Александр Царенков, «Европлан»: «Почему сотрудники боятся ЭДО – и как это исправить?»

Александр Царенков, руководитель направления кадрового электронного документооборота, «Европлан», и спикер Двадцать четвертого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia опытом работы с сопротивлением сотрудников и рассказал, как сформировать интерес к изменениям и показать реальную выгоду от использования ЭДО.

Какие основные причины сопротивления сотрудников при внедрении ЭДО вы наблюдали на практике? Расскажите, какие методы помогли сформировать интерес к изменениям?

За время моей карьеры мне приходилось внедрять изменения не только в «Европлане», но и на других местах. И везде страхи и опасения сотрудников выглядят очень похожими. Я для себя собрал «бинго» таких страхов:

Безработица – страх потери работы. Сотрудники боятся, что внедрение новых методов работы повлияет на то, что компания примет решение сократить «как минимум половину сотрудников».

Инерция – страх нового и сила привычки. Необходимость что-то менять в своей работе – это всегда выход из зоны комфорта, а зачем что-то менять, если «у нас и так всё работает?».

Неизвестность – боязнь нового. Это самый иррациональный страх, на мой взгляд, который базируется отчасти и на силе привычки, но связан с тем, что если мы в чем-то не разбираемся, то это что-то является для нас угрозой самим фактом своего существования, даже если оно принесет нам пользу.

Государство – недоверие государству/работодателю, страх потерять «контроль» над своей работой. Сотрудники зачастую боятся, что нововведение продиктовано желанием государства или работодателя окончательно «поработить» сотрудника и навязать последнему самые жуткие условия работы. И в текущих условиях это опасение выглядит в глазах сотрудников всё более реалистичным, к сожалению.

Оплата – потеря в оплате труда, бонусах. «Мы станем меньше работать, а значит меньше получать», – типичная формулировка, с которой обращались сотрудники.

Чтобы перевести знак отношения к изменениям с «минуса» на «плюс» мы использовали плавный подход.

Но для начала мне было нужно самому разобраться во всех вопросах и нюансах – что такое ЭДО, в чем его отличия от бумажного документооборота, в чем плюсы и минусы, что такое электронная подпись, как она формируется, чем отличается один вид от другого и так далее. Причем разобраться нужно было не просто на уровне «более-менее понятно», нет. Разобраться нужно было так, чтобы переложить сухой официальный язык законов на человеческий, с конкретными осязаемыми примерами из жизни сотрудников. И только когда я сам для себя смог ответить на все основные вопросы, мы начали работу с сотрудниками.

Одним из важнейших этапов работы были вебинары, на которых я рассказывал о том, что такое кадровый ЭДО, как работает электронная подпись и сразу развенчивал «мифы о КЭДО», причем делал это не в сухой манере, а используя игровую подачу:

Для каждого опасения использовали яркие и, самое главное, живые примеры, с которыми люди сталкиваются постоянно. И немаловажной частью было живое общение, когда половину вебинара я посвятил ответам на вопросы сотрудников, вовлекал их в диалог, задавая встречные вопросы, которые наводили сотрудников на ответы.

Как наглядно показать сотрудникам реальную выгоду от использования ЭДО – и в работе, и лично для них?

Очень просто: покажите, почему принятие изменений – это выгодно как для сотрудника, так и для компании. Опишите экономическую эффективность для вашей организации: сколько может сэкономить компания от внедрения изменений. И обязательно подчеркните, что сэкономленные деньги – это возможность для роста и внедрения улучшений, возможность создавать новый бизнес и, как следствие, увеличивать прибыль. А это является прямым основанием и для роста доходов сотрудников.

Кроме того, сотрудникам важно показать ещё и нематериальную выгоду. Если говорить о внедрении КЭДО, то это, конечно же, возможность увеличить свой заработок из-за сокращения времени на бумажную волокиту с документами. А также простота и удобство – ведь зачем ехать в офис и обратно, теряя условные два часа, чтобы подписать один документ, если это можно сделать через мобильный телефон, а освободившееся время провести со своей семьей, с детьми, родными и близкими.

Такие простые, но понятные ситуации из жизни, примеры перехода на КЭДО всего руководства компании (людей которые смотрят вперед и мыслят стратегически), а также личный пример – всё это действительно работает.

Как организовать эффективную поддержку пользователей на этапе внедрения и после него, чтобы снизить тревожность и ускорить адаптацию?

На мой взгляд, эффективная поддержка должна начинаться еще до внедрения изменений. Уже на этапе подготовки к внедрению необходимо сформировать базу знаний по продукту, наполнив её ответами на вопросы, инструкциями (как в видео- так и текстовом формате). Причем там должны быть ответы на все возможные вопросы, в том числе и на неудобные, ответы на которые не добавляют очков этим изменениям – они должны быть честными. И, конечно же, ещё до внедрения необходимо оповестить сотрудников о том, что у нас есть такой прекрасный информационный ресурс, на котором вы сможете посмотреть, как и что будет работать и получить ответы на вопросы, которые вы ещё не задали.

Следующим этапом у нас было проведение вебинаров, о которых я говорил ранее – живой диалог для многих сотрудников предпочтительнее текста, поэтому мы очень плотно вовлекались в этот формат.

Еще одним из элементов пазла поддержки стало создание отдельного почтового ящика для всех вопросов по КЭДО – это очень сильно упростило взаимодействие с сотрудниками и дало нам возможность консолидировать все запросы и своевременно на них реагировать.

Ну, и еще одно – это лично восприятие «боли» сотрудников. Когда в течение одного для задают в пятнадцатый или двадцатый раз один и тот же вопрос, важно помнить, что конкретный сотрудник сталкивается с этой проблемой впервые, и от того, как мы ему поможем, будет зависеть его дальнейшее восприятие этих нововведений.

Задать свои вопросы Александру и узнать больше об опыте «Европлана» вы сможете на Двадцать четвертом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 21-22 мая 2026 года.

Мария Харитонова