Станислав Лученков, «Воздушные Ворота Северной Столицы»: Микроархитектура в Пулково. Почему мы растим RPA-разработчиков в отделе закупок

Когда я только пришел в авиацию, меня поразило, насколько аэропорт – это не про самолеты. Вернее, не только про них. В современном мире аэропорт превратился в огромный комплекс, где неавиационная коммерция – кафе, магазины, парковки – может занимать до 50-70% выручки. Людей нужно не просто перевезти из одного города в другой, их нужно покормить, развлечь и дать возможность потратить деньги с удовольствием. А значит, количество обеспечивающих процессов колоссально, и каждый из этих процессов требует закупок.

Сегодня Пулково – второй по пассажиропотоку аэропорт страны, мы обслуживаем около 21 миллиона пассажиров в год. Но, как и вся отрасль, мы сталкиваемся с серьезными вызовами: глобальный пассажиропоток не растет из-за объективных причин, страна ждет новых отечественных самолетов, а импортозамещение не решает всех проблем.

В этой ситуации у нас, как у коммерческой организации, есть только один путь: сохранять прибыльность за счет оптимизации процессов и цифровизации. Этим мы и занимаемся.

Звучит парадоксально, но любой цифровизации у нас предшествует аналоговый этап. Прежде чем что-то автоматизировать, мы смотрим на процесс глазами человека. Используем старый советский инструмент – фотографию рабочего времени. Мы просто засекаем, сколько времени занимает каждая операция, группируем их, ищем зацикливания и параллельные задачи. Только получив реальную картинку с таймингом, мы понимаем, что именно нужно менять.

Следом за этим включается принцип Парето: ищем те 20% усилий, которые дадут 80% результата. Самый простой способ – сегментация.

И здесь мы приходим к цифрам.

Каждый год через нашу систему проходит порядка 10-12 тысяч заявок на закупку. Мы анализируем этот поток постоянно и видим классическое распределение. Всего 3% от общего числа заявок дают 81% всех денег. Это крупные, сложные тендеры на сотни миллионов, где без профессионального закупщика не обойтись. Их мы, конечно, оставили в ручном режиме.

А вот дальше началась настоящая оптимизация. Мы разделили оставшийся поток на три части и по-разному обошлись с каждой.

Примерно половина заявок теперь проходит через рамочные договоры. Закупщик один раз проводит конкурс, заключает договор на два-три года и передает его бизнес-заказчику. Инициатор (внутренний заказчик) дальше работает напрямую с поставщиком в рамках этих условий. Закупщик освобождается от рутины исполнения долгосрочного договора.

Отдельная история – так называемые «tail spend», или «хвостовые» закупки. Это мелкие траты, в среднем около 30 тысяч рублей на одну заявку. В 2025 году таких заявок наберется примерно на четверть всего объема. И мы просто отдали их инициаторам. Полностью. Мы настроили процессинг в нашей ERP-системе 1С так, что эти закупки проходят мимо дирекции по снабжению.

Как это работает?

Инициатор заходит в интернет-магазин, как бы вы это делали сами, выбирая, например, новый холодильник, накидывает товары в корзину и нажимает кнопку «заказать». Завтра он получит свой товар. Да, формально это дополнительная нагрузка на инициатора, ведь раньше он просто делал заявки на закупку и ждал своей очереди. Но на деле он получает колоссальный выигрыш во времени. Ему больше не нужно ждать, пока освободится занятой коллега, чтобы тот обработал его недорогой заказ. Система сама проверяет бюджет, проводит приход на склад и отправляет данные в бухгалтерию и казначейство. Процессинг сохраняется, но закупщик его не видит.

В результате только одной такой оптимизации процесса мы «вернули» в дирекцию 2 FTE (две штатные единицы) из 12 наших закупщиков. Они перестали быть бюрократическим фильтром и занялись действительно сложными задачами: анализ категорий и цен, переговоры на сотни миллионов рублей, поиск новых решений наших неординарных закупок (только 20% закупок можно отнести к регулярным, 80% закупок – это работа часто с чистого листа).

