации справочников, мы установили УПСК (Универсальная платежная система казначейства) для загрузки выписок. А на финальном этапе добавили в УПСК функцию отправки платежей из ERP-системы.

В процессе автоматизации мы столкнулись с рядом сложностей. Во-первых, не все процессы четко прописаны до мельчайших деталей. Поэтому возникают вопросы, как поступить в таком случае. Во-вторых, сложность возникает в сопротивлении трудовых ресурсов – одни сотрудники не могут работать по-новому в силу различных причин, а другие откровенно не хотят и даже противодействуют. Третья сложность – запрос от пользователей «автоматизировать» сегодняшний образ деятельности предприятия, не улучшая его. Иными словами, запрос «автоматизировать хаос». Четвертая сложность – отсутствие возможности высвободить персонал от операционной работы для работы в проекте по автоматизации.

Какими результатами автоматизации вы можете поделиться на сегодняшний день?

На сегодняшний день благодаря автоматизации мы повысили производительность сотрудников казначейства на 40%. Мы автоматизировали прохождение заявки по постоплатным условиям договора, оплату по графикам без заявок (аренда, лизинги и др.). Кроме того, генерация оплат поставщикам происходит в реестре платежей. Выписки загружаются автоматически до начала рабочего дня. Сотрудники могут просматривать предварительные выписки онлайн из ERP-системы для корректного планирования платежного дня. А также автоматизация позволила отправлять платежи в клиент-банки основных банков-партнеров из ERP-системы.

Задать свои вопросы Елене и узнать больше об опыте ГК Гулливер/Победа вы сможете на Седьмой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», которая состоится 24-25 августа 2023 года.

Елизавета Гета

Комментарии