• Сегодня 26 мая 2024
  • USD ЦБ 89.70 руб
  • EUR ЦБ 97.10 руб
Деловой завтрак «Налоговый мониторинг»
Тридцать девятая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие»
РЕКЛАМА. ПАО Сбербанк, ИНН 7707083893.УК rk542477gr12346
Космос
Восемнадцатая конференция «Корпоративные системы риск-менеджмента»
https://vk.com/cforussia

Николай Жуков, Ростелеком: «Главное в презентации – объяснить сложное простым языком»

16.01.2023

Николай Жуков, Ростелеком: «Главное в презентации – объяснить сложное простым языком»

Руководители часто говорят о том, как работать с командами при реализации проектов, но редко обращают внимание на то, как управлять коммуникациями, а следовало бы. Коммуникации начинают занимать все более важное место в реализации проектов, поскольку, правильно выстроенные, они повышают эффективность этих проектов.

Одна из важных составляющих коммуникаций – презентация. В первую очередь она необходима на этапе утверждения идеи, при проработке с заказчиком первичных параметров проекта. Следующий этап после проработки проекта и формирования его содержания – инициация проекта. Здесь также важна презентация, тоже необходимо продать идею. Кроме того, когда мы реализуем проект, мы с помощью регулярной отчетности рассказываем стейкхолдерам о его ходе. И, в конце концов, при завершении проекта и подведении итогов важно показать результат. Тиражирование – также немаловажный этап после реализации хорошего проекта. Если мы работаем в компании с большим количеством подразделений, можно распространить проект на другие подразделения, филиалы или макрорегионы, тем самым повысив его эффективность. И на всех этапах будут нужны презентации.

Создавая эффективные презентации, компания получает много преимуществ. Во-первых, идея развивается с большей скоростью от ее возникновения до реализации, не сталкиваясь с барьерами. Во-вторых, повышается точность решений. Когда слайды не замылены и понятны, решения принимаются более четко. В-третьих, вероятность поддержки топ-менеджерами вашей идеи увеличивается. Когда они понимают, о чем идет речь, то готовы быстрее поддержать проект. Как итог, растет экономический эффект проекта. Я всегда поддерживаю и продвигаю идею, что презентация – это не просто набор картинок, а средство для повышения эффективности проектов и компании в целом.

Однако не все презентации одинаково полезны. Некоторые даже вредят. Например, на рисунке показана вводная часть проектной презентации. Мы хотим, чтобы нас поняли и одобрили проект. Но что мы видим? Слишком много букв и мало смысла, текст нечитаемый, задний фон отвлекает от чтения, картинка не нужна. Такой слайд скорее оттолкнет от вникания в проект.

Рис.1

Или, например, слайд об актуализации проекта. Когда его показывают, мы не думаем о сути слайда. Первая мысль: «Откуда начинать читать?». Возникают вопросы, почему «шестирук» зауженный, почему набор проблем – это цикл. Мы думаем об этом и многом другом вместо того, чтобы понять смысл проекта.

Рис.2

Такой слайд, который показывает отчет по ходу проекта, «взрывает» мозг у тех, кто пытается вникнуть в его суть.

Рис.3

Типичные ошибки проектных презентаций

Унылые презентации убивают проекты. Я могу выделить четыре типичные ошибки проектных презентаций. Первая – идея может быть неочевидна. Проджект-менеджер задумал какую-то идею и хочет рассказать о ней, но презентацию создал такую, что никому из слушателей ничего не понятно. Вторая ошибка – отсутствие ключевых акцентов, когда спикер рассказывает обо всем и ни о чем. Третья ошибка – «слайдоменты» (слайды+документы). Когда на одном слайде слишком много текста, сложно понять суть. Четвертая ошибка – «слайдорадуга» (когда слайды насыщены картинками и разноцветными надписями) отвлекает слушателя от сути проекта.

