Ольга Сулиман, ГК «Акульчев»: «Эффективная система управления ДЗ должна включать в себя регламентацию процедур с распределением ролей и функций»

Ольга Сулиман, финансовый директор ГК «Акульчев» и спикер Девятой конференции «Управление дебиторской задолженностью», рассказала CFO Russia, на что обращать внимание при построении плана действий для минимизации потерь ДЗ.

Что, на ваш взгляд, должна включать в себя эффективная система управления ДЗ?

В первую очередь регламенты по управлению задолженностью с распределением функций: кто, за что и в какие сроки отвечает. Очень важно классифицировать ДЗ по срокам: просроченная, безнадежная, проблемная или текущая. Это дает понимание, на какую задолженность стоит обращать внимание.

Также необходимо внедрять показатели в систему KPI сотрудников, чтобы можно было управлять процессом.

Какие инструменты работы с просроченной ДЗ вы используете сейчас?

Прежде всего, это отчетность, которая формируется в 1С. Также при принятии решении о работе с контрагентом мы проводим скоринг через интернет-источники. По скорингу определяем рейтинг дебитора и то, какую процедуру согласования необходимо применить.

Регламенты и методология – тоже важные инструменты, без которых невозможно работать с просроченной дебиторской задолженностью.

Ваш совет другим компаниям: на что обращать внимание при построении плана действий для минимизации потерь ДЗ?

Нужно разработать to do листы, как работать с задолженностью. При этом важно обращать внимание не только на дебиторскую, но и на кредиторскую задолженность. Между ними должен соблюдаться баланс.

Также нужно контролировать дебиторскую задолженность не только по покупателям, но и по поставщикам. Часто ДЗ возникает из-за непредоставления документов в нарушение какого-то процесса в документообороте.

Далее нужно выстроить процессы по формированию реестра ДЗ в определенных разбивках: по менеджерам, клиентам, договорам, срокам погашения и сумме задолженности. Это позволяет эффективнее работать с реестром должников.

И повторю еще раз – очень важна регламентация процедур. Часто компании упускают этот момент. Регламент должен полностью включать в себя распределение ответственностей и ролей, а также сроки. Кроме того, в регламенте можно установить необходимые для достижения показатели и цели, которые потом можно использовать в KPI.

Еще посоветую разработать шаблоны писем, претензий и звонков, чтобы при общении с контрагентами менеджеры использовали единый формат.

Задать свои вопросы Ольге и узнать больше об опыте ГК «Акульчев» вы сможете на Девятой конференции «Управление дебиторской задолженностью», которая состоится 24 мая 2023 года.

Мария Кириченко

Комментарии