Ольга Глебова: «Мы сократили сроки формирования бухгалтерской отчетности до 6 рабочих дней»

Ольга Глебова, руководитель службы единого окна «ОМК-центр единого сервиса» и спикер тринадцатой международной конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», рассказала CFO-Russia.ru о том, как выстроить и наладить взаимоотношения клиента и обслуживающего центра.

Как давно функционирует ОЦО вашей компании? Сколько времени ушло на запуск этого проекта?

В компанию ОМК входит несколько производственных предприятий — Выксунский металлургический завод, Альметьевский трубный завод, Челябинский завод «Трубодеталь», Чусовской завод по производству автомобильных рессор, Благовещенский арматурный завод и ряд компаний в Московском офисе и в каждом из регионов была своя бухгалтерская служба.

В 2006 г. на Выксунской площадке был запущен процесс формирования дочерних обществ, было принято решение о создании единой организации, которая ведет бухгалтерский и налоговый учет всех предприятий Выксунской площадки.

В 2009 году такой подход распространили на всю компанию. Мы создали специализированную организацию «ОМК-Аудит», в которую вошли несколько Центров учета по регионам, отвечающее за бухгалтерский и налоговый учет обслуживаемых предприятий.

Центр учета «Выкса» самый крупный из них, он имеет ряд преимуществ: единая корпоративная информационная система SAP ERP, система электронного архива на базе Saperion, работа с электронными образами первичных документов, позволяющая вести учет на удаленных предприятиях.

С 2014 г. Центр учета «Выкса» ведет расчет заработной платы и «зарплатных» налогов по всем сотрудникам холдинга.

Сейчас в компании запущен новый проект по созданию Центра единого сервиса, предполагается перевести все непрофильные функции бизнеса в ЦЕС. На данном этапе мы выделяем Службу единого окна и Службу стандартных операций, которые позволят обрабатывать все обращения и операции клиентов в «едином окне» без привязки к регионам.

Сколько времени у вас ушло на формирование SLA?

В компании система SLA разработана только для ИТ-услуг, которые осуществляют для всех заказчиков ОМК-ИТ. Данную систему отрабатывали около двух лет и сейчас мы в Центре единого сервиса планируем использовать те же алгоритмы и инструменты для унификации процесса управления услугами.

В части бухгалтерской функции взаимодействие с бизнесом в настоящее время осуществляется на основе договора на бухгалтерское обслуживание, в котором прописаны каталог услуг, обязательства сторон, график документооборота, ответственность, также действуют регламенты взаимодействия и закрытия отчетного периода.

С какими сложностями пришлось столкнуться при взаимодействии ОЦО с обслуживаемой компанией? Пришлось ли принимать компромиссные решения?

Сложности были, как и у всех крупных компаний, по своевременному отражению операций в учетной системе и предоставлению первичных документов. Данная проблема напрямую влияет на достоверность бухгалтерской и финансовой отчетности и не позволяла формировать отчетность ранее 20-х чисел месяца, следующего за отчетным,

В 2012 году мы вышли с инициативой о стимулировании ответственных менеджеров Выксунской площадки по своевременному предоставлению первичных документов, в чём нашли сильную поддержку управляющего директора завода ВМЗ. Был выпущен соответствующий приказ по ВМЗ (далее и по всем юридическим лицам компании), разработана система стимулирования со шкалой депремирования, в системе электронного архива разработан отчет о просрочке менеджеров и их руководителей. Все эти мероприятия позволили получить такие эффекты, как:

• достижение цели быстрого закрытия отчетности на шестой рабочий день по всем предприятиям группы;
• повысилась ответственность менеджеров за сроки сдачи документов и качества их оформления;
• снизилась сумма расходов по убыткам прошлых лет в 3 раза;
• расхождения по внутригрупповым оборотам снизились в 66 раз.

Конечно, в процессе нововведений и жестких мер, нам пришлось принимать некоторые компромиссные решения по сдаче документов в срок на один рабочий день:

• разрешено сдавать копии входящих документов, но при условии оплаты договорных обязательств только при наличии оригинала. Также был издан приказ с описанием порядка предоставления копий;
• по документам от организаций-монополистов был увеличен срок сдачи оригиналов до 30 дней;
• разработана шкала депремирования менеджеров и их руководителей, то есть не за каждый документ, сданный с просрочкой, а в зависимости от общего количества сданных документов и дней просрочки.

Какие бизнес-процессы вы улучшили в результате сотрудничества ОЦО и обслуживаемой компанией? Каким образом вам удалось это сделать?

С внедрением электронного архива и работы бухгалтера с электронными образами документов мы сократили сроки формирования бухгалтерской отчетности до 6 рабочих дней, что позволяет управляющей компании своевременно принимать управленческие решения. Также:

• ликвидированы случаи потери документов;
• сократилось время на поиск документов при запросах контролирующих органов;
• удобство при прохождении аудиторских и налоговых проверок (достаточно распечатать документы из электронного архива или предоставить доступ к системе ЭА) без отвлечения бухгалтера от его основной работы;
• обеспечена прозрачность процесса обработки документов, начиная от его регистрации до принятия к учету;
• система обеспечивает мониторинг выработки специалистов Центра учета, обрабатывающих документы.

Помимо этого, был разработан Отчет по непривязанным документам, который показывает сколько и каких документов не сдано в отчетный период, хотя операции были отражены в учетной системе, и другая сторона отчета, сколько документов не привязано к бухгалтерской проводки в учетной системе.

Стандартизация процесса обработки документов во всех Центрах учета позволяет централизовать функцию ведения бухгалтерского учета в одном Центре учета, а в регионах оставить только Службу единого окна, которая взаимодействует с бизнесом в части консультаций, приема обращений и обработкой документов.

Задать собственные вопросы Ольге и узнать больше об опыте ОМК-ЦЕС вы сможете на тринадцатой международной конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая пройдет 16—18 ноября 2016 года в г. Пермь.

Ирина Экзархо

Комментарии