Екатерина Балыкина, «ТрансКонтейнер»: «Благодаря чат-боту новый сотрудник приходит в компанию подготовленным»

Екатерина Балыкина, заместитель директора по персоналу, ПАО «ТрансКонтейнер» (входит в ГК «Дело»), и спикер Пятнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделилась с CFO Russia опытом автоматизации коммуникаций от пребординга до адаптации с помощью чат-бота.

Как ваш чат-бот может помочь кандидату ещё на этапе пребординга до официального трудоустройства?

Бот адаптации сотрудников ПАО «ТрансКонтейнер» (входит в ГК «Дело») начинает взаимодействовать с будущим сотрудником за три дня до официального трудоустройства – сразу после предоставления документов, подписания оффера и оформления кандидата. Для подключения достаточно указать электронный адрес: после этого человек попадает в систему чат-бота и получает первую порцию информации.

За несколько дней до выхода на работу кандидат получает информацию о компании и её корпоративной культуре. Он также получает ссылку на внутренний закрытый канал, где публикуются анонсы мероприятий и другие важные новости. Так будущий сотрудник успевает проникнуться атмосферой «ТрансКонтейнера», понять, как устроена работа и какие форматы взаимодействия приняты в коллективе.

Ещё до начала работы чат-бот отправляет сведения, которые пригодятся с первых минут: дресс-код, информацию о местах для обеда, контактные данные сотрудников, к которым можно обратиться по разным вопросам, ссылки на «Академию ТрансКонтейнер» – платформу для обучения, а также памятку с адресом офиса и деталями о первом рабочем дне. Благодаря этому новый сотрудник приходит в компанию подготовленным: он знает, где искать ответы на базовые организационные вопросы и может оперативно решить большинство задач без помощи HR-специалиста или наставника.

Какие ключевые задачи решает чат‑бот в первые дни адаптации нового сотрудника?

Роль чат-бота не ограничивается поддержкой новичка – он также координирует действия других участников процесса адаптации. Система автоматически рассылает уведомления руководителю с напоминанием провести знакомство с коллективом, заполнить план адаптации, поставить задачи на испытательный срок, ввести сотрудника в должность и при необходимости прикрепить к наставнику. Одновременно наставник получает вводные по работе с новичком, а сотрудник HR-отдела – данные для организации дальнейшего взаимодействия с новым коллегой.

В первый рабочий день чат-бот продолжает сопровождать нового сотрудника. Он присылает инструкции по проверке доступов, список первоочередных задач и ссылку на персональную страничку новичка на внутреннем портале. Там собраны презентационные материалы о компании, справочник внутренних терминов и другая полезная информация. Кроме того, чат-бот уведомляет о курсах, необходимых для погружения в работу, и отправляет видеоуроки. Например, экскурсию по терминалу, которая помогает наглядно понять специфику деятельности производственной компании.

Общение с новичками выстроено в неформальном стиле: в интерфейсе чат-бота есть гифки и картинки, что особенно ценят молодые сотрудники. При этом система позволяет быстро найти нужные сведения – достаточно нажать на кнопку, чтобы получить доступ к материалам, включая ссылки на «Академию ТрансКонтейнер».

По каким метрикам вы оцениваете, насколько чат‑бот улучшает процесс онбординга?

Эффективность чат-бота оценивают по нескольким параметрам. Во-первых, через сам чат-бот проводят опросы: анкеты рассылают в первый рабочий день, на второй месяц работы и за две недели до окончания испытательного срока. В них спрашивают, насколько прозрачны и понятны были этапы адаптации, запрашивают отзывы на работу руководителя, наставника и качество ИТ-обеспечения, а также уточняют, помог ли чат-бот быстрее включиться в процессы и достичь нужной эффективности. Совокупный показатель удовлетворённости новых сотрудников процессом адаптации сейчас составляет 4,75 балла из 5.

Во-вторых, отслеживают бизнес-показатели. После внедрения чат-бота компания снизила текучесть на испытательном сроке до 7% в год – при том, что ресурсы на управление адаптацией стали расходоваться экономнее. Кроме того, вырос уровень вовлечённости сотрудников со стажем до 3 месяцев: показатель увеличился на 11% относительно общего уровня по компании.

Наконец, процесс адаптации курирует всего один рекрутер на уровне аппарата управления: он проверяет, все ли новички заведены в систему и насколько эффективно идёт адаптация. При этом локальные рекрутеры (в филиалах и центральном аппарате) дополняют цифровую картину живыми встречами с трудоустроенными кандидатами – так удаётся получить более глубокое понимание ситуации на местах. Такой гибридный подход существенно снижает нагрузку по сравнению с ручным управлением адаптацией.

Задать свои вопросы Екатерине и узнать больше об опыте «ТрансКонтейнера» вы сможете на Пятнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая пройдет 16 апреля 2026 года.

Мария Харитонова