Анна Ковалева, ПЭК: «Почти всегда изменение отработанного и налаженного процесса вызывает стресс у сотрудников»

Анна Ковалева, начальник отдела кадров, ПЭК, и спикер Пятнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделилась с CFO Russia опытом построения сквозного цифрового процесса при трудоустройстве сотрудников.

Какие документы при трудоустройстве сегодня реально перевести в цифровой формат с ЭЦП, а какие пока приходится оформлять на бумаге?

На сегодняшний день при трудоустройстве компания подписывает с работником на бумаге три документа: согласие на обработку и передачу персональных данных, согласие о переходе на кадровый электронный документооборот, а также вводный инструктаж по охране труда. При подписании иных кадровых документов при трудоустройстве работник использует УНЭП, которую для целей КЭДО выпускает удостоверяющий центр. 

Как на практике автоматизировать воинский и миграционный учёт, чтобы они «встроились» в общую кадровую систему?

На сегодняшний день ООО «ПЭК» использует «Госуслуги» для ведение участка миграционного учета. До этого мы пользовались доработками к 1С:ЗУП для автозаполнения печатных форм.

Переход на электронное взаимодействие с органами МВД посредством портала «Госуслуги» уже дал ощутимый результат. Регионы, которые перешли на ведение миграционного учета на «Госуслугах» отмечают значительную экономию времени из-за того, что сотрудники не сидят в очередях в ОВМ.

Следующий шаг – встраивание операций по миграционному учету на «Госуслугах» в имеющуюся систему регламентированного кадрового учета. Задача, которая стоит прр не ел нами, – это автозаполнение полей заявки на «Госуслугах» из системы 1С:КОРП.

На сегодня в компании рассматриваются два провайдера, которые предлагают продукт, интегрированный с 1С:КОРП. Внедрение одного из рассматриваемых решений позволит избежать технических ошибок при заполнении заявок на «Госуслугах» и сэкономить время специалистов на технических вопросах.

Из-за процедуры укрупнения военкоматов в г. Москва, которая завершилась к февралю 2026 года, тема автоматизации по данному направлению находится еще на стартовом уровне.

С какими типичными сложностями сталкиваются компании при адаптации цифровых процессов и как можно их решить?

На мой взгляд, почти всегда изменение отработанного и налаженного процесса вызывает стресс у сотрудников: «Зачем менять то, что работает?».

Вопрос логичный, поэтому при переводе процесса в цифру необходимо провести аудит на предмет его оптимальности. Не вспомню в своей практике случая, когда процесс переводился в цифру «как есть». Все пережитые при переводе в цифру изменения были связаны с оптимизацией ресурсов: количество исполнителей/шагов в алгоритме/времени. Сопротивление изменениям вполне логично, если нет понимания, что именно улучшит изменение.

Поэтому важно совместно рассматривать алгоритмы, когда инициатор изменений совместно с исполнителем существующего процесса, подлежащего переводу в цифру «как есть», выявляют критические точки и приходят к гипотезе, как улучшить процесс. Такой подход дает результат – исполнители процесса являются соавторами улучшенного процесса и содействуют его внедрению.

Задать свои вопросы Анне и узнать больше об опыте компании ПЭК вы сможете на Пятнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая пройдет 16 апреля 2026 года.

Мария Харитонова