Валентин Черепащук: Об интеграции СЭД в ИТ-структуру предприятия

Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации финансового учета и отчетности компании КИВИ и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia опытом интеграции СЭД в ИТ-структуру предприятия.

Что нужно предусмотреть до начала интеграции СЭД в ИТ-структуру предприятия?

В первую очередь нужно как можно более точно определить цели и задачи. Нужно понимать, что мы хотим получить от интеграции и в дальнейшем двигаться в этом направлении.

Также перед началом работ нужно определить области интеграции, то есть что и с чем мы хотим интегрировать. Еще раз убедиться в необходимости интеграции во всех выделенных нами областях, потому что иногда можно обойтись одной системой и не тратить силы на синхронизацию нескольких. После этого нужно сформировать четкие правила интеграции: какая именно информация должна передаваться, в какой момент времени и т. д.

С чего и когда началась интеграция СЭД в инфраструктуру вашей компании?

У нас интеграция началась с момента перехода на новую СЭД. Собственно одной из основных целей смены СЭД и была интеграция. В том числе по этой причине мы приняли решение заменить систему WSS-Docs на 1С: Документооборот. Основной областью интеграции являлась учетная система. У нас используется 1С: УПП, а между системами на платформе 1С можно делать очень тесную интеграцию вплоть до так называемой «бесшовной». Но и для интеграции с другими системами 1С имеет очень богатые возможности, которые не стоят отдельных денег.

На какие этапы был разделен процесс интеграции?

Мы начали интеграцию с синхронизации справочников. Также, почти сразу мы интегрировали СЭД с трекером JIRA, так как у нас многие подразделения управляют задачами с помощью него.

Далее проводили интеграцию поэтапно. Во-первых, для улучшения контроля бюджета организовали контроль остатка бюджета в СЭД при согласовании договоров. Это стало возможным вследствие интеграции с учетной системой 1С: УПП, в которой ведется бюджетирование. Во-вторых, интегрировали СЭД с учетной системой в части автоматической синхронизации договоров — согласованные договора теперь автоматически выгружаются в учет. В-третьих, настроили «бесшовную» интеграцию с учетом. Затем начали внедрять (и продолжаем сейчас) миграцию внутренних документов из учетных систем в СЭД для электронной подписи.

На этом процесс интеграции не остановился. Он продолжается. В наших планах полный переход на ЭЦП (передача входящих документов от контрагентов в учетную систему, а исходящих наоборот из учетной системы в СЭД); передача сканов входящих первичных документов, не подписанных ЭЦП, в учетную систему и построение единой системы НСИ для всех систем: бэк-процессинга, АБС, учет, CRM.

С какими сложностями может столкнуться компания при интеграции СЭД в её ИТ-структуру?

Формирование проекта интеграции, поддержание совместной работы нескольких систем и анализ инцидентов стоит денег. Поэтому очень важно заранее точно определять «рамки интеграции» и ожидания от нее в каждой конкретной области.

Например, мы интегрировали СЭД с трекером JIRA в части автоматического создания задач по некоторым документам. Но после создания задачи две системы не обмениваются информацией между собой. Важно либо это понимать всем участникам, либо настраивать полную интеграцию с обменом всеми данными, сценарием действий на случай отказа одной из систем и т. д. Мы поняли, что нам достаточно будет первого варианта.

Также к сложностям характерным для крупных компаний, я бы отнес наличие множества систем и большого количества людей с ними работающих. Необходимо четко определять правила игры: что в какой системе делается и алгоритм работы каждого сотрудника.

Какой эффект получила ваша компания после интеграции СЭД в её ИТ-структуру?

Эффект мы получили в разных областях. Среди наиболее ощутимых можно выделить:

Контроль бюджетов в СЭД даёт экономию трудозатрат на согласовании договоров и ускорение их согласования. Синхронизация справочников — экономию трудозатрат на вводе данных, а бесшовная синхронизация с учетом — экономию трудозатрат на вводе первичных документов в учет и прохождение аудита.

Кроме того, мы автоматизировали проверку на необходимость проведения тендера, а также перевели на подписание ЭП документы принятия к учету основных средств, служебные записки и авансовые отчеты.

Задать свои вопросы Валентину и узнать больше об опыте компании КИВИ, вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24–25 мая 2018 года в Москве.

Ирина Экзархо