Елена Орлова, Flowwow: «Самый сложный этап в любой автоматизации – это работа с людьми»

Елена Орлова, руководитель направления кадрового администрирования, Flowwow, и спикер Двадцать четвертого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia, как выстроить единое цифровое HR-пространство компании.

Какие инструменты и интеграции необходимы, чтобы КЭДО стал фундаментом единого цифрового HR-пространства?

Существуют три ключевых направления, необходимых для создания единого цифрового HR-пространства: интеграции, базовые инструменты и архитектурные принципы.

Для создания бесшовного HR-пространства важно интегрировать КЭДО со смежными системами. Например, с такими учетными системами, как 1С:ЗУП, для синхронизации данных о сотрудниках, оргструктуре и штатном расписании. Потребуется связка с программами рекрутинговых процессов для синхронизации данных о кандидатах, получивших предложение о работе и ссылку на оформление документов о приеме. Обязательна интеграция и с системами бухгалтерии для автоматизации отправки и подписания авансовых отчетов и другой документации, а также для автоматизации процесса документооборота. Платформы обучения (LMS) в связке с КЭДО позволят автоматически назначать курсы новым сотрудникам или тем, кого переводят на новую должность.

Все эти интеграции позволят сотрудникам через единый интерфейс получать расчетные листки, оформлять отпуска, подписывать документы, записываться на обучение и т. д.

КЭДО-платформа также должна включать в себя базовый инструментарий для работы, например юридически значимый ЭДО (УКЭП/УНЭП). Это обязательное условие для подписания трудовых договоров и других документов в электронном виде. Для удобства использования сотрудниками он должен включать в себя поддержку мобильных подписей.

Еще одна важная составляющая – единое защищенное хранилище, то есть цифровой архив всех кадровых документов. Разграничение прав доступа в такой системе также необходимо для обеспечения юридической значимости.

Последний ключевой инструмент для работы – конструктор маршрутов и ролей. Гибкая настройка цепочек согласования документов и прав доступа для сотрудников и руководителей снижает нагрузку на руководителей, кадровый и другие отделы.

Но для того, чтобы экосистема работала как единое целое, важно также следовать ключевым архитектурным принципам. Самый значимый из них – это единый источник правды (Single Source of Truth). Все данные о сотруднике должны храниться в одном месте (мастер-системе) и синхронизироваться с остальными сервисами. Это необходимо, чтобы во всех смежных системах была представлена единая и полная информация, без дублирования и ошибок.

Второй принцип – омниканальность и мобильность. Доступ к HR-сервисам должен осуществляться с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона. Это позволяет сотруднику знакомиться с важными документами и подписывать их в любое время и из любой точки. Это особенно ценно для таких же распределенных команд, как Flowwow.

Третий принцип – удобство использования. Интерфейсы и процессы должны быть интуитивно понятными для конечного пользователя.

С какими основными сложностями вы сталкивались при построении единого цифрового HR-пространства на базе КЭДО и как удалось их преодолеть?

Основная проблема, с которой мы столкнулись на начальных этапах построения цифрового HR-пространства, – неудачный выбор софтов для КЭДО. Причиной этому послужило отсутствие тестирования выбранных систем несколькими департаментами. Ключевая ошибка заключалась в том, что изначально поставщиков тестировал только кадровый персонал, что не позволяло учесть потребности других отделов, а также сотрудников.

Мы не учли и наличие у выбранных систем возможности интеграции данных. Основными пользователями были сотрудники отдела кадров, так как софт был предназначен только для подписания кадровых документов. Однако он не предусматривал возможности интеграции с другими системами и не позволял подключить к работе документы бухгалтерии, финансового, юридического и других отделов. Все это привело к росту затрат по сравнению с тем уровнем экономии, на который мы изначально рассчитывали при переходе на КЭДО.

Проблему удалось решить с помощью сбора потребностей от основных пользователей систем: отдела кадров, рекрутинга, отдела корпоративного обучения, бухгалтерии, специалистов по внедрению новых процессов в систему работы в компании, разработчиков 1С, финансового департамента, юристов и так далее.

На основе полученных данных от всех стейкхолдеров было сформировано четкое ТЗ к системе КЭДО, были определены зоны ответственности по тестированию системы среди всех департаментов. Мы также составили пошаговый план работы с определением критических точек. Например, если в системе не была предусмотрена интеграция с программами рекрутинговых процессов, то тестирование приостанавливалось.

Таким образом, мы учли потребности каждого отдела и закрыли главную проблему, которая мешала завершить процесс построения цифрового HR-пространства.

Ваш совет коллегам: с чего стоит начинать эффективное построение единого цифрового HR-пространства?

Прежде чем приступать к выстраиванию единого цифрового HR-пространства и выбору подрядчика, необходимо провести аудит текущих процессов. Это позволит выявить лишние этапы и найти узкие места, которые можно улучшить.

Важно также определить главные боли, то есть понять, зачем нужно единое пространство: например, чтобы ускорить документооборот или сделать процесс оформления документов проще для сотрудников.

Если софт нужен только ради одного процесса, в таком случае его можно не приобретать. Эффективнее рассматривать ПО на перспективу в рамках планов по развитию, а также с возможностью интеграции со смежными системами для создания «единого окна» для сотрудника.

Также не пытайтесь автоматизировать все процессы сразу. Для начала разработайте план, в котором будут прописаны этапы проведения пилотного проекта, анализа результатов и масштабирования. Так можно обнаружить узкие места, например, те процессы, которые автоматизация может только усложнить.

Самый сложный этап в любой автоматизации – это работа с людьми. Поэтому важно управлять всеми изменениями: инициировать обучение персонала и превентивно начать работу с сопротивлением изменениям у сотрудников. Не забывайте демонстрировать свои успехи – это не только помогает специалистам, которые внедряют новые инструменты, но и показывает руководству и сотрудникам эффективность принятых решений. 

Задать свои вопросы Елене и узнать больше об опыте Flowwow вы сможете на Двадцать четвертом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 21-22 мая 2026 года.

Мария Харитонова