Эти ошибки могут привести к серьезным последствиям. Ваша идея не получает распространения, решения принимаются интуитивно (руководители не поняли презентацию, махнули рукой и приняли не самое эффективное решение), сложно акцептовать проект у топ-менеджмента. Как итог, компания теряет деньги и время.

Я придерживаюсь идеи, что проект с качественным содержанием – это всегда подарок. Хороший проект придумать не так-то просто. Презентация проекта – это его упаковка. И мы всегда делаем выбор – преподнести проект в изящной коробочке или в пакете из супермаркета. В пакете из супермаркета он тоже останется подарком, но уже не таким презентабельным.

Как наладить визуализацию в проектной деятельности

Рис.4

Можно выделить три уровня, которые важно пройти в развитии культуры презентаций. Первый – уровень дизайна, когда ответственное лицо может более-менее красиво создать слайд с понятным, заранее заготовленным содержанием. Обычно этим занимаются дизайн-агентства. Однако не все они работают со смыслом. Второй – уровень структуры. Люди, работающие с ней, уже должны понимать, о чем идет речь в презентации, и сделать так, чтобы это поняли слушатели. На этом уровне они могут поменять слайды местами, поработать со структурой. Самый высокий уровень – уровень смыслов, когда сотрудники понимают задачу и цель презентации и исходя из них могут создать структуру, проработать ее, после чего визуализировать. То есть сделать все от начала до конца. Когда в компании есть сотрудники, способные работать на третьем уровне, тогда можно сказать, что культура презентации в их проектном офисе налаживается.

Как мы прошли путь развития культуры коммуникаций

Мы начали развивать культуру коммуникаций в Ростелекоме в 2016 году. Первым шагом стало, конечно, обучение сотрудников. Мы поняли, что нам надо взращивать специалистов по коммуникациям в компании и создали Академию производственной системы Ростелекома (ПСР). Внутри нее мы организовали проект «Фабрика смыслов», в рамках которого обучали создавать презентации для публичных выступлений. Обучение проходило в Подмосковье. За 4 потока очных занятий мы обучили 80 сотрудников. Целевая аудитория – проджект-менеджеры и ПСР-команды.

Первыми большими мероприятиями, которые мы провели на тему культуры визуальных коммуникаций, стали ПСР-саммиты – саммиты производственной системы, федеральные большие мероприятия. До начала пандемии мы провели 3 таких мероприятия. В рамках саммита 200 участников (топ-менеджмент, самые активные руководители проектов, команды производственной системы) собирались в прекрасном месте, например, на берегу Черного моря, в ходе выступлений обменивались опытом и проектами, которые стоит тиражировать на всю компанию. Эффект от такого мероприятия был в том, что классные идеи через хорошие презентации доносились до всех участников и распространялись по территории всего Ростелекома.

Также отдельно попробовали работать с топ-менеджментом. Мы все понимаем, что хорошо работает та инициатива, которую поддержало руководство. Но чтобы мы могли заручиться поддержкой руководства, сначала оно должно эту инициативу понять. В итоге мы выбрали в Москве кинотеатр с одним залом «Фитиль», в нем собрали 13 спикеров, которые рассказали о своих лучших реализованных проектах и предложили тиражировать их на всю компанию. После реализации этих проектов мы получили 100 миллионов рублей эффекта. Целевой аудиторией были топ-менеджеры и президент компании.

Дальше мы поняли, что тема визуальной коммуникации значительно важнее, чем казалась на первый взгляд, и начали ее тиражировать. О развитой культуре коммуникаций в компании можно говорить тогда, когда большинство людей, которые занимаются презентациями, знают, что с ними делать. К сожалению, в России чаще не знают и делают. Мы начали проводить очные тренинги. Я летал по всей России и обучал сотрудников в регионах. За все время очных тренингов я обучил более 500 человек в 7 федеральных округах. Тренинг для одной группы я проводил в течение 2 дней, в каждой группе было по 23 человека. Общее время обучения – 14 часов. Во время занятий упор делался больше на практику, чем на теорию.

А потом началась пандемия, и мы «переехали» в онлайн, что никоим образом нам не помешало. За два презентационных марафона мы обучили 400 сотрудников. Мы расширили аудиторию. Теперь целевой аудиторией стали не только проджект-менеджеры, но также проектные команды и те, кто помогает командам. Общество «презентаторов» в компании начало развиваться, и появилось комьюнити людей, которым интересно создание эффективных презентаций.

Кроме того, мы занялись партнерскими проектами по обучению культуре коммуникаций. Недавно мы реализовали проект, в рамках которого ПСР-команда Ростелекома работала с ПСР-командой Росатома. Ведущие сотрудники Росатома показывают свои презентации губернаторам областей, сотрудникам администрации президента, и там нужны слайды очень высокого уровня. При этом важно объяснить сложное простым языком, а проекты производственной системы зачастую непростые. Обмен опытом проходил в течение двух месяцев. Следующие восемь месяцев мы занимались сопровождением. Руководителям проектов легче воспринимать информацию, когда с ними работают такие же руководители проектов, которые говорят с ними на одном языке.

Конечно, презентации – это не только про бизнес. К ним также относятся имиджевые проекты, а имидж важен для предприятия. Частью нашей работы над брендом стали имиджевые мероприятия, например, работа с вузами. Студенты хотят делать качественные презентации, в том числе бизнес-презентации, и они хотят этому научиться у специалистов с опытом. Поэтому мы проводим с вузами обучающие мероприятия и хакатоны на тему визуальных коммуникаций.

Наши способы развития культуры коммуникаций

Для развития культуры коммуникаций необходим системный подход, который мы и планируем развивать дальше. Во-первых, внутри компании мы организуем День информирования – выступаем с презентациями, рассказываем о реализованных проектах и тиражируем их. Во-вторых, проводим Конкурс идей, в рамках которого сотрудники показывают прототипы своих проектов, которые предлагают в формате питчей. Лучше идеи впоследствии реализуются. В-третьих, важная часть проектного управления – поддержка коммуникации с топ-менеджментом. Мы информируем руководителей о результатах реализации проектов. В-четвертых, использование скринсейверов. Мы вовлекаем 150 тысяч сотрудников Ростелекома в наши проекты через скринсейверы на рабочих ПК.

5 лайфхаков для успешных презентаций

  1. Структурируйте вашу презентацию. Помните, что она про смысл и цель, которую вы хотите донести до аудитории. Подготовить презентацию, просто чтобы выступить – это не цель.

  2. Меньше текста! Много текста в презентации никто не читает. Максимум 290 символов с пробелами на одном слайде. Если на слайде получилось много текста, сокращайте информацию, структурируйте, разбивайте на несколько слайдов.

  3. Презентация для почты и презентация для выступления – две разные презентации. Вы не можете положить в презентацию для почты себя. Поэтому при отправке презентации по почте пишите больше, но тоже не слишком много. В свою очередь презентация для выступления должна быть вашим ассистентом, поэтому пишите меньше, добавляйте больше визуальных образов и крупных цифр, оставляйте только основные тезисы.

  4. Не пренебрегайте подготовкой. Помните, что хороший спикер плохую презентацию вытянет, а плохой спикер хорошую – нет. Поэтому репетируйте, выступайте перед друзьями и получайте от них обратную связь.

  5. Никакого «спасибо за внимание» в конце. Помните, для чего вы делали презентацию – чтобы убедить, продать идею. Поэтому действуйте, подведите слушателей к следующему шагу для работы над вашим проектом. Хорошего спикера аудитория и так отблагодарит бурными аплодисментами.

Николай Жуков, руководитель проектов Офиса трансформации, Ростелеком


Комментарии

Защита от автоматических сообщений