Микроархитектура и RPA

Я участвовал в Пулково в двух внедрениях ERP-систем – SAP и 1С. Я знаю, как это бывает: долго, дорого, и всё равно на этапе подготовки технического задания вы что-то забудете. А пока система внедряется, она может морально устареть.

Поэтому сейчас мы исповедуем подход микроархитектуры. Мы стараемся делать маленькие полезные вещи сами. Это быстрее и дешевле. Но здесь есть риск: можно создать много отдельных решений, которые не впишутся в общую архитектуру и будут работать несинхронизированно. У нас был похожий опыт с CRM – система плохо вписалась в общую архитектуру закупочного процесса, потому что заставляла людей делать двойную работу.

Чтобы этого избежать, мы сами рисуем архитектуру. Не на уровне технического задания для аутсорсеров, а для себя: большая схема, где видны входы и выходы, какие документы где рождаются и в каких инструментах обрабатываются. Это наша карта, которая не дает нам свернуть не туда.

Яркий пример – роботизация (RPA). Пару лет назад мы пытались запустить проект с вендорами, но было дорого и непонятно, кейс не окупался. Прошло два года, и мы попробовали иначе. Мы просто нашли в отделе сотрудницу, которая хотела развиваться. У нас самое молодое поколение в компании (средний возраст дирекции – 22 года), а зумеры работают год-два и уходят. Но за эти два года они могут сделать много полезного. Мы оплатили ей курс за 200 тысяч рублей, она месяц интенсивно училась – и теперь пишет программных роботов. Один робот на рынке внешней разработки стоит от миллиона рублей и выше, а нам нужно их много.

Конечно, в условиях строжайшей информационной безопасности, в которой мы живем, мы не можем действовать свободно как раньше. Все наши разработки разворачиваются on-premise на внутренних серверах и проходят все согласования с информационной безопасностью (ИБ). Но сам подход изменился: мы перестали зависеть только от внешних подрядчиков и вырастили компетенцию внутри.

AI-агент вместо закупщика

Сейчас наша амбициозная цель – создать «робота-закупщика» для тех закупок, которые мы не можем отдать инициаторам, но которые слишком мелки, чтобы ими занимался человек с зарплатой профессионала. Полностью автоматизированный процесс: AI-агент получает техзадание, анализирует его, ищет поставщиков, робот рассылает запросы, собирает коммерческие предложения, проводит торги и согласовывает результат. Вплоть до проведения сделки в ERP. Мы уже на этом пути.

Осторожно: ROI и здравый смысл

Единственное, к чему я призываю – считайте деньги сами. Не верьте вендорам на слово. Нам как-то предлагали проект с возвратом инвестиций 17% на три года. Три года для IT-решения в современном мире – это вечность. За это время процесс может умереть, появится новый инструмент, или робот просто устареет. Если посчитать на год, ROI был отрицательный. Мы для себя решили: хотим возвращать инвестиции за 6-8 месяцев, в идеале – за три. Всё, что дольше, требует очень жесткой проверки.

В нашей работе я выделяю для себя три главных принципа, которые помогают не сбиться с пути:

Первый – непрерывность. Кайдзен по-японски. Оптимизация – это не проект на квартал, это образ жизни.

Второй – свои кадры. Мы создали внутри компании и дирекции по закупкам команду «внутренних IT». Это люди с аналитическим складом ума, которые прошли недорогое обучение и теперь могут автоматизировать свои же процессы. Они знают предметную область изнутри, им не нужно объяснять, как работают процессы.

Третий – архитектура. Как бы ни хотелось быстрого результата, всегда сверяйтесь с картой. Иначе можно реализовать решения, которые будут противоречить друг другу и общей логике компании.

Если вы хотите оцифровать хаос, у вас получится быстрый хаос. Автоматизация начинается не с кода, а с карандаша и хронометража. Не бойтесь учить своих сотрудников и отдавать им сложные задачи – они справятся дешевле и часто лучше, чем внешние консультанты.

И помните про безопасность: даже если вы вырастили супер-разработчика в отделе, он должен работать в едином контуре с корпоративной ИБ-стратегией, иначе ваши инновации никогда не дойдут до продакшна.

Станислав Лученков, директор по снабжению, «Воздушные Ворота Северной Столицы»