Ольга Ямникова, «ПСБ Лизинг»: «На 70% сократили временные затраты по оформлению графиков и отсутствий»

Ольга Ямникова, руководитель группы по кадровому администрированию, «ПСБ Лизинг», и спикер Пятнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia про цифровую трансформацию процесса оформления отпусков и декретов.

Как выглядел процесс оформления отпусков и отпусков по уходу за ребенком (декретов) раньше и что стало предпосылками для цифровой трансформации этого процесса?

Процесс был довольно трудоемким и длительным. Раньше сотрудник подавал заявление на бумажном носителе, которое передавалось в отдел кадров вручную. Кадровая служба составляла график отпусков, занося данные в таблицы Excel, переносила их в учетную программу 1С:ЗУП, распечатывала бумажный экземпляр графика и знакомила с ним сотрудников. Дополнительно каждому сотруднику заранее отправлялось уведомление о предстоящем отпуске.

Сложности возникали в случаях, если речь шла об отпуске по уходу за ребёнком или нестандартных ситуациях, когда документы по‑прежнему оформлялись на бумажных носителях. Например, женщине, находящейся в отпуске по рождению ребенка, чтобы подать заявление на оформление отпуска по уходу за ребенком приходилось либо приезжать в офис, либо искать способ передать или прислать документы, что создавало неудобства и задержки в оформлении.

Это наглядно демонстрировало потребность в цифровизации процесса. Постепенно в компании внедрили электронные инструменты: уведомления о предстоящих отпусках стали направлять по электронной почте, начали использовать специализированные программы электронного документооборота (ЭДО). Тем не менее ручная работа оставалась значительной, и потребности в полномасштабной автоматизации процесса оставались неудовлетворёнными.

Как вы готовили сотрудников к переходу на цифровой формат оформления?

Осознавая важность удобного управления персоналом, особенно в условиях удаленной работы и регионального расположения сотрудников, руководство приняло решение перевести всю процедуру планирования и оформления отпусков в единый цифровой сервис. Электронный кадровый документооборот (КЭДО) позволил организовать централизованное управление всеми этапами оформления и согласования отпусков.

Основной задачей стало обучение сотрудников работе с новой системой. Многие восприняли идею положительно, так как уже активно пользовались электронными инструментами коммуникации. Несмотря на трудности первого этапа адаптации, система хорошо прижилась благодаря простоте интерфейса и удобным инструментам контроля статуса заявок.

Как вы оцениваете эффективность нового цифрового процесса?

Цифровые технологии позволили значительно повысить скорость и точность работы отдела кадров. Оформление графиков, внесение в них изменений и оформление всех видов отсутствий занимает на 70% меньше времени, а сами сотрудники тратят вполовину меньше времени на подачу и согласование документов.

Руководители получили доступ к интерактивному графику отпусков своих подчиненных, что повысило качество управления ресурсами персонала.

Кроме сокращения временных и финансовых затрат, цифровые процессы сделали деятельность компании прозрачной и контролируемой. Теперь каждый сотрудник легко отслеживает статус своего заявления, даты одобрения руководством и своевременность завершения административных процедур.

Результатом успешной цифровой трансформации стало улучшение эффективности внутренней организационной работы и значительное снижение бюрократических трудностей. Компания продемонстрировала готовность адаптироваться к требованиям современного рынка труда.

Задать свои вопросы Ольге и узнать больше об опыте компании «ПСБ Лизинг» вы сможете на Пятнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая пройдет 16 апреля 2026 года.

Мария Харитонова