Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Отчет о Семнадцатом Форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1)

21.11.2022

20-21 октября 2022 года в Москве в семнадцатый раз прошел Форум «Внутренний и внешний электронный документооборот». Мероприятие было организовано группой Prosperity Media при поддержке портала CFO Russia. Представляем вашему вниманию отчет о первом дне мероприятия.

Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или пишите на электронный адрес events@cfo-russia.ru.

Команда Prosperity Media и CFO Russia благодарит спикеров за сотрудничество и уникальные практики, а всех слушателей – за интерес к мероприятию, комментарии и вопросы.

Первая секция первого дня «Тенденции в сфере ЭДО» началась с доклада Гагика Григоряна, руководителя проектов управления стратегического развития, ЮТэйр. Он поделился опытом выстраивания системы обмена электронными документами внутри группы компаний и рассказал про особенности организации данных в системе ТОиР (каждая элементарная операция с ТМЦ порождает единственную запись в истории жизненного цикла, а значимые атрибуты ранее созданных записей не подлежат редактированию) и архитектуру межсистемного взаимодействия. Затем спикер акцентировал внимание на ЭДО документов движения авиационно-технического имущества – рассказал об оперативности отражения информации в учёте, однозначном соответствии контента и других преимуществах, которые дает электронный документооборот, и рассмотрел процессный подход к списанию ТМЦ.

Далее про создание электронных шаблонов форм документов в СЭД с целью оптимизации документооборота в компании рассказал Валентин Островский, руководитель инновационных проектов, РОЛЬФ. Спикер отметил, что цифровизация – главный тренд в условиях современного этапа развития экономики, а ЭДО – острая необходимость. Валентин представил развитие новой цифровой платформы One Rolf и модель решения по налоговому мониторингу, а также рассказал про переход на архитектуру автоматизированного управления документацией. Спикер отметил, что ЭДО в их компании полностью покрыта часть, связанная с налоговым учетом. 

Кейсом «Оформление ЭП для работников: основные правила и финансирование» поделилась Ольга Леонова, методолог по цифровизации учетных процессов, финансово-экономический центр, Интер РАО. Докладчица подчеркнула, что электронная подпись – базовый элемент цифровизации бизнеса, и разобрала процесс оформления простой и неквалифицированной ЭП работника и ФЛ, а также квалифицированной электронной подписи. Помимо этого, Ольга рассмотрела перспективы развития ЭДО в компании:

  • Внедрение машиночитаемой доверенности
  • Реализация проекта кадрового электронного документооборота
  • Корпоративный документооборот на рельсы ЭДО
  • Внутренний и внешний документооборот (письма контрагентам, распоряжения, приказы)
  • Внутренние первичные учетные документы (ОС-1, М-11, авансовый отчет и пр.)
  • Внедрение рекомендованных ФНС xml-форматов

Во второй секции «Особенности подписания, использования и хранения электронных документов» первым выступил Илья Шатунов, ведущий менеджер развития ЭДО и SAP, «ТК Мегаполис». Он рассказал про внедрение и применение облачной ЭП для повышения мобильности и упрощения работы с документами. Спикер рассмотрел законодательные вопросы использования облачной ЭП и объяснил, почему облачная ЭП – это удобно:

  • Мобильность для подписывающей стороны
  • Простота использования
  • Более простое администрирование
  • Минимизация рисков утери носителей ключа ЭП

Далее Илья поделился текущим опытом использования облачной ЭП в компании и представил перспективы использования с учетом будущих изменений в законодательстве.

Как с помощью перевода выписок и справок на электронный документооборот обеспечить качественный сервис для клиентов? На этот вопрос ответил Алексей Фролов, исполнительный директор, СберБанк. В первую очередь спикер объяснил, почему «Выписки и справки» стали продуктом (единое техническое решение, экспертиза в одном месте, единая база знаний и cost to value), и рассказал про сложности решения, точки входа и безопасность продукта за счет фрод-мониторинга. 

