Наталья Калашникова, Hilti Russia: О переходе на кадровый ЭДО

Наталья Калашникова, руководитель проектов Hilti Russia и спикер Делового ужина «Кадровый ЭДО: законодательные нововведения и практика внедрения», поделилась с CFO Russia опытом перехода ее компании на кадровый электронный документооборот.

Когда в Hilti Russia стартовал проект по переходу на кадровый ЭДО?

Автоматизацию кадровых документов мы начали более 3 лет назад, а сейчас подошли к использованию квалифицированной электронной подписи.

Что послужило причиной для этого?

Более 1000 сотрудников Hilti Russia работают во всех регионах РФ, а HR-департамент находится в головном офисе в Москве. Поэтому у нас всегда были сложности со своевременным ознакомлением работников с документами и мониторингом наличия подписанных оригиналов.

На какие этапы делилась подготовка к переходу?

Сначала мы проанализировали текущие процессы, законодательство и оценили возможные риски. Из всех документов мы выбрали те, которые можно перевести в электронный вид. Дополнительно подготовили ЛПА (локальный правовой акт – прим. ред.) об электронном документообороте и подписали с каждым сотрудником соответствующее соглашение.

С какими сложностями вы столкнулись в процессе перехода? Как с ними справились?

В законодательстве нет описания современных механизмов по использованию ЭДО в кадровом делопроизводстве. Поэтому работодатель не может с полной уверенностью отказаться от бумажных документов. Но часть процессов автоматизировать реально.

Были сложности с внедрением электронной подписи для кадровых документов. Мы начали прорабатывать данный вопрос еще в 2014 году. Но из-за отсутствия судебной практики и инструментов для реализации нам пришлось отложить проект. Сейчас мы видим, что изменение законодательства не за горами, и готовы двигаться дальше.

Также, из-за нашей распределенной структуры и расположения единого центра компетенции в Москве, у сотрудников не всегда есть возможность лично и своевременно получить сертификат ЭП в удостоверяющем центре. Поэтому у нас возник вопрос об обеспечении их электронными подписями. Для решения данной задачи в компании создали корпоративный центр регистрации для дистанционного обеспечения сертификатами.

Есть ли уже эффект от перехода на кадровый ЭДО?

Мы уже автоматизировали планирование и согласование отпусков, перевод заявлений сотрудников о выдаче копий рабочих документов в электронный вид и так далее. По этой причине мы значительно снизили время на обработку запросов и тем самым освободили HR-департамент для фокусирования на стратегических вопросах.

Также, благодаря внедрению платформы для онлайн-обучения, все сотрудники компании могут проходить тренинги и повышать компетенцию в любом месте и в удобное время, а с корпоративной платформы можно скачать необходимую для работы документацию или инструкцию.

Каких результатов вы ожидаете по итогам перехода?

Мы ожидаем оптимизации работы сотрудников HR-департамента, обеспечения доступа к документам как по сотрудникам, так и самими сотрудниками в электронных архивах, сокращения числа обращений в HR-департамент. Также, мы планируем усилить контроль правильности оформления, мониторинг наличия и удобное хранение документов в архиве с персонифицированным доступом.

Задать свои вопросы Наталье и узнать больше об опыте Hilti Russia вы сможете на Деловом ужине «Кадровый ЭДО: законодательные нововведения и практика внедрения», который состоится 30 августа 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина