Максим Бочкарев, аналитик продукта Effect Isource: Как тратить 26 минут вместо 12 часов на поиск поставщика

В этой статье я поделюсь опытом команды и расскажу, как благодаря применению нейросети нам удалось сократить время на поиск поставщиков с 12 часов до 26 минут, а время на расчёт начальной максимальной цены – с 70 часов до одного часа.

Технологическую основу наших сервисов составляют три направления: традиционная автоматизация, роботизация и цифровизация. Разберём их подробнее.

Автоматизация затрагивает транзакционные операции с чёткой последовательностью действий, в которых участвует человек. Большинство закупочных систем опираются как раз на неё.

Роботизация идёт дальше: она позволяет выделить последовательности операций, которые можно выполнить целиком без участия человека. Например, робот по оценке поставщиков: если передать ему идентификаторы (ИНН) контрагентов, с которыми ведётся работа, он будет еженедельно присылать срез по их финансовым показателям. Это помогает закупщику оперативно замечать изменения и вовремя принимать меры.

Что касается цифровизации, то под этим термином сегодня чаще всего подразумевают технологии интернета вещей, больших данных и искусственного интеллекта. Благодаря датчикам объекты реального мира научились «чувствовать» – собирать данные, «общаться» – обмениваться информацией между собой и передавать её людям, а с развитием ИИ – даже «думать». Эти технологии позволяют работать практически со всеми оцифрованными знаниями в мире, и именно их доступность сделала возможной автоматизацию анализа рынка поставщиков.

Объём рыночных данных сегодня огромен: оцифрованы сведения о товарах, услугах, поставщиках и заказчиках. Человек физически не способен обработать такой массив информации. На помощь приходят информационно‑аналитические и BI-системы: они захватывают данные в нужных разрезах и представляют их в удобной форме, существенно повышая ценность работы специалиста. А новейшие технологии – нейросети, большие языковые модели и агенты искусственного интеллекта – делают доступным весь оцифрованный массив данных.

Автоматизация поиска поставщиков

Раньше закупщик искал контрагентов в интернете или на электронных торговых площадках, затем проверял их актуальность, опыт, репутацию и надёжность. На это у него уходило до 12 часов рабочего времени.

Мы решили сократить эти трудозатраты. Задачу решили так: использовали данные о миллионах записей о поставщиках в открытых официальных источниках и создали решение, которое с помощью нейросети извлекает из договоров информацию о предмете закупок. Теперь специалисту достаточно ввести предмет планируемой закупки в систему, и она сравнит его с имеющимися в базе, найдёт похожие закупки, а из них выделит участников и победителей.

Затем для оценки найденных поставщиков разработали скоринговые модели, которые охватывают более сотни параметров. Оценка надёжности, например, проводится по четырём срезам:

В решении мы используем цветовую кодировку оценки уровня надёжности в виде светофора. Это упрощает и ускоряет процесс отбора поставщиков для закупщиков.

Дополнительно в решение встроен механизм коммуникации с контрагентами: можно отправить роботизированную рассылку с техническим заданием и вопросом о готовности участвовать в конкурсе. Система автоматически обработает ответы, на основе которых можно сформировать шорт-лист из согласившихся и выгрузить его для запуска тендера. В результате время на поиск поставщиков сократилось с 12 часов до 26 минут.

Что касается электронных торговых площадок (ЭТП) – наши подходы различаются. ЭТП опираются на собственную базу зарегистрированных поставщиков и используют полнотекстовый поиск, тогда как Effect Isource работает с открытыми источниками и внутренними базами поставщиков, используемыми заказчиками продукта.

Расчёт начальной максимальной цены закупки (НМЦ)

Ранее полноценный расчёт НМЦ занимал у сотрудника до 70-80 часов. Трудность заключалась в том, что каждый человек видит и подразумевает разный объём работ под определённой услугой. Чтобы получить максимально точный расчёт НМЦ, нужно было услугу разбить на этапы работ, описать их и направить поставщику для сбора данных о цене. Чтобы автоматизировать и ускорить этот процесс, мы создали два инструмента:

В модуле расчёта цены закупки система автоматически формирует шаблон запроса коммерческого предложения: на основе справочника она показывает закупщику предзаполненный шаблон с разбивкой услуги на этапы и расценки. Ему остаётся лишь проверить и при необходимости скорректировать данные. Всё что нужно сделать поставщику – это проставить свои цены для единичных позиций в полученном шаблоне. Для разных типов услуг (производственных, ИТ-лицензий и других) в системе разработаны отдельные шаблоны. Ответы обрабатываются автоматически, и закупщик видит все поступившие предложения по цене. При необходимости он может выгрузить подробный расчёт НМЦ, например, для закупочной документации. База цен позволяет также строить прогнозные модели по ценам будущих периодов.

Важная функция – в систему по умолчанию встроена проверка на аффилированность: если среди поставщиков, предоставивших коммерческие предложения, есть связанные организации, Effect Isource подсветит их красным.

Cправочник Effect Isource обладает свойством самообучения на основе накопленных данных: для каждого наименования расценки и этапа в составе услуги рассчитывается процент популярности на основе истории включения этих наименований в ранее сформированные шаблоны. Таким образом, система всегда предлагает закупщику оптимальный шаблон, опираясь на позиции наиболее востребованные в прошлом.

В результате внедрения «базы цен» и «справочника» расчёт НМЦ в Effect Isource занимает сейчас до одного часа.

Итоги

Подведём итоги трёхлетнего внедрения: ежедневно сервисами пользуются тысячи сотрудников, ежемесячно система обрабатывает полторы тысячи запросов на поиск. В среднем экономия времени на анализ рынка в одной закупке достигает до 40 часов. Перспективы развития связаны с дальнейшим повышением «мудрости» технологий: пользователи просят сделать систему ещё проще, чтобы всё работало «по одной кнопке». Это станет возможным с повышением качества собираемых и анализируемых данных.

Максим Бочкарев, аналитик продукта Effect Isource