В рамках третьей секции «Законодательные изменения в сфере ЭДО» Роман Чубаров, начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота, ФНС России, провел МАСТЕР-КЛАСС «Основные особенности и требования к использованию МЧД». Роман рассказал про эксперимент ФНС России по хранению и работе с МЧД на блокчейн-платформе и перечислил плюсы предлагаемой ФНС технологии:

  • Готовое бесплатное решение
  • Реестровая модель
  • Распределенное хранение
  • Нет единой точки отказа
  • Быстрое внедрение и развертывание технологии
  • Быстрая доступность доверенностей всех участников
  • Единое государственное решение для B2B, B2C и B2G

Затем эксперт отметил, что в эксперименте МЧД уже участвуют 14 операторов электронного документооборота, 8 кредитных организаций и УЦ, 100 хозяйствующих субъектов, 9 органов власти, нотариат и Почта России. Он также добавил, что присоединиться к проекту можно по официальной почте edo@tax.gov.ru 

Тема четвертой секции«Развитие кадрового ЭДО»

Как сделать мобильный ЭДО понятным, удобным и востребованным у сотрудников, рассказал Павел Козлов, первый проректор по корпоративным функциям и развитию, Техническая Академия Росатома. Он поделился советами, как сделать цифровыми сервисы, которые действительно нужны сотрудникам, и перечислил инструменты, которые делают систему удобной и понятной для пользователей. Кроме того, Павел рассказал, как формировать приоритет электронного оборота над бумажным. Делимся краткими тезисами доклада. Итак, чтобы вашими цифровыми сервисами пользовались, необходимо:

  • Сделать то, что действительно нужно людям
  • Сделать так, чтобы это работало быстро и удобно
  • Привлечь внимание к точке входа
  • Сделать так, чтобы делать как раньше (в бумаге) было гораздо сложнее
  • Менять процессы и расставаться с людьми, которые не готовы меняться 

Николай Лазарев, руководитель направления развития и сопровождения централизованных информационных систем, РОСВОДОКАНАЛ, поделился кейсом «Как с помощью цифровых инструментов обеспечить высокий уровень клиентского сервиса по кадровым вопросам для сотрудников». Спикер рассказал, что до старта проекта в группе компаний были следующие трудности:

  • В связи с созданием ОЦО произошло сокращение штатных единиц бухгалтеров водоканалов. В дирекцию по персоналу передаются из бухгалтерии непрофильные функции  без соответствующих ресурсов
  • Сотрудникам для получения любой подписи приходилось обращаться очно в дирекцию по персоналу или бухгалтерию
  • Многие сотрудники перешли на удаленный режим работы.
  • Накапливаются «долги» сотрудников по подписанию кадровых документов

Чтобы уменьшить трудозатраты и повысить лояльность сотрудников, была разработана собственная система взаимодействия сотрудников с работодателем PRO`ВОДНИК. Сервис позволяет подписывать документы со стороны работника с помощью ПЭП, согласовывать заявления, ознакамливаться с документами, выдавать работнику расчетные листки, запрашивать справки, копии документов, получать справочную информацию и т.д. 

Ольга Ростунова, директор департамента автоматизации процессов управления персоналом, Мечел, представила доклад «Процессный подход в кадровом ЭДО: как организовать бизнес-процессы при внедрении ЭКДО и построить систему оценки их эффективности». Эксперт сравнила функциональный и процессный подходы в управлении и объяснила, что суть функционального управления – контроль исполнения сотрудниками их функций и строгое исполнение работниками указаний руководителя. У функционального подхода есть много недостатков, например:

  • Невозможность быстрой реакции на изменения в силу самой природы вертикальной иерархии.
  • Нет ориентации на клиента, главный потребитель — вышестоящий начальник.
  • Непроизвольная разрушительная конкуренция между подразделениями, принадлежащими к различным функциональным структурам, и т.д.
Под процессным подходом к управлению деятельностью предприятия понимают ориентацию этой деятельности на бизнес-процессы. Именно поэтому от того, насколько эффективны бизнес-процессы предприятия, зависит успех бизнеса в целом. Норма управляемости составляет 12 (плюс-минус 5 человек), что в три раза выше, чем при функциональном управлении. Далее Ольга подробно рассказала о процессном подходе в их компании: описала то, как происходил перевод функций в ОЦО, рассказала про участие в эксперименте Министерства труда и социальной защиты РФ и перечислила ключевые составляющие эффективности БП при ЭДО

В завершение первого дня форума советами по использованию ЭП физических лиц в кадровом ЭДО поделилась Юлия Артамонова, руководитель проектов департамента управления услугами ОЦО, Ростелеком. Она подчеркнула, что основная цель компании – безбумажный документооборот с 85+ тысяч сотрудников компании. В компании решили, что будут дорабатывать и развивать именно свою систему IQHR, не пользуясь сторонними. Затем спикер перечислила виды подписей, которые используют в Ростелекоме, и перечислила преимущества и ограничения использования приложения «Госключ» для работодателя и сотрудников. В завершение доклада Юлия поделилась результатами первых участников проекта ЛК IQHR.  




Комментарии
Скрыть комментарии
Текст сообщения:
Защита от автоматических сообщений
Отправить