Дмитрий Сергеев, «АВИТО ТЕХ»: «Продумывайте архитектуру не только для сотрудников, которые подписывают документы, но и для отдела кадров»

Дмитрий Сергеев, ведущий аналитик департамента внедрения и развития корпоративных систем, «АВИТО ТЕХ», рассказал CFO Russia о запуске КЭДО – основных ограничениях, с которыми столкнулась компания, и способах их преодоления.

Как вы считаете, какая самая главная ошибка была допущена при первом запуске и как можно было ее избежать?

Как таковой грубой ошибки допущено не было, но изначально мы выбрали для подписания сотрудниками УКЭП, что накладывало ряд ограничений. Во-первых, это усложнённый процесс выпуска подписи, который требовал личного посещения пункта идентификации. Во-вторых, жёсткая привязка криптографии к конкретному устройству. С ростом числа сотрудников и расширением географии это стало серьёзной проблемой. Поэтому мы приняли решение перейти на УНЭП, хотя и у этого решения есть свои нюансы – о них расскажу подробнее в своём выступлении.

Что в процессе оформления кадровых документов чаще всего вызывало непонимание или отказ сотрудников использовать систему, и как удалось справиться с сопротивлением во второй раз?

Этот вопрос частично перекликается с предыдущим. Одна из главных проблем при использовании УКЭП в КЭДО – строгая привязка криптографического ключа к мобильному устройству. Это вызывало недовольство, поскольку при смене устройства или его сбросе приходилось проходить весь процесс выпуска подписи заново. Установки приложения из магазина и ввода логина с паролем было недостаточно. Такая схема, естественно, не нравилась пользователям, и мы пришли к решению перейти на облачный УНЭП. Именно тот факт, что смена устройства больше не влияет на жизненный цикл подписи, значительно снизил уровень возмущения.

Какой совет вы можете дать коллегам из других компаний, которые только запускают КЭДО?

Продумывайте архитектуру не только для сотрудников, которые подписывают документы, но и для отдела кадров. Необходимо дать возможность массовой отправки приглашений и документов на подпись, а также удобный доступ к архиву документов.

Мария Харитонова