8 февраля 2023 года
Москва
Валентин Черепащук: Об интеграции СЭД в ИТ-структуру предприятия

Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации финансового учета и отчетности компании КИВИ и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с
Что нужно предусмотреть до начала интеграции СЭД в
В первую очередь нужно как можно более точно определить цели и задачи. Нужно понимать, что мы хотим получить от интеграции и в дальнейшем двигаться в этом направлении.
Также перед началом работ нужно определить области интеграции, то есть что и с чем мы хотим интегрировать. Еще раз убедиться в необходимости интеграции во всех выделенных нами областях, потому что иногда можно обойтись одной системой и не тратить силы на синхронизацию нескольких. После этого нужно сформировать четкие правила интеграции: какая именно информация должна передаваться, в какой момент времени
С чего и когда началась интеграция СЭД в инфраструктуру вашей компании?
У нас интеграция началась с момента перехода на новую СЭД. Собственно одной из основных целей смены СЭД и была интеграция. В том числе по этой причине мы приняли решение заменить систему
На какие этапы был разделен процесс интеграции?
Мы начали интеграцию с синхронизации справочников. Также, почти сразу мы интегрировали СЭД с трекером JIRA, так как у нас многие подразделения управляют задачами с помощью него.
Далее проводили интеграцию поэтапно.
На этом процесс интеграции не остановился. Он продолжается. В наших планах полный переход на ЭЦП (передача входящих документов от контрагентов в учетную систему, а исходящих наоборот из учетной системы в СЭД); передача сканов входящих первичных документов, не подписанных ЭЦП, в учетную систему и построение единой системы НСИ для всех систем:
С какими сложностями может столкнуться компания при интеграции СЭД в её
Формирование проекта интеграции, поддержание совместной работы нескольких систем и анализ инцидентов стоит денег. Поэтому очень важно заранее точно определять «рамки интеграции» и ожидания от нее в каждой конкретной области.
Например, мы интегрировали СЭД с трекером JIRA в части автоматического создания задач по некоторым документам. Но после создания задачи две системы не обмениваются информацией между собой. Важно либо это понимать всем участникам, либо настраивать полную интеграцию с обменом всеми данными, сценарием действий на случай отказа одной из систем
Также к сложностям характерным для крупных компаний, я бы отнес наличие множества систем и большого количества людей с ними работающих. Необходимо четко определять правила игры: что в какой системе делается и алгоритм работы каждого сотрудника.
Какой эффект получила ваша компания после интеграции СЭД в её
Эффект мы получили в разных областях. Среди наиболее ощутимых можно выделить:
Контроль бюджетов в СЭД даёт экономию трудозатрат на согласовании договоров и ускорение их согласования. Синхронизация справочников — экономию трудозатрат на вводе данных, а бесшовная синхронизация с учетом — экономию трудозатрат на вводе первичных документов в учет и прохождение аудита.
Кроме того, мы автоматизировали проверку на необходимость проведения тендера, а также перевели на подписание ЭП документы принятия к учету основных средств, служебные записки и авансовые отчеты.
Задать свои вопросы Валентину и узнать больше об опыте компании КИВИ, вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24–25 мая 2018 года в Москве.
Ирина Экзархо
Наши конференции:
- Вторая конференция «Логистика под санкциями: как найти новые каналы коммуникации и транспортировки товаров»
- Пятая конференция «Управление клиентским сервисом и лояльностью»
- Вебинар «Планируем цепочки поставок: от прогноза спроса до оптимизации»
- Шестая конференция «Управление клиентским сервисом и лояльностью»
- Двадцать третья конференция «Корпоративное налоговое планирование. Актуальные налоговые споры-